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Dieser Artikel enthält Informationen zu den folgenden Themen:

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Dieser Leitfaden richtet sich an Einreicher von Dokumenten wie Lena Tran, Senior Drafting Coordinator bei einem Projekt für ein mehrstöckiges Gemeindezentrum. Sie erstellt Dokumente zu Fußgängerzugängen, Buslinien und Bauzeitplänen und sorgt dafür, dass diese für Auftragnehmer, Planer und Eigentümer verständlich sind.

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Genehmigungen stellen sicher, dass nur korrekte, geprüfte Dokumente veröffentlicht und auf der Baustelle verwendet werden. Ohne ordnungsgemäße Prüfung können Fehler wie die Sperrung der falschen Straße oder die Verwendung falscher Materialien auftreten. Diese Probleme können zu Verzögerungen, Sicherheitsrisiken und Kostenüberschreitungen führen.

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Der Hauptzweck des Genehmigungsverfahrens besteht darin, Fehler in der Praxis zu verhindern. Ungeprüfte Dokumente können zu Baufehlern führen, die sich auf die Sicherheit und den Zeitplan auswirken.

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Um die Zustimmung aller Beteiligten sicherzustellen, müssen alle - vom Planer bis zum Bauunternehmer - vor Beginn der Arbeiten ihre Unterschrift leisten.

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DieUnterstützung des Projekterfolgs hängt von einer klaren, nachvollziehbaren Dokumentation ab, der jeder vertrauen kann.

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Lena arbeitet mit einer Reihe von Fachleuten zusammen, von denen jeder eine eigene Perspektive in den Prüfungsprozess einbringt. Ihr Beitrag stellt sicher, dass das Projekt den technischen, sicherheitstechnischen und betrieblichen Standards entspricht.

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Bauingenieure bewerten die strukturelle Integrität und die Zugangsentwürfe, um sicherzustellen, dass die Fußgängerwege sicher und funktionell sind.

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Sicherheitsbeauftragte prüfen die eingereichten Unterlagen auf Einhaltung der Vorschriften und Risikominderung und weisen frühzeitig auf mögliche Gefahren hin.

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Kundenvertreter überprüfen, ob die Ergebnisse mit den Projektzielen und den Erwartungen der Interessengruppen übereinstimmen.

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Lena beginnt den Genehmigungsprozess, indem sie zu Dokumente > Genehmigungen navigiert oder mit der rechten Maustaste auf ein Dokument im System klickt. Dadurch wird die Schnittstelle zur Auswahl des Workflows geöffnet.

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Durchdie Auswahl des richtigen Workflows - z. B."Public Access Review" - wird sichergestellt, dass die richtigen Prüfer beteiligt sind.

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Durch das Hinzufügen gemeinsamer Revisionen können bis zu 1.000 Dokumentversionen in einen einzigen Antrag aufgenommen werden.

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Durchdas Einreichen des Antrags wird ein schrittweiser Überprüfungsprozess ausgelöst, bei dem jede Stufe abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt.

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Während die Überprüfung aktiv ist, überwacht Lena die Kommentare und Markups genau. Eine frühzeitige Einbindung hilft, Verzögerungen zu vermeiden und den Prozess effizient zu gestalten.

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Die Beobachtung von Kommentaren ermöglicht es ihr, Markierungen zu klären und Fragen in Echtzeit zu beantworten.

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Die Aktualisierung von Dokumenten erfolgt in ihrem Autorentool, wenn Überarbeitungen erforderlich sind. Durch das Einreichen eines neuen Antrags mit einer neuen gemeinsamen Revision wird sichergestellt, dass die Änderungen vor der Veröffentlichung ordnungsgemäß geprüft werden.

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Um die Aufmerksamkeit auf eine neue Anfrage zu lenken, kann Lena die ShareLink-Funktion nutzen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn die Reviewer Catenda Hub nicht regelmäßig besuchen.

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Ein Klick auf den ShareLink-Button auf der Genehmigungsseite erzeugt einen direkten Link.

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Die Auswahl der Empfänger umfasst Einzelpersonen oder ganze Teams mit dem @-Symbol.

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DerVersand der E-Mail stellt sicher, dass die Benachrichtigung auch dann ankommt, wenn die App-Benachrichtigungen deaktiviert sind.

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Sie arbeiten an einem sozialen Infrastrukturprojekt.
Sie erstellen Dokumente in einem Redaktionsbüro, das für die Erstellung von Dokumenten in einem Bauprojekt verantwortlich ist.
Sie verwenden verschiedene Autorenwerkzeuge, um viele Dokumente zu erstellen, und wissen, wie Sie diese schnell ändern können.
Gemeinsam mit Ihren Kollegen sorgen Sie dafür, dass die Zeichnungen von den Personen, die sie prüfen sollen, verstanden werden.
Sie erstellen Dokumente für viele verschiedene Personengruppen. So erstellen Sie z. B. Bauunterlagen für Bauunternehmen, aber auch für den Bauherrn, um einen Eindruck davon zu vermitteln, wie sein Projekt aussehen wird.
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Sie haben viele Jahre Erfahrung mit der Erstellung von Dokumenten und können auf eine große Anzahl von Beispielen zurückgreifen. Wenn eine Änderung vorgenommen werden muss, können Sie schnell nachschlagen, wie ein typisches Dokument aussehen kann, das benötigt wird, und die erforderlichen Änderungen vornehmen.
Im Laufe der Jahre haben Sie eine Änderung nach der anderen vornehmen müssen, da die Leute ihre Dokumente jedes Mal ein wenig anders haben wollten. Wenn eine Änderung gewünscht wird, kann es eine Weile dauern, bis man die Dinge geändert hat, so dass man gelernt hat, die Dokumente flexibel genug zu gestalten, um diese Änderungen zu ermöglichen.
Es gibt in der Regel keinen richtigen oder falschen Weg, ein Dokument zu erstellen, aber es ist wichtig, dass das Dokument genehmigt wird, nachdem es erstellt wurde.
Daher müssen Sie die Dokumente in einer solchen Qualität und Klarheit verfassen, dass es keine Fragen zu dem gibt, was Sie verfasst haben.
Sie erstellen oft Dokumente, um Ihre Dokumente zu untermauern, und andere Dokumente, um diese wiederum zu untermauern, bis Sie die gesamte Situation vollständig beschrieben haben.

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Da es sich um ein Bauprojekt der sozialen Infrastruktur handelt, ist das Gebäude wahrscheinlich mehrere Stockwerke hoch.
Folgende Dokumente sind betroffen:
Dokumente, die die Buslinien und die Fußgängerzonen in der Nähe beschreiben.
Dokumente, die die verschiedenen Bevölkerungsgruppen beschreiben, die das Gebäude nutzen werden.
Dokumente, die die Gehdistanzen zu verschiedenen Orten aufzeigen.
Dokumente, die die Auswirkungen auf den Rest des Campus beschreiben.
Zeitpläne, wann Großgeräte, die für öffentliche Gebäude wie dieses benötigt werden, auf der Baustelle eintreffen sollen.
Zeitpläne, wann verschiedene Straßen gesperrt werden müssen.
Damit die richtigen Teams die von Ihnen eingereichten Dokumente prüfen können, haben die Projektadministratoren verschiedene Arbeitsabläufe erstellt, aus denen Sie wählen können.
Nachdem Sie die von Ihnen angeforderten Zeichnungen eingereicht haben, müssen Sie sie von den richtigen Teams genehmigen lassen.
Einige Zeichnungen können schnell genehmigt werden, während andere viele Genehmigungsschritte durchlaufen müssen.
Wenn Sie eine Reihe von Dokumenten haben, die alle zusammengehören und veröffentlicht werden müssen, beantragen Sie eine Genehmigung.
Während der Genehmigung werden die verschiedenen Prüfer gebeten, ihre Meinung abzugeben, aber sie haben oft Fragen zu den Dokumenten.
Ein großer Teil Ihrer Arbeit besteht in der Beantwortung der Fragen, die als Kommentare während des Genehmigungsverfahrens eingehen, damit sich die Teams ihre Meinung bilden können.
Während der Überprüfung des Dokuments oder nachdem alle Teams ihre Stellungnahme abgegeben haben, kann sich herausstellen, dass eine Änderung des Dokuments erforderlich ist.
Es ist wichtig, dass Sie bereits mit der Arbeit an dieser Änderung beginnen, auch wenn das Dokument noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde, da es lange dauern kann, die Änderung vorzunehmen.
Wenn eine Änderung erforderlich ist, müssen Sie eine neue Revision einreichen und einen separaten Genehmigungsantrag für diese Revision stellen.

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Ihr Ziel ist es, dass die von Ihnen eingereichten Dokumente mit der geringstmöglichen Anzahl von Informationsanfragen genehmigt oder abgelehnt werden.
Es kann viel Arbeit und Zeit kosten, eine Frage zu beantworten.
Noch schlimmer ist es, wenn der Antragsteller keine Frage stellt und sie einfach ablehnt.
Dann müssen Sie nach den Gründen für die Ablehnung fragen, damit Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen können, damit der Antrag genehmigt werden kann.
Das alles kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
Es ist wichtig für Sie, dass Sie die Änderungen am Dokument rechtzeitig vornehmen, da Sie der Einzige sind, der über das nötige Fachwissen verfügt, um die Änderungen korrekt vorzunehmen, und der Zugang zu dem Erstellungswerkzeug hat, mit dem diese Änderungen vorgenommen werden können.
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Wenn Sie in einem Dokument einen Fehler machen, hat das in der Realität Konsequenzen. Es werden die falschen Materialien verwendet oder etwas wird verkehrt herum gebaut. Über Ihre Dokumente kommunizieren Sie mit den Projektmitgliedern, aber diese verstehen Sie nicht immer. Wenn Sie die Dokumente nicht so gestalten, dass sie für alle Beteiligten leicht verständlich sind, wird es zu Verzögerungen im Projekt kommen. Der Erfolg der anderen Projektbeteiligten hängt davon ab, wie gut Sie die Projektdokumente verfasst haben. Wenn Sie sie nicht gut verfassen, ist es wahrscheinlich, dass viele Leute für die Fehler in den Dokumenten, die letztlich von Ihnen verfasst wurden, verantwortlich gemacht werden. Alles im Projekt kann irgendwie auf Sie zurückgeführt werden.