In diesem Artikel erklären wir euch, wie man benutzerdefinierte Felder auf Dokumente anwendet.
Benutzerdefinierte Felder werden bereits im Bereich der Namenskonvention und den Themen verwendet. Es handelt sich um Metadaten, welche uns helfen, strukturierter auf der Plattform zu arbeiten.
Häufig wird in Projekten mit einem Planschlüssel, der Namenskonvention, gearbeitet. Dieser bietet bereits eine vorgegeben Struktur, nach der Dokumente oder Modelle (Dateien) organisiert werden. Möchten wir darüber hinaus weitere Metadaten an Dateien koppeln, geht dies beispielsweise über die Etiketten oder über benutzerdefinierte Felder.
Der Unterschied, inkl. Vor- und Nachteilen, zwischen den Etiketten und den benutzerdefinierten Feldern ist auf folgender Tabelle zu erkennen:
Tipp: Nutzt die benutzerdefinierten Felder um beispielsweise Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen.
Über den Standardwert werden Dokumente automatisch mit einem entsprechenden vorgegeben Wert versehen, sobald diese in den entsprechenden Ordner verschoben werden. Die Historie des Dokumentes trackt auch hier jeden einzelnen Vorgang mit.
Um benutzerdefinierte Felder auf Dokumente anzuwenden geht wie folgt vor:
Erstellt das gewünschte benutzerdefinierte Feld
Weißt das erstellte benutzerdefinierte Feld einem oder mehreren Ordnern zu
Definiert, ob das benutzerdefinierte Feld für ein Dokument (revisionsübergreifend), oder jede einzelne Revision vergeben werden soll
Stellt, wenn gewünscht, Standardwerte ein
Im Dokumentenbereich könnt ihr nun unter den Ordnern in der Dokumenteninformation das zugewiesene benutzerdefinierte Feld am Dokument erkennen.
Tipp: Benutzerdefinierte Felder sind auch im Bereich der Filter oder der Suchleiste verfügbar.