Ein essentieller Teil der Common Data Environment Catenda HUB ist der Dokumentenbereich.
In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie diesen Bereich strukturieren können und die einzelnen Features für eine bessere Organisation einsetzen können.
Für den Dokumentenbereich gibt es 3 Ansätze, diesen zu organisieren.
1. Eine klassische Ordnerstruktur, in welcher Dokumente und Dateien geordnet abgelegt werden
2. Der Einsatz von Metadaten um über diese die Organisation von Dokumenten und Dateien, sowie das wiederfinden von Dateien zu ermöglichen.
3. Kombination aus Ordnerstruktur und Metadaten
Tipp: Eine Kombination dieser beiden Varianten ist häufig sinnvoll und bietet viele Vorteile.
Anbei ein Vergleich, der Vor- und Nachteile dieser 2 Varianten:
Klassische Ordnerstruktur:
Vorteile | Nachteile |
Strukturierter Aufbau | Ordnerstruktur muss angelegt und verwaltet werden |
Hilfestellung beim Suchen von Dokumenten | Dokumente müssen in einzelne Ordner abgelegt werden und können nicht Themenübergreifend organisiert werden |
Zugriffseinstellungen können über Ordner erstellt werden |
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Dokumentenstruktur anhand von Metadaten
Vorteile | Nachteile |
Freier Aufbau | Hohe Disziplin und feste Vorgaben erforderlich |
Dokumentenablage und Suche ist dynamisch | Dokumente müssen entsprechend den Vorgaben benannt und mit Metadaten versehen werden |
Kombination aus beiden Varianten:
Vorteile | Nachteile |
Strukturierter Aufbau anhand von Ordnerstruktur kombiniert mit weiteren möglichen Metadaten für einen dynamischen Ansatz | Beides muss im Vorfeld gut aufeinander abgestimmt werden |
Dokumente können über die Ordnerstruktur sowie die Bezeichnung + Metadaten sehr einfach zugeordnet und gefunden werden |
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Beispiel Ordnerstruktur
Ein Beispiel für eine Ordnerstruktur, welche von der Landesbaudirektion in Bayern verwendet wird, findet ihr unter folgendem Link
Ordnerstrukturen können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Dies ist zum einen davon abhängig welche Anforderungen das Projekt und das dazugehörige Projektteam haben, zum anderen ist die Ordnerstruktur abhängig von einem eventuell genutzten Planschlüssel.
Ein Beispiel:
Eine Ordnerstruktur wird anhand der Leistungsphasen eingerichtet. Somit ist klar getrennt, welche Dokumente aus welchen Leitungsphasen in welchen Ordnern abgelegt werden. Was aber passiert mit Dokumenten, die Leistungsphasen übergreifend gelten?
Nun könnte man meinen, wenn die Dokumente über die Ordner der verschiedenen Leitungsphasen organisiert sind, benötigt man diese Information beispielsweise nicht mehr am Planschlüssel. Was aber, wenn ein Plan ausgedruckt oder digital auf die Baustelle kommt. Auch hier sollte beispielsweise anhand des Plannamens erkenntlich sein, um welches Dokument es sich hier genau handelt. Somit bilden Ordnerstruktur und Planschlüssel im besten Fall eine Einheit, die über den kompletten Projektverlauf, für alle beteiligten Parteien funktionieren.
Metadaten auf Dokumente:
Seit einigen Jahren wird der Einsatz von sogenannten Metadaten zu Dokumenten und Dateien immer beliebter. Metadaten zu Dokumenten werden teilweise direkt von Catenda HUB erzeugt und am Dokument gespeichert. So ist beispielsweise das Uploaddatum, der Autor des Dokumentes oder aber die Dateigröße direkt ersichtlich.
Neben den automatisch erzeigten Metadaten, haben Sie mit Catenda HUB auch die Möglichkeit eigene Metadaten zu erzeugen. Über die Benutzerdefinierten Attribute oder den Etiketten.
Ein Beispiel:
Ein Dokument wird mit einem Planschlüssel hochgeladen
2-ARC-AN-02-00-second floor plan.pdf
Über die Namenkonvention werden automatisch einige Informationen zu dem Dokument herausgelesen. Dies erfolgt im Hintergrund automatisch über die Erkennung der Namenskonvention.
2 = Vorplanung
ARC = Architektur
AN = Ansicht
02 = 2. Obergeschoss
...
Tipp: Neben diesen Informationen kann man nun beispielsweise noch den Status eines Dokumentes ergänzen.
Vorabzug, Freigabe, Archiviert, Abgelehnt
Möchten wir nun noch Informationen ergänzen, beispielsweise ob diese Dokument für einen Bauantrag oder eine DGNB Zertifizierung wichtig ist, können wir dies über die oben genannten Möglichkeiten der Etiketten oder benutzerdefinierten Felder ergänzen.