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Créer un nouveau gabarit de flux d'approbation - vidéo

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Écrit par Paul Poinet
Mis à jour il y a plus d’une semaine


Dans ce tutoriel, vous apprendrez à créer un nouveau gabarit de flux d'approbation dans Catenda Hub.

Rendez-vous sur hub.catenda.com

1. Introduction

Avant de commencer, assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour configurer les flux de travail et de connaître les équipes impliquées dans le processus d’approbation.

Introduction

2. Accédez à la section Documents

Accédez à la section documents pour ouvrir la zone principale de gestion des documents, où vous pouvez accéder à divers paramètres et flux d'approbation.

Accédez à la section Documents

3. Accéder à la section Paramètres

Accédez à la section des paramètres pour ouvrir les options de configuration de vos documents et flux d'approbation.

Accéder à la section Paramètres

4. Accédez à la section Approbations

Accédez à la section Approbations pour accéder aux paramètrage des gabarits de flux d'approbation.

Accédez à la section Approbations

5. Cliquez ici pour créer et gérer les gabarits de flux d'approbation.

Cliquez ici pour créer et gérer les gabarits de flux d'approbation.

Cliquez ici pour créer et gérer les gabarits de flux d'approbation.

6. Créez un nouveau gabarit de flux d’approbation

Cliquez sur ce bouton plus en haut à droite pour créer un nouveau gabarit de flux d’approbation.

Créez un nouveau gabarit de flux d’approbation

7. Spécifiez le nom de votre nouveau modèle de workflow

Spécifiez le nom de votre nouveau gabarit de flux d'approbation pour identifier clairement ce workflow pour une utilisation future.

Spécifiez le nom de votre nouveau modèle de workflow

8. Définissez l'heure de démarrage du flux d'approbation

Définissez l'heure de démarrage du flux d'approbation.

Définissez l'heure de démarrage du flux d'approbation

9. Par exemple, sélectionnez 9h comme heure de début du flux d'approbation.

Par exemple, sélectionnez 9h comme heure de début du flux d'approbation.

Par exemple, sélectionnez 9h comme heure de début du flux d'approbation.

10. Cliquez ici pour définir une équipe soumettant la demande du flux d'approbation.

Cliquez ici pour définir une équipe soumettant la demande du flux d'approbation.

Cliquez ici pour définir une équipe soumettant la demande du flux d'approbation.

11. Sélectionnez "Construction Workshop"

Sélectionnez l’équipe "Construction Workshop" comme équipe soumettant la demande.

Sélectionnez 'Construction Workshop'

12. Cliquez ici pour désigner l'équipe chargée d’examiner la demande pendant la première étape

Cliquez ici pour désigner l'équipe chargée d’examiner la demande pendant la première étape.

Cliquez ici pour désigner l'équipe chargée d’examiner la demande pendant la première étape

13. Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe "Contractor"

Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe "Contractor"

Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe 'Contractor'

14. Sélectionnez l'équipe "Contractor"

Sélectionnez l'équipe "Contractor" pour examen de la demande pendant la première étape du flux d'approbation.

Sélectionnez l'équipe 'Contractor'

15. Définissez la période d'évaluation pour l'équipe "Contractor"

Définissez la période d'évaluation pour l'équipe "Contractor"

Définissez la période d'évaluation pour l'équipe 'Contractor'

16. Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe "Contractor" pour terminer l'examen de la demande.

Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe "Contractor" pour terminer l'examen de la demande.

Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe 'Contractor' pour terminer l'examen de la demande.

17. Activez la fonction d'approbation automatique

Cochez cette case pour activer l'approbation automatique. Les documents passeront directement à l'étape suivante si l'équipe de l'étape en cours n'a pas répondu avant les trois jours ouvrables.

Activez la fonction d'approbation automatique

18. Ajoutez une étape

Ajoutez une étape pour inclure une autre étape d'examen dans le flux d'approbation.

Ajoutez une étape

19. Désignez la prochaine équipe responsable de l'examen du flux d'approbation.

Désignez la prochaine équipe responsable de l'examen du flux d'approbation.

Désignez la prochaine équipe responsable de l'examen du flux d'approbation.

20. Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Architecte

Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Architecte.

Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Architecte

21. Sélectionnez l'équipe Architecte

Sélectionnez l’équipe Architecte comme examinateur de la demande pendant la deuxième étape.

Sélectionnez l'équipe Architecte

22. Définissez la période d'évaluation pour l'équipe Architecte

Définissez la période d'évaluation pour l'équipe Architecte.

Définissez la période d'évaluation pour l'équipe Architecte

23. Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Architecte pour terminer l'examen de la demande.

Par exemple, accordez deuxjours ouvrables à l'équipe Architecte pour terminer l'examen de la demande.

Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Architecte pour terminer l'examen de la demande.

24. Activez la fonction d'approbation automatique

Cochez cette case pour activer l'approbation automatique. Les documents passeront directement à l'étape suivante si l'équipe de l'étape en cours n'a pas répondu avant les deux jours ouvrables.

Activez la fonction d'approbation automatique

25. Ajouter une étape de workflow

Ajoutez une nouvelle étape dans le flux d'approbation en répétant le processus décrit précédemment. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que nécessaire à votre flux d'approbation.

Ajouter une étape de workflow

26. Affecter l'équipe responsable de l'approbation finale

Cliquez ici pour affecter l'équipe responsable de l'approbation finale.

Affecter l'équipe responsable de l'approbation finale

27. Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Client.

Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Client.

Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Client.

28. Sélectionnez l'équipe Client

Sélectionnez l’équipe Client en tant que responsable de la demande d'approbation finale.

Sélectionnez l'équipe Client

29. Définissez la période d’évaluation pour l’équipe Client.

Définissez la période d’évaluation pour l’équipe Client.

Définissez la période d’évaluation pour l’équipe Client.

30. Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Client pour donner son approbation finale.

Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Client pour donner son approbation finale.

Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Client pour donner son approbation finale.

31. Définissez le statut du document après approbation.

Cliquez ici pour définir le statut du document après approbation.

Définissez le statut du document après approbation.

32. Sélectionnez le statut Publié

Choisissez Publié en tant que statut du document une fois approuvé.

Sélectionnez le statut Publié

33. Définissez le statut du document après rejet.

Cliquez ici pour définir le statut du document après rejet.

Définissez le statut du document après rejet.

34. Sélectionnez le statut Partagé

Choisissez Partagé en tant que statut du document une fois rejeté.

Sélectionnez le statut Partagé

35. Cliquez sur Envoyer

Cliquez sur le bouton Envoyer pour enregistrer et activer le nouveau gabarit de fluxd’approbation.

Cliquez sur Envoyer

36. Retrouvez votre nouveau gabarit de flux d'approbation dans la liste des différents gabarits existants

Vous pouvez désormais retrouver votre nouveau gabarit de flux d'approbation dans la liste des différents gabarits existants

Retrouvez votre nouveau gabarit de flux d'approbation dans la liste des différents gabarits existants

Vous avez créé un nouveau gabarit de flux d'approbation avec plusieurs étapes de validation et des équipes affectées. Vous pouvez ensuite utiliser ce flux sur vos différents projets ou personnaliser d'autres gabarits selon vos besoins.

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