Dans ce tutoriel, vous apprendrez à créer un nouveau gabarit de flux d'approbation dans Catenda Hub.
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1. Introduction
Avant de commencer, assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour configurer les flux de travail et de connaître les équipes impliquées dans le processus d’approbation.
2. Accédez à la section Documents
Accédez à la section documents pour ouvrir la zone principale de gestion des documents, où vous pouvez accéder à divers paramètres et flux d'approbation.
3. Accéder à la section Paramètres
Accédez à la section des paramètres pour ouvrir les options de configuration de vos documents et flux d'approbation.
4. Accédez à la section Approbations
Accédez à la section Approbations pour accéder aux paramètrage des gabarits de flux d'approbation.
5. Cliquez ici pour créer et gérer les gabarits de flux d'approbation.
Cliquez ici pour créer et gérer les gabarits de flux d'approbation.
6. Créez un nouveau gabarit de flux d’approbation
Cliquez sur ce bouton plus en haut à droite pour créer un nouveau gabarit de flux d’approbation.
7. Spécifiez le nom de votre nouveau modèle de workflow
Spécifiez le nom de votre nouveau gabarit de flux d'approbation pour identifier clairement ce workflow pour une utilisation future.
8. Définissez l'heure de démarrage du flux d'approbation
Définissez l'heure de démarrage du flux d'approbation.
9. Par exemple, sélectionnez 9h comme heure de début du flux d'approbation.
Par exemple, sélectionnez 9h comme heure de début du flux d'approbation.
10. Cliquez ici pour définir une équipe soumettant la demande du flux d'approbation.
Cliquez ici pour définir une équipe soumettant la demande du flux d'approbation.
11. Sélectionnez "Construction Workshop"
Sélectionnez l’équipe "Construction Workshop" comme équipe soumettant la demande.
12. Cliquez ici pour désigner l'équipe chargée d’examiner la demande pendant la première étape
Cliquez ici pour désigner l'équipe chargée d’examiner la demande pendant la première étape.
13. Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe "Contractor"
Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe "Contractor"
14. Sélectionnez l'équipe "Contractor"
Sélectionnez l'équipe "Contractor" pour examen de la demande pendant la première étape du flux d'approbation.
15. Définissez la période d'évaluation pour l'équipe "Contractor"
Définissez la période d'évaluation pour l'équipe "Contractor"
16. Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe "Contractor" pour terminer l'examen de la demande.
Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe "Contractor" pour terminer l'examen de la demande.
17. Activez la fonction d'approbation automatique
Cochez cette case pour activer l'approbation automatique. Les documents passeront directement à l'étape suivante si l'équipe de l'étape en cours n'a pas répondu avant les trois jours ouvrables.
18. Ajoutez une étape
Ajoutez une étape pour inclure une autre étape d'examen dans le flux d'approbation.
19. Désignez la prochaine équipe responsable de l'examen du flux d'approbation.
Désignez la prochaine équipe responsable de l'examen du flux d'approbation.
20. Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Architecte
Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Architecte.
21. Sélectionnez l'équipe Architecte
Sélectionnez l’équipe Architecte comme examinateur de la demande pendant la deuxième étape.
22. Définissez la période d'évaluation pour l'équipe Architecte
Définissez la période d'évaluation pour l'équipe Architecte.
23. Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Architecte pour terminer l'examen de la demande.
Par exemple, accordez deuxjours ouvrables à l'équipe Architecte pour terminer l'examen de la demande.
24. Activez la fonction d'approbation automatique
Cochez cette case pour activer l'approbation automatique. Les documents passeront directement à l'étape suivante si l'équipe de l'étape en cours n'a pas répondu avant les deux jours ouvrables.
25. Ajouter une étape de workflow
Ajoutez une nouvelle étape dans le flux d'approbation en répétant le processus décrit précédemment. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que nécessaire à votre flux d'approbation.
26. Affecter l'équipe responsable de l'approbation finale
Cliquez ici pour affecter l'équipe responsable de l'approbation finale.
27. Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Client.
Commencez à écrire pour filtrer et trouver l'équipe Client.
28. Sélectionnez l'équipe Client
Sélectionnez l’équipe Client en tant que responsable de la demande d'approbation finale.
29. Définissez la période d’évaluation pour l’équipe Client.
Définissez la période d’évaluation pour l’équipe Client.
30. Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Client pour donner son approbation finale.
Par exemple, accordez trois jours ouvrables à l'équipe Client pour donner son approbation finale.
31. Définissez le statut du document après approbation.
Cliquez ici pour définir le statut du document après approbation.
32. Sélectionnez le statut Publié
Choisissez Publié en tant que statut du document une fois approuvé.
33. Définissez le statut du document après rejet.
Cliquez ici pour définir le statut du document après rejet.
34. Sélectionnez le statut Partagé
Choisissez Partagé en tant que statut du document une fois rejeté.
35. Cliquez sur Envoyer
Cliquez sur le bouton Envoyer pour enregistrer et activer le nouveau gabarit de fluxd’approbation.
36. Retrouvez votre nouveau gabarit de flux d'approbation dans la liste des différents gabarits existants
Vous pouvez désormais retrouver votre nouveau gabarit de flux d'approbation dans la liste des différents gabarits existants
Vous avez créé un nouveau gabarit de flux d'approbation avec plusieurs étapes de validation et des équipes affectées. Vous pouvez ensuite utiliser ce flux sur vos différents projets ou personnaliser d'autres gabarits selon vos besoins.