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Cet article contient des informations sur les sujets suivants :
Rencontre avec Robert Chen, administrateur de projet
Robert Chen est un administrateur de projet chevronné qui supervise un grand projet de construction commerciale. Fort d'une expérience de plusieurs dizaines d'années, Robert se concentre sur la configuration des flux d'approbation, le suivi de l'activité et la garantie que les bonnes personnes ont accès aux bons documents. Il garde une vue d'ensemble de l'avancement du projet, identifie rapidement les goulots d'étranglement et s'assure que rien ne reste en suspens trop longtemps.
Les personnes avec lesquelles Robert travaille et leur rôle
Soumission de documents
Titres des postes
Ingénieur d'études, coordinateur BIM, architecte de projet, contrôleur de documents
Rôle
Ces membres de l'équipe préparent et téléchargent des documents (tels que des plans d'étage, des plannings ou des listes de matériaux) qui doivent être examinés et approuvés. Ils lancent le processus d'approbation en soumettant leur travail pour validation. Robert s'assure qu'ils ont l'accès correct et que leurs soumissions sont acheminées vers les bons réviseurs.
Équipes de réviseurs
Titres des postes
Architecte en chef, ingénieur en structures, ingénieur MEP, gestionnaire des coûts, spécialiste de l'assurance qualité
Rôle
Ces professionnels examinent attentivement les documents soumis pour en vérifier l'exactitude, la conformité et l'exhaustivité. Ils fournissent un retour d'information ou une approbation si nécessaire. Robert configure quelles équipes examinent quels types de documents et surveille leur activité pour repérer les retards ou les goulots d'étranglement.
Éditeurs
Titres du poste
Chef de projet, Architecte senior, Responsable de la conception
Rôle
L'éditeur a le dernier mot dans le processus d'approbation. Une fois que les réviseurs ont donné leur avis, l'éditeur décide quels documents sont officiellement approuvés et publiés pour être utilisés. Robert désigne l'équipe ou la personne appropriée comme éditeur afin de s'assurer que seuls les documents validés sont publiés.
Travailleurs de la construction
Titres du poste
Chef de chantier, Contremaître, Membre de l'équipe de construction
Rôle
Bien qu'elles ne soient pas directement impliquées dans le processus d'approbation, ces personnes s'appuient sur les documents publiés et approuvés pour effectuer leur travail sur le chantier. Robert gère leur accès afin qu'ils ne voient que les documents finalisés, ce qui réduit le risque d'erreurs.
Autres administrateurs et gestionnaires
titres des postes
Directeur de projet, directeur de la construction, administrateur informatique
Rôle
Ces rôles soutiennent le flux de travail en supervisant le processus, en résolvant les goulets d'étranglement et en ajustant les flux de travail si nécessaire. Robert collabore avec eux pour assurer le bon déroulement du projet et résoudre les problèmes éventuels.
Guide étape par étape
Accédez à la page des approbations : Allez dans Documents > Approbations dans le menu de gauche.
Configurez les flux de travail : Définissez les équipes qui peuvent soumettre, réviser et publier des documents. Affectez des équipes à chaque étape et définissez des périodes de révision.
Attribuer un accès : Limitez l'accès aux documents afin que seuls les utilisateurs concernés puissent consulter ou approuver des documents spécifiques.
Surveillez les approbations : Utilisez le tableau de bord pour voir toutes les demandes d'approbation, filtrer les éléments en attente et partager les liens filtrés avec les membres de l'équipe pour attirer leur attention.
Exemple concret : Si plusieurs documents sont en attente, Robert filtre la page des approbations, copie le lien filtré et l'envoie à l'équipe responsable pour attirer son attention et éviter les retards.
Cette structure permet de s'assurer que chaque participant connaît ses responsabilités, ce qui rationalise la collaboration et réduit les erreurs ou les retards dans le processus d'approbation des documents du projet.
Invite AI
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Personnage
Vous travaillez sur un projet de construction d'un bâtiment commercial.
Vous êtes un administrateur de projet qui configure les paramètres et surveille l'activité des membres de votre projet.
Vous ne participez pas activement aux activités du projet et avez de nombreuses autres tâches.
Il est donc important que vous gardiez une vue d'ensemble de ce qui se passe dans le projet.
Vous recherchez souvent la quantité d'informations qui sont encore en suspens et qui n'ont pas encore été suivies.
Expérience
Vous êtes un chef de projet qui a géré d'innombrables projets de construction au fil des ans. Vous avez vécu le passage du travail sur papier au travail sur documents de construction à l'ère numérique.
Bien que vous ayez tout vu en ce qui concerne les différentes façons dont les projets peuvent être retardés, il est souvent difficile de s'adapter aux nouvelles méthodes de travail.
Objectif
Votre objectif est d'identifier les goulets d'étranglement.
Si l'activité ralentit, vous devez le remarquer.
En surveillant l'activité actuelle, vous pouvez voir si les participants au projet sont moins actifs qu'auparavant et prendre des mesures lorsqu'un suivi est nécessaire.
Situation
Le tableau de bord de la page des approbations vous permet de voir sur quoi travaillent les personnes de votre projet.
Si quelque chose ne se passe pas bien, vous contacterez directement les personnes concernées par courrier électronique ou par téléphone et leur fournirez les informations dont elles ont besoin pour accélérer et corriger la partie du processus qui pourrait être améliorée.
Cela peut représenter beaucoup de travail de faire des captures d'écran des pages pour montrer aux gens ce qui est disponible. C'est pourquoi vous utilisez souvent Sharelinks pour partager des liens vers des pages qui sont filtrées afin que le destinataire puisse facilement commencer avec les éléments avec lesquels vous voulez qu'il travaille davantage sans avoir à chercher dans une longue liste.
En configurant l'accès aux différents documents, vous vous assurez que la bonne personne voit les bons documents.
En vous assurant que chaque utilisateur voit les parties qui sont importantes pour lui, vous pouvez limiter ce que l'utilisateur peut faire.
De cette manière, vous vous assurez que les membres de votre projet restent concentrés puisqu'ils ne reçoivent que les informations qui les concernent.
De cette manière, vous vous assurez également qu'il n'y a pas de malentendus qui pourraient survenir lorsqu'un membre du projet a accès à des informations modifiées soumises par un autre membre du projet.
Vous êtes chargé de créer des flux de travail d'approbation afin que les personnes qui soumettent des documents puissent facilement demander l'approbation de leurs soumissions.
Vous êtes en contact avec chacune des équipes et savez quelles équipes sont impliquées les unes dans les autres. Lorsque des documents sont soumis par l'une des équipes, vous savez, par expérience, laquelle des équipes doit généralement approuver ces documents.
Dans le projet, vous gérez un groupe de personnes qui ont le pouvoir de prendre des décisions dans le cadre du projet.
Une fois les documents approuvés, ils sont publiés.
Vous gérez un groupe entier d'ouvriers du bâtiment qui n'ont accès qu'aux documents publiés.
Ce groupe s'appuie sur le fait que ces documents ont été approuvés avant de commencer à construire.
Incitation
Si vous ne vous assurez pas que les documents sont examinés par les pairs à temps, vous risquez des retards dans le projet, ce qui aura un impact sur le coût de la livraison finale du projet.
S'il est important que les personnes participant à votre projet travaillent rapidement, il est encore plus important pour vous qu'elles soient prudentes.
La moindre erreur peut entraîner des coûts importants en raison du temps et du matériel nécessaires pour apporter des modifications après que les décisions ont été prises.
Il s'agit du projet le plus important pour votre entreprise et l'avenir de celle-ci dépend donc de son bon déroulement.