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Cet article contient des informations sur les sujets suivants :

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Ce guide s'adresse aux personnes qui soumettent des documents, comme Lena Tran, coordinatrice principale de la rédaction pour un projet de centre communautaire à plusieurs étages. Elle prépare les documents relatifs à l'accès des piétons, aux itinéraires de bus et aux calendriers de construction, en veillant à ce qu'ils soient clairs pour les entrepreneurs, les planificateurs et les propriétaires.

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Les approbations garantissent que seuls des documents exacts et révisés sont publiés et utilisés sur le chantier. En l'absence d'un examen approprié, des erreurs telles que la fermeture de la mauvaise rue ou l'utilisation de matériaux incorrects peuvent se produire. Ces problèmes peuvent entraîner des retards, des risques pour la sécurité et des dépassements de coûts.

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Laprévention des erreurs réelles est l'objectif principal du processus d'approbation. Des documents non vérifiés peuvent entraîner des erreurs de construction qui ont un impact sur la sécurité et le calendrier.

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Garantir l'accord des parties prenantes signifie que tout le monde - des planificateurs aux entrepreneurs - signe avant le début des travaux.

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Laréussite d'un projet repose sur une documentation claire et traçable à laquelle tout le monde peut se fier.

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Lena collabore avec un grand nombre de professionnels, chacun apportant un point de vue unique au processus d'examen. Leur contribution permet de s'assurer que le projet répond aux normes techniques, de sécurité et opérationnelles.

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Lesingénieurs civils évaluent l'intégrité structurelle et les conceptions d'accès, en s'assurant que les itinéraires piétonniers sont sûrs et fonctionnels.

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Les responsables de la sécurité examinent les soumissions pour s'assurer de leur conformité et de l'atténuation des risques, en signalant rapidement les dangers potentiels.

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Les représentants du client vérifient que les produits livrables sont conformes aux objectifs du projet et aux attentes des parties prenantes.

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Lena commence le processus d'approbation en naviguant vers Documents > Approbations ou en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un document dans le système. L'interface de sélection du flux de travail s'ouvre alors.

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En sélectionnant le bon flux de travail, tel que"Public Access Review", elle s'assure que les bons réviseurs sont impliqués.

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L'ajout de révisions partagées permet d'inclure jusqu'à 1 000 versions de documents dans une seule demande.

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Lasoumission de la demande déclenche un processus de révision étape par étape, où chaque étape doit être terminée avant de passer à la suivante.

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Pendant que la révision est active, Lena surveille de près les commentaires et les annotations. Un engagement précoce permet d'éviter les retards et d'assurer l'efficacité du processus.

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L'observation des commentaires lui permet de clarifier les annotations et de répondre aux questions en temps réel.

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Lamise à jour des documents se fait dans son outil de rédaction si des révisions sont nécessaires. En soumettant une nouvelle demande avec une nouvelle révision partagée, elle s'assure que les changements sont correctement examinés avant d'être publiés.

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Pour attirer l'attention sur une nouvelle demande, Lena peut utiliser la fonction ShareLink. Cette fonction est particulièrement utile lorsque les évaluateurs ne consultent pas le Catenda Hub régulièrement.

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Unclic sur le bouton ShareLink de la page d'approbation génère un lien direct.

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Lasélection des destinataires inclut des individus ou des équipes entières à l'aide du symbole @.

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L'ajout d'un message et d'une capture d'écran fournit un contexte, et l'envoi de l'email garantit que la notification arrive même si les alertes de l'application sont désactivées.

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Vous travaillez sur un projet d'infrastructure sociale.
Vous rédigez des documents dans un bureau de rédaction chargé de rédiger des documents dans le cadre d'un projet de construction.
Vous utilisez différents outils de rédaction pour rédiger de nombreux documents et savez comment les modifier rapidement.
Avec vos pairs, vous veillez à ce que les dessins soient compris par les personnes chargées de les examiner.
Tu rédiges des documents pour de nombreux types de personnes. Par exemple, tu rédiges des documents de construction pour les entrepreneurs, mais aussi pour le propriétaire du bâtiment, afin de lui donner une idée de ce à quoi ressemblera son projet.
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Vous avez de nombreuses années d'expérience dans la rédaction de documents et vous avez accès à une large base d'exemples. Si une modification doit être apportée, vous pouvez rapidement rechercher à quoi ressemble un document type requis et apporter les modifications nécessaires.
Au fil des ans, vous avez dû procéder à des modifications successives, car les gens veulent que leurs documents soient légèrement différents à chaque fois. Lorsqu'une modification est demandée, cela peut prendre un certain temps. Vous avez donc appris à rendre les documents suffisamment souples pour permettre ces modifications.
Il n'y a généralement pas de bonne ou de mauvaise façon de rédiger un document, mais il est important que le document soit approuvé une fois qu'il a été rédigé.
Vous devez donc rédiger des documents d'une qualité et d'une clarté telles qu'il n'y aura pas de doute sur ce que vous avez rédigé.
Vous rédigez souvent des documents à l'appui de vos documents et d'autres documents à l'appui des premiers jusqu'à ce que vous ayez décrit l'ensemble de la situation.

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Comme il s'agit d'un projet de construction d'une infrastructure sociale, le bâtiment est probablement haut de plusieurs étages.
Les documents concernés sont les suivants
Les documents qui décrivent les lignes de bus et les zones de promenade à proximité.
Les documents qui décrivent les différents groupes de population qui utiliseront le bâtiment.
Les documents qui indiquent les distances à parcourir à pied pour se rendre à différents endroits.
Documents décrivant l'impact sur le reste du campus.
Les horaires d'arrivée sur le chantier du gros matériel nécessaire à la construction de bâtiments publics de ce type.
Les calendriers indiquant quand les différentes rues doivent être bloquées.
Pour que les bonnes équipes examinent les documents que vous soumettez, les administrateurs du projet ont créé différents flux de travail parmi lesquels vous pouvez choisir.
Une fois que vous avez soumis les dessins qui vous sont demandés, vous devez demander aux bonnes équipes de les approuver.
Certains dessins peuvent être approuvés rapidement, tandis que d'autres doivent passer par de nombreuses étapes d'approbation.
Lorsque vous avez un ensemble de documents qui vont tous ensemble et qui doivent être publiés, vous demandez une approbation.
Au cours de l'approbation, les différents examinateurs sont invités à donner leur avis, mais ils ont souvent des questions à poser sur les documents.
Une grande partie de votre travail consiste à répondre aux questions qui arrivent sous forme de commentaires au cours du processus d'approbation, afin que les équipes puissent se forger une opinion en fonction des besoins.
Pendant l'examen du document ou après que toutes les équipes ont soumis leur avis, il peut s'avérer qu'une modification doit être apportée au document.
Il est important de commencer à travailler sur ce changement même si le document n'a pas fini d'être approuvé ou refusé, car cela peut prendre beaucoup de temps.
Si une modification est nécessaire, vous devez soumettre une nouvelle révision et créer une demande d'approbation distincte pour cette révision.

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Votre objectif est que les documents que vous soumettez soient approuvés ou refusés avec le moins de demandes d'information possible.
Répondre à une question peut représenter beaucoup de travail et de temps.
Le pire, c'est quand la personne ne pose pas de question et se contente de refuser la demande.
Vous devez alors leur demander pourquoi ils l'ont refusée afin que vous puissiez apporter les modifications nécessaires pour qu'ils l'approuvent.
Tout cela peut prendre beaucoup de temps.
Il est important que vous apportiez les modifications au document en temps utile, car vous êtes le seul à disposer de l'expertise nécessaire pour effectuer les modifications avec précision et à avoir accès à l'outil de création qui permet d'effectuer ces modifications.
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Si vous faites une erreur dans un document, elle aura une conséquence dans le monde réel. Les mauvais matériaux seront utilisés ou quelque chose sera construit à l'envers. Par le biais de vos documents, vous communiquez avec les membres du projet, mais ils ne vous comprennent pas toujours. Si vous ne rédigez pas les documents de manière à ce que toutes les parties les comprennent facilement, il y aura des retards dans le projet. Le succès des autres parties prenantes au projet dépend de la qualité de la rédaction des documents du projet. Si vous ne les rédigez pas correctement, il est probable que de nombreuses personnes porteront le chapeau pour les erreurs commises dans les documents que vous avez finalement rédigés. Tout dans le projet peut d'une manière ou d'une autre être retracé jusqu'à vous.