Dans cet article, nous expliquons comment appliquer des champs définis par l'utilisateur à des documents. Les champs personnalisés sont déjà utilisés dans la convention de nommage et les rubriques.
Il s'agit de métadonnées qui nous aident à travailler de manière plus structurée sur la plateforme. Les projets fonctionnent souvent avec une clé de plan, la convention d'appellation. Celle-ci fournit déjà une structure prédéfinie selon laquelle les documents ou les modèles (fichiers) sont organisés. Si nous voulons également associer des métadonnées supplémentaires aux fichiers, cela peut se faire par le biais des étiquettes ou des champs définis par l'utilisateur, par exemple. La différence, y compris les avantages et les inconvénients, entre les étiquettes et les champs définis par l'utilisateur est présentée dans le tableau suivant :
Exemple : Les champs définis par l'utilisateur peuvent être utilisés pour ajouter des commentaires aux documents.
Note : En utilisant la valeur par défaut, les documents sont automatiquement dotés d'une valeur prédéfinie correspondante dès qu'ils sont téléchargés dans le dossier correspondant. L'historique des documents permet également de suivre chaque processus individuel.
Pour appliquer des champs définis par l'utilisateur à des documents, procédez comme suit :
Créer le champ défini par l'utilisateur souhaité
Affecte le champ défini par l'utilisateur créé à un ou plusieurs dossiers
Définit si le champ défini par l'utilisateur doit être attribué pour un document (toutes révisions confondues) ou pour chaque révision individuelle
Définit les valeurs par défaut, le cas échéant
Dans la zone du document, vous pouvez maintenant reconnaître le champ défini par l'utilisateur attribué sur le document sous les dossiers dans les informations sur le document.
Conseil : Les champs personnalisés sont également disponibles dans la zone de filtre ou dans la barre de recherche.