CDEプラットフォームであるCatenda Hubは、プロジェクトのライフサイクル全体にわたる情報管理を強力にサポートします。プロジェクト完了後も、貴重なデータを適切に保管・管理するために、アーカイブオプションの活用は不可欠です。本記事では、Catenda Hubのアーカイブオプションの運用法について、その目的、手順、注意点などを詳しく解説します。
1. アーカイブの重要性
プロジェクトが完了すると、日々の活発な利用は減るものの、過去のデータは将来の参照、類似プロジェクトへの活用、法的要件への対応など、様々な場面でその価値を発揮します。Catenda Hubのアーカイブオプションを利用することで、以下のメリットが得られます。
データ保全: プロジェクトの重要な情報を長期にわたり安全に保管できます。
コストの削減: 竣工ましたプロジェクトや不要になったプロジェクトをアーカイブに移行することで、利用コストを削減できます。
コンプライアンス対応: 法規制や社内規定に基づいたデータ保管要件を満たせます。
ナレッジマネジメント: 過去のプロジェクトから学び、将来のプロジェクトに活かすための貴重な情報源となります。
2. Catenda Hubのアーカイブオプションについて
アーカイブオプションは、活動頻度が低いプロジェクトを、コスト効率の高いスペースで保管することを目的としたサービスです。アーカイブされたデータは、通常のプロジェクトと同様の機能をご利用いただけます。
アーカイブ可能なデータ範囲: プロジェクト全体をそのままアーカイブできます。
アーカイブの方法: アーカイブ専用の新しい組織を準備させていただきます。お客様は組織ツールを使用し、アーカイブしたいプロジェクトを手動で移動するだけで完了します。また、アーカイブしたプロジェクトは、必要に応じて通常のプロジェクトとして復元することも可能です。詳細については、[3. アーカイブ実行のステップ]をご覧ください。
必要な権限: アーカイブへの移動には「オーナー権限」が必要です。
APIアクセス: メインの組織でAPIアクセスが有効なご契約の場合、アーカイブされたプロジェクトでもAPIアクセスをご利用いただけます。
条件
Catenda Hubのスモールプラン以上を契約されているお客様が対象です
契約単位：1年
制限
各プロジェクトの最大参加ユーザー数：5名
各プロジェクトへのアクセス時間の合計：月あたり48時間
容量制限：なし
価格およびプラン
価格、プランに関しては販売店までお問い合わせください。
3. アーカイブ実行のステップ
Catenda Hubでプロジェクトをアーカイブするには以下の手順で行います。
実際の手順はプロジェクトをアーカイブ専用に準備した組織への移動になります。
アーカイブ準備:
アーカイブ対象プロジェクトの最終確認（データの整理、メンバーを５名以下に設定）。
関係者へのアーカイブ実施の通知。
アーカイブ操作:
Catenda Hubへログイン。
組織ページへ移動し、移動するプロジェクトを含む組織を選択します（例、Demo - デモ建設株式会社）、メニューから[プロジェクト]をクリックします。
このメニューにアクセスするには、メインの組織およびアーカイブ専用の組織のオーナーである必要がございますので、ご注意ください。
プロジェクト一覧からアーカイブ対象プロジェクトの選択し、[移動]コマンドをクリックします（複数選択可）。
移動先の組織を選択し（例、Demo - デモ建設株式会社 - Archive）、[移動]をクリックします。ポップアップが表示されますので、確定を選択してください。
一連の流れは以上になります。
アーカイブ後の確認:
アーカイブが正常に完了したことの確認するには、組織ページにてアーカイブ専用の組織を選択し、プロジェクト一覧でご確認ください。
4. アーカイブ運用における注意点
アーカイブオプションを適切に運用するために注意すべき点をまとめます。
アクセス権限の設定: アーカイブされたデータへのアクセス権限を適切に設定し、セキュリティを確保してください。
オーナー権限の設定や変更をご希望の場合は、販売店またはCatendaサポートまでご連絡ください。
規定の利用条件を超えるご利用があった場合、Catendaまたは販売店からお客様にご連絡させていただきます。
5. よくある質問 (FAQ)
アーカイブオプションの運用に関してよくある質問とその回答をまとめます。
Q: アーカイブされたプロジェクトのデータ容量は、ストレージ容量に影響しますか？
A: いいえ、アーカイブされたプロジェクトデータの容量に制限はございません。削除せずに、すべてのデータを保存してください。
Q: アーカイブされたプロジェクトの機能面での制限はありますか？
A: いいえ、ございません。通常のプロジェクトと同様に、すべての機能をご利用いただけます。
Q: アーカイブを取り消して、プロジェクトを通常のプロジェクトに戻すことはできますか？
A: はい、可能です。「3. アーカイブ実行のステップ」と同じ手順で、アーカイブされたプロジェクトをメインの組織に移動するだけです。
Q: メンバーをプロジェクトから削除するとどうなりますか？
A: 削除されたメンバーはアーカイブされたプロジェクトへのアクセスができなくなります。データ上は削除されたメンバーの情報は保持され、以下のように名前が斜体で表示または、「アクセス不可」と表示されます。
