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承認ワークフロー

Catenda Hub の承認ワークフローは、ISO 19650 のステータス管理(共有→公開)に沿って、ドキュメントリビジョン(改訂)を段階的にレビュー・公開する仕組みです。

対応者:Sjaak Velthoven

「承認ワークフロー」ページは、左側のナビゲーションメニューにある「ドキュメント」ページのサブページとして表示されます。

ここでは、プロジェクト内の承認リクエストの概要を確認できます。


この記事には、以下のトピックに関する情報が含まれています:

承認ページでは、以下の操作を行うことができます:

  • 各承認リクエストは、チームによってレビューおよび検証された後、最終的な検証を経て、承認が求められている改訂を承認するかどうかが決定されます。

  • 承認のプロセスや結果を設定できます。

  • 新しい承認リクエストを作成できます。

承認ページの有効化

承認ページはデフォルトでは非表示になっています。
承認ページを表示するには、ドキュメント設定で「共有ステータス」を有効にしてください。
​必要なアクセス権限プロジェクト管理者

注:2025年10月2日より前に「共有ステータス」が有効化されていたプロジェクトでは、代わりに従来の承認ページが表示されます。

テンプレートプロジェクトからの有効化

共有ステータスが有効になっているテンプレートプロジェクトに基づいて作成されたプロジェクトでは、共有ステータスが有効になり、作成時に承認ページが表示されます。

ワークフローはプロジェクト間で引き継がれないため、新しいプロジェクトでは、メンバーが承認リクエストの提出を開始できるように、ワークフローを作成する必要があります。

新規アイテムの操作

新規アイテムのアクションは、ページの右上にあります。

新しい承認依頼

新しい承認リクエストの作成に関する詳細はこちらをクリックしてご覧ください。

必要な権限:

メンバーが新しい承認リクエストを送信するには、設定済みのワークフローにおいて、少なくとも1つの提出者チームに所属している必要があります。

検索またはフィルタリングオプション

承認ページでのフィルタリングの詳細については、こちらをクリックしてください。

承認リスト

承認リストには、メンバーが参加している各承認リクエストの内容に関する視覚的な手がかりが記載された承認カードが表示されます。

以下は、すべてのアクティビティが含まれた承認リクエストの表示例です:

承認プロセスで発生したアクティビティは、承認カード上に数値やアイコンとともに表示されます。

必要なアクセス権限:

以下のメンバーは、自分のリストで承認リクエストを確認できます:

  • 承認依頼の提出者

    • 提出者チームを代表して申請を行うメンバーのみが、自身のリストに自身が提出した承認リクエストを表示できます。その提出者チームの他のメンバーには表示されません。

  • レビューチームメンバー

    • ワークフローで設定された各承認ステップの各レビューチームに所属するメンバーは、承認リストに表示される承認リクエストを確認できます。

  • 最終レビューチームのメンバー

    • 承認リクエストが従うワークフローに設定された最終レビューチームの各メンバーは、承認リストにその承認リクエストが表示されます。

  • 管理者

承認中のリビジョンの一覧

2 番目のタブでは、開いているすべての承認プロセスでレビュー中のすべてのドキュメントの概要を確認できます。

表には以下の情報が表示されます:

  1. リビジョン名

  2. リビジョン番号

  3. 現在のレビューステップ

  4. 現在のステップの状態

  5. そのステップのレビュー期限

  6. まだその文書をレビューする必要があるチーム

  7. 承認依頼名

  8. 提出者(個人およびチーム)

  9. 提出日

フィルタリング

また、左側のフィルターパネルでは、以下の条件でドキュメントを絞り込むことができます:

  1. 担当者:すべて、所属チーム

  2. ドキュメントのステータス:保留中、レビュー中、完了

  3. 期限:すべて、期日前、期限超過

並べ替え

最後に、以下の項目で並べ替えることができます:

  1. リビジョン名

  2. ステータス

  3. 期日

  4. 提出日

検索

テキスト検索では、リビジョン名および承認依頼名で検索することができます。

行の内容

承認行(開いている、または閉じている)

  • レビュー中または完了済みの承認リクエスト行の内容を開くと、その承認の承認ページが開きます。

承認依頼の「下書き」行

下書きの承認については、代わりに下書きの承認依頼ページが開きます。

承認依頼カード

タイトル

承認タイトル

下書きステータス

承認依頼のステータスが「下書き」の場合、承認ページではその下書きを作成したユーザーにのみ表示されます。

承認リクエストは、リビジョンの右側メニューにある「承認」メニューには表示されません。

「公開中」の承認ステータス

承認リクエストのステータスが「公開中」の場合、そのリクエストに関与するチームに所属するすべてのメンバーに表示されます。

複数のチームによってレビュー中の承認のステータスにカーソルを合わせると、ポップアップが表示され、現在のレビューステップでどのチームがまだレビュー結果を提出していないかが確認できます。

すでにレビューを完了したレビューチームは、このリストには表示されず、その承認ステップが現在レビュー中のチーム数にもカウントされません。

「承認中」ステータスの右側には、その承認ステップのレビュー期限となる日時が表示されます。

このステップで自動承認が設定されている場合、この日付と時刻に承認は自動的に次のステップに進みます。

「クローズ」ステータス

承認リクエストが最終承認ステップに到達しても、そのステータスは「オープン」のままです。
各承認ステップで各チームから与えられた承認および却下に基づいて、最終承認チームのメンバーが最終的な承認または却下を行うことができます。
承認リクエストが最終承認チームのメンバーによって最終的に承認または却下されると、そのリクエストは「クローズ」となります。

ワークフロー

承認が従うワークフロー

作成者

承認を作成したメンバー、および作成日時。

最終承認

各承認ステップで提出者チームから提出されたレビューを踏まえ、承認対象の共有ドキュメントの公開について最終決定権を持つ最終承認チーム。

承認番号

承認番号

下部のアイコン

承認が現在進行中のワークフローにおける、現在のレビュー段階。

承認が確定するまでに完了しなければならないステップの総数。

「未完了」および「完了」の承認でのみ表示されます。

アクセス設定に関係なく、承認対象となっているドキュメントの数。

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