この記事はAIサポートエージェントにプロンプトを出すことで生成されました。
AIが学習するサポート記事が時間の経過とともに変化するため、このユースケースの更新されたバージョンを生成するために、一番下に提供されたプロンプトを使用することができます。
この記事には、以下のトピックに関する情報が含まれています：
プロジェクト管理者、ロバート・チェンの紹介
ロバート・チェンは、大規模な商業建設プロジェクトを監督するベテランのプロジェクト管理者だ。数十年の経験を持つRobertの主な仕事は、承認ワークフローの設定、アクティビティの監視、適切な人が適切なドキュメントにアクセスできるようにすることです。プロジェクトの進捗状況を俯瞰し、ボトルネックを素早く特定し、保留が長引くことがないように管理しています。
ロバートの担当者と役割
文書提出者
役職
設計エンジニア、BIMコーディネーター、プロジェクトアーキテクト、ドキュメントコントローラー
役割
これらのチームメンバーは、レビューと承認が必要なドキュメント（平面図、スケジュール、材料リストなど）を作成し、アップロードします。検証のために作業を提出することで、承認プロセスを開始します。Robertは、彼らが適切なアクセス権を持っており、提出書類が適切なレビュアーにルーティングされていることを確認します。
レビュアーチーム
職種
リードアーキテクト、構造エンジニア、MEPエンジニア、コストマネージャー、品質保証スペシャリスト
役割
これらの専門家は、提出された書類の正確性、コンプライアンス、完全性を入念にチェックします。必要に応じてフィードバックや承認を行います。ロバートは、どのチームがどの種類の文書をレビューするかを設定し、そのアクティビティを監視して、遅延やボトルネックを発見します。
出版社
役職名
プロジェクトマネージャー, シニアアーキテクト, デザインリード
役割
承認プロセスの最終決定権は発行者にあります。レビュアーが意見を述べた後、パブリッシャーがどのドキュメントを正式に承認し、公開するかを決定します。ロバートは、適切なチームまたは個人を発行者として割り当て、承認された文書のみが公開されるようにします。
建設作業員
職種
現場監督、監督、建設作業員
役割
承認プロセスには直接関与しませんが、承認された公開文書を頼りに現場で作業を行います。ロバートでは、最終的に承認された文書のみを閲覧できるようにアクセス権を管理し、ミスのリスクを低減しています。
その他の管理者およびマネージャー
役職名
プロジェクト・ディレクター、コンストラクション・マネージャー、IT管理者
役割
これらの役割は、プロセスを監督し、ボトルネックを解決し、必要に応じてワークフローを調整することで、ワークフローをサポートします。ロバートはこれらの役割と協力し、プロジェクトを円滑に進め、発生した問題に対処します。
ステップガイド
承認ページにアクセスする：左メニューのDocuments > Approvalsにアクセスします。
ワークフローを設定する：どのチームがドキュメントを提出、レビュー、公開できるかを設定します。ステップごとにチームを割り当て、レビュー期間を定義します。
アクセスの割り当て：ドキュメントへのアクセスを制限し、関連するユーザーだけが特定のドキュメントを閲覧または承認できるようにします。
承認の監視：ダッシュボードを使用して、すべての承認依頼を確認したり、保留中の項目をフィルタリングしたり、フィルタリングされたリンクをチームメンバーと共有して注意を促すことができます。
実際の例保留中の文書が複数ある場合、ロバートは承認ページをフィルタリングし、フィルタリングされたリンクをコピーして担当チームに送信し、注意を集中させて遅延を回避する。
このような仕組みにより、各参加者が自分の責任を把握し、コラボレーションを効率化し、プロジェクトの文書承認プロセスにおけるエラーや遅延を減らすことができます。
AIプロンプト
これは、この記事を生成するために使用されたAIプロンプトです。
キャラクター
あなたは、物理的な商業ビルの建設プロジェクトで働いています。
あなたはプロジェクト管理者で、設定を行い、プロジェクトメンバーの活動を監視しています。
あなたはプロジェクト活動に積極的ではなく、他の多くの仕事を抱えています。
そのため、プロジェクトで何が起きているかを一目で把握することが重要です。
あなたはしばしば、まだ保留中で、まだフォローアップされていない情報の量を探しています。
経験
あなたは、長年にわたって数え切れないほどの建設プロジェクトを管理してきたプロジェクトマネージャーです。紙とペンだけで作業していた時代から、デジタル時代の建設文書で作業するようになるまでの変化のすべてを経験してきたはずです。
プロジェクトが遅延してしまうさまざまな原因について、あなたはすべて経験しているはずですが、新しい仕事のやり方に適応するのは難しいものです。
目標
あなたの目標は、ボトルネックを特定することだ。
活動が停滞しているのであれば、それに気づく必要がある。
現在の活動をモニタリングすることで、プロジェクト参加者の活動が以前より低下していないかどうかを確認し、フォローアップが必要な場合には対策を講じることができます。
状況
承認ページのダッシュボードを使えば、プロジェクト参加者が何に取り組んでいるかがわかります。
もし何かスムーズに進んでいないことがあれば、メールや電話で関係者に直接連絡し、プロセスを迅速化し、修正するために必要な情報を提供します。
何が利用できるかを示すためにページのスクリーンショットを撮るのは大変な作業なので、シェアリンクを使ってフィルタリングされたページへのリンクを共有し、受信者が長いリストを探すことなく、もっと作業してほしい要素に簡単に取りかかれるようにすることがよくあります。
異なるドキュメントへのアクセスを設定することで、適切な人が適切なドキュメントを見ることができるようになります。
各ユーザーが自分にとって重要な部分を見るようにすることで、ユーザーができることを制限することができます。
こうすることで、プロジェクトメンバーは、自分に関連する情報のみが表示されるため、集中力を保つことができる。
こうすることで、あるプロジェクトメンバーが、別のプロジェクトメンバーが提出した変更情報にアクセスしたときに起こりうる誤解を防ぐこともできます。
承認ワークフローを作成し、文書提出者が簡単に承認申請できるようにします。
あなたは、各チームと連絡を取り、どのチームが互いに関与しているかを把握しています。あるチームから文書が提出されると、過去の経験から、どのチームがその文書を通常承認する必要があるかがわかる。
プロジェクトでは、あなたはプロジェクト内で決定権を持つ人々のグループを管理する。
文書が承認された後、それらは公開される。
あなたは、公開された文書にしかアクセスできない建設作業員のグループ全体を管理する。
このグループは、文書が承認されたことを確認してから建設に取りかかる。
インセンティブ
もし文書が期限内にピアレビューされるようにしなければ、プロジェクトが遅延し、最終的なプロジェクトの納品コストに影響するリスクがある。
プロジェクトに参加する人々が迅速に作業することは重要ですが、彼らが注意深く作業することは、あなたにとってさらに重要です。
些細なミスが、決定後の変更に必要な時間と資材のために、大きなコストにつながる可能性があります。
これはあなたの会社にとって最も重要なプロジェクトであり、それゆえに会社の将来は、すべてがスムーズに進むかどうかにかかっている。