この記事は、AI サポートエージェントにプロンプトを送ることによって生成されました。

AIが学習するサポート記事が時間の経過とともに変化するため、このユースケースの更新されたバージョンを生成するために、一番下に提供されたプロンプトを使用することができます。

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この記事には以下のトピックに関する情報が含まれています：

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このガイドは、多層階コミュニティセンター・プロジェクトのシニア起草コーディネーター、レナ・トランのような文書提出者のためのものです。彼女は、歩行者アクセス、バスルート、建設スケジュールに関する文書を作成し、請負業者、プランナー、オーナーにとって明確なものにしています。

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承認は、正確でレビューされた文書のみが発行され、現場で使用されることを保証します。適切なレビューが行われないと、間違った道路を閉鎖したり、間違った材料を使用するなどのミスが発生する可能性があります。これらの問題は、遅延、安全リスク、コスト超過につながる可能性がある。

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実際のミスを防ぐことが、承認プロセスの中心的な目的である。検証されていない文書は、安全性とスケジュールに影響を与える建設ミスを引き起こす可能性があります。

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関係者の合意を確実にすることは、プランナーから請負業者まで、全員が作業開始前にサインをすることを意味します。

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プロジェクトの成功を支えるのは、誰もが信頼できる明確で追跡可能な文書です。

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Lenaは、様々な専門家と協力し、それぞれが独自の視点で審査プロセスを進めます。これらの専門家の意見により、プロジェクトが技術、安全、運用の基準を満たしていることが保証されます。

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土木エンジニアは、構造的完全性とアクセス設計を評価し、歩行者ルートの安全性と機能性を確保します。

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安全担当者は、コンプライアンスとリスク軽減のために提出物を審査し、潜在的な危険性に早期に警告を発します。

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クライアントの担当者は、成果物がプロジェクトの目標や利害関係者の期待に沿ったものであることを確認します。

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Lenaは、ドキュメント > 承認に移動するか、システム内のドキュメントを右クリックして承認プロセスを開始します。ワークフロー選択インターフェイスが開きます。

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正しいワークフロー（「Public Access Review」など）を選択することで、適切なレビュアーが参加できるようになります。

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共有リビジョンを追加することで、1つのリクエストに最大1,000の文書バージョンを含めることができます。

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リクエストを送信すると、段階的なレビュープロセスが開始されます。

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レビューがアクティブな間、Lena はコメントとマークアップを注意深く監視します。早期対応により、遅延を防ぎ、プロセスを効率的に進めることができます。

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コメントを監視することで、マークアップを明確にし、質問にリアルタイムで答えることができる。

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修正が必要な場合は、オーサリングツールで文書を更新する。新しい共有リビジョンで新しいリクエストを提出することで、公開前に変更が適切にレビューされる。

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新しいリクエストに注目してもらうために、LenaはShareLink機能を使うことができます。これは、レビュアーがCatenda Hubを定期的にチェックしていない場合に特に便利です。

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承認ページのシェアリンクボタンをクリックすると、ダイレクトリンクが生成されます。

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受信者の選択には、@マークを使用して個人またはチーム全体が含まれます。

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メッセージとスクリーンショットを追加することで、コンテキストを提供し、メールを送信することで、アプリのアラートが無効になっていても確実に通知が届きます。

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あなたは社会インフラプロジェクトで働いています。
あなたは、建設プロジェクトの文書起草を担当する起草事務所で文書を起草しています。
あなたはさまざまなオーサリングツールを使って多くの文書を起草し、素早く変更する方法を知っています。
同僚と一緒に、図面を確認する人が理解できるように作業します。
さまざまな人のために文書を起草します。例えば、請負業者が使用する建設文書を起草しますが、建物の所有者が自分たちのプロジェクトがどのようなものになるかを印象づけるための文書も起草します。
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あなたには長年にわたる文書作成の経験があり、豊富な実例から選ぶことができます。変更が必要な場合は、必要とされる典型的な文書がどのようなものかをすぐに調べ、必要に応じて変更することができます。
長年の間、文書に毎回微妙な違いを求める人がいるため、変更に次ぐ変更を行わなければなりませんでした。変更を求められると、変更するのに時間がかかるので、このような変更ができるように文書を柔軟にすることを学んできた。
通常、文書の作り方に正解や不正解はありませんが、文書を作った後に承認されることが重要です。
そのため、自分の作成した文書に疑問が生じないような、質の高い明確な文書を作成する必要があります。
あなたはよく、自分の文書をサポートするための文書を作成し、またそれをサポートするための文書を作成する。

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これは社会インフラ建設プロジェクトに関するものなので、建物はおそらく数階建てであろう。
関係する書類は以下の通り：
近隣のバスルートや歩行エリアの概要が記載された文書。
ビルを利用する様々な人口グループについて説明した文書。
様々な場所への歩行距離を示した文書。
キャンパスの他の部分への影響を説明した文書。
このような公共建築物に必要な大型機材がいつ建設現場に到着するかのスケジュール。
さまざまな道路を封鎖する必要がある場合のスケジュール。
提出された書類を適切なチームが確認できるように、プロジェクトの管理者はさまざまなワークフローを作成し、その中から選択できるようにしている。
提出を求められた図面を提出した後は、適切なチームに承認を依頼する必要がある。
すぐに承認される図面もあれば、何段階もの承認が必要な図面もあります。
すべての文書がまとまっていて、公開文書にする必要がある場合は、承認を依頼します。
承認の際、さまざまな審査員が意見を提出するよう求められますが、彼らは文書について疑問を持っていることがよくあります。
あなたの仕事の多くは、承認プロセスでコメントとして送られてくる質問に答えることで、各チームが必要に応じて意見をまとめられるようにすることです。
文書のレビュー中や、全チームが意見を提出した後に、文書に変更が必要であることが明らかになることもあります。
変更には長い時間がかかることがあるため、文書の承認や否認が終わっていなくても、すでにこの変更に着手しておくことが重要である。
変更が必要な場合は、新しいリビジョンをあなたが提出する必要があり、そのリビジョンのために別の承認リクエストを作成する必要があります。

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提出した書類が、最小限の情報要求で承認または却下されることが目標です。
誰かに質問されたときに答えるのは大変な労力と時間がかかります。
さらに悪いのは、相手が質問をせず、ただ否定する場合だ。
その場合、承認に必要な変更を行えるよう、拒否された理由を尋ねなければならない。
これには多くの時間がかかる。
文書の変更を正確に行える専門知識を持ち、変更を行えるオーサリングツールにアクセスできるのはあなたしかいないのですから、タイムリーに変更を行うことが重要なのです。
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文書でミスをした場合、そのミスが現実にもたらす結果があります。間違った材料が使われたり、何かが逆に作られたりする。あなたはドキュメントを通してプロジェクトメンバーとコミュニケーションをとるが、彼らは必ずしもあなたを理解しているとは限らない。すべての関係者が理解しやすいように文書を作成しなければ、プロジェクトに遅れが生じる。プロジェクトの他のステークホルダーが成功するかどうかは、あなたがどれだけうまくプロジェクト文書を作成できるかにかかっている。もしあなたがうまく起草できなければ、最終的にあなたが起草した文書のミスを多くの人がかぶることになるだろう。プロジェクトのすべては、何らかの形であなたに遡ることができる。