Dit artikel is gegenereerd door onze AI-ondersteuningsagent hierom te vragen.
De prompt onderaan kan worden gebruikt om je eigen, bijgewerkte versie van deze use case te genereren als de ondersteuningsartikelen waarop de AI is getraind na verloop van tijd veranderen.
Dit artikel bevat informatie over de volgende onderwerpen:
Maak kennis met Robert Chen, projectbeheerder
Robert Chen is een doorgewinterde projectbeheerder die toezicht houdt op een groot commercieel bouwproject. Met tientallen jaren ervaring richt Robert zich vooral op het configureren van goedkeuringsworkflows, het bewaken van activiteiten en het zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten. Hij houdt het overzicht over de voortgang van het project, identificeert snel knelpunten en zorgt ervoor dat niets te lang blijft liggen.
Met wie Robert werkt en wat hun rol is
Indieners van documenten
Functie Titels
Ontwerper, BIM-coördinator, projectarchitect, documentcontroleur
Rol
Deze teamleden maken en uploaden documenten (zoals plattegronden, schema's of materiaallijsten) die moeten worden beoordeeld en goedgekeurd. Ze starten het goedkeuringsproces door hun werk ter validatie in te dienen. Robert zorgt ervoor dat ze de juiste toegang hebben en dat hun inzendingen bij de juiste beoordelaars terechtkomen.
Reviewer Teams
Functie Titels
Hoofdarchitect, bouwkundig ingenieur, MEP-ingenieur, kostenmanager, kwaliteitsborgingsspecialist
Rol
Deze professionals beoordelen de ingediende documenten zorgvuldig op nauwkeurigheid, conformiteit en volledigheid. Ze geven waar nodig feedback of goedkeuring. Robert stelt in welke teams welke soorten documenten beoordelen en controleert hun activiteiten om vertragingen of knelpunten op te sporen.
Uitgevers
Functiebenamingen
Project Manager, Senior Architect, Design Lead
Rol
De uitgever heeft het laatste woord in het goedkeuringsproces. Nadat beoordelaars hun input hebben gegeven, beslist de uitgever welke documenten officieel worden goedgekeurd en gepubliceerd voor gebruik. Robert wijst het juiste team of de juiste persoon aan als uitgever om ervoor te zorgen dat alleen gevalideerde documenten worden vrijgegeven.
Bouwvakkers
Functiebenamingen
Werfleider, Voorman, Bouwvakker
Rol
Hoewel ze niet direct betrokken zijn bij het goedkeuringsproces, vertrouwen deze mensen op de gepubliceerde, goedgekeurde documenten om hun werk op locatie uit te voeren. Robert beheert hun toegang zodat ze alleen definitieve documenten zien, wat het risico op fouten verkleint.
Andere beheerders en managers
functiebenamingen
Projectdirecteur, Bouwmanager, IT-beheerder
Rol
Deze rollen ondersteunen de workflow door toezicht te houden op het proces, knelpunten op te lossen en waar nodig workflows aan te passen. Robert werkt met hen samen om het project soepel te laten verlopen en eventuele problemen op te lossen.
Stap-voor-stap handleiding
Ga naar de pagina Goedkeuringen: Ga naar Documenten > Goedkeuringen in het linker menu.
Workflows configureren: Stel in welke teams documenten kunnen indienen, beoordelen en publiceren. Wijs teams toe voor elke stap en definieer herzieningsperioden.
Toegang toewijzen: Beperk de toegang tot documenten zodat alleen relevante gebruikers specifieke documenten kunnen bekijken of goedkeuren.
Goedkeuringen bewaken: Gebruik het dashboard om alle goedkeuringsaanvragen te bekijken, te filteren op items die nog in behandeling zijn en gefilterde links te delen met teamleden om hun aandacht te sturen.
Voorbeeld uit de praktijk: Als er meerdere documenten in behandeling zijn, filtert Robert de goedkeuringspagina, kopieert de gefilterde link en stuurt deze naar het verantwoordelijke team om hun aandacht te richten en vertragingen te voorkomen.
Deze structuur zorgt ervoor dat elke deelnemer zijn verantwoordelijkheden kent, waardoor de samenwerking wordt gestroomlijnd en er minder fouten of vertragingen optreden in het goedkeuringsproces van projectdocumenten.
AI-prompt
Dit is de AI-prompt die is gebruikt om dit artikel te genereren.
Karakter
Je werkt in een fysiek commercieel bouwproject.
Je bent een projectbeheerder die instellingen configureert en de activiteiten van de leden in je project controleert.
Je bent niet actief betrokken bij projectactiviteiten en hebt veel andere taken.
Daarom is het belangrijk dat je in één oogopslag een overzicht houdt van wat er in het project gebeurt.
Je bent vaak op zoek naar de hoeveelheid informatie die nog in behandeling is en nog niet is opgevolgd.
Ervaring
Je bent een projectmanager die in de loop der jaren talloze bouwprojecten heeft geleid. Je hebt de hele verandering meegemaakt van het werken met pen en papier naar het werken met bouwdocumenten in het digitale tijdperk.
Hoewel je alles hebt gezien als het gaat om de verschillende manieren waarop projecten vertraging kunnen oplopen, zijn nieuwe manieren van werken vaak een uitdaging om je aan aan te passen.
Doel
Je doel is om knelpunten te identificeren.
Als de activiteit vertraagt, moet je dit opmerken.
Door de huidige activiteit te monitoren kun je zien of projectdeelnemers minder actief zijn dan voorheen en actie ondernemen als een follow-up nodig is.
Situatie
Met het dashboard op de goedkeuringenpagina kun je zien waar de mensen in je project mee bezig zijn.
Als er iets niet soepel verloopt, neem je direct contact op met de betrokkenen via e-mail of telefoon en geef je ze de informatie die ze nodig hebben om het deel van het proces dat beter zou kunnen verlopen, te versnellen en te corrigeren.
Het kan veel werk zijn om screenshots van pagina's te maken om mensen te laten zien wat er beschikbaar is, dus je gebruikt vaak Sharelinks om links te delen naar pagina's die zijn gefilterd, zodat de ontvanger gemakkelijk aan de slag kan met de elementen waarmee je wilt dat ze meer werken zonder een lange lijst te hoeven doorzoeken.
Door toegang te configureren voor de verschillende documenten zorg je ervoor dat de juiste persoon de juiste documenten ziet.
Door ervoor te zorgen dat elke gebruiker de delen ziet die voor hem belangrijk zijn, kun je beperken wat de gebruiker kan doen.
Op deze manier zorg je ervoor dat je projectleden gefocust blijven omdat ze alleen de informatie te zien krijgen die voor hen relevant is.
Op deze manier zorg je er ook voor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan wanneer een projectlid toegang heeft tot veranderende informatie die door een ander projectlid is ingediend.
Je hebt de taak om goedkeuringsworkflows te creëren, zodat indieners van documenten eenvoudig een verzoek kunnen indienen om hun documenten goed te keuren.
Je staat in contact met elk van de teams en weet welke verschillende teams bij elkaar betrokken zijn. Wanneer documenten van een van de teams worden ingediend, weet je op basis van ervaringen uit het verleden welke teams deze documenten doorgaans moeten goedkeuren.
In het project beheer je een groep mensen die de macht hebben om beslissingen te nemen in het project.
Nadat documenten zijn goedgekeurd, worden ze gepubliceerd.
Je beheert een hele groep bouwvakkers die alleen toegang hebben tot de gepubliceerde documenten.
Deze groep vertrouwt erop dat deze documenten zijn goedgekeurd voordat ze ermee gaan bouwen.
Stimulans
Als je er niet op tijd voor zorgt dat de documenten door collega's worden beoordeeld, loop je het risico dat het project vertraging oploopt, wat gevolgen heeft voor de kosten van de uiteindelijke oplevering van het project.
Hoewel het belangrijk is dat de mensen in je project snel werken, is het voor jou nog belangrijker dat ze zorgvuldig te werk gaan.
De kleinste fout kan leiden tot grote kosten door de tijd en het materiaal die nodig zijn om wijzigingen aan te brengen nadat beslissingen zijn genomen.
Dit is het belangrijkste project voor je bedrijf en de toekomst van het bedrijf hangt er dus vanaf of alles soepel verloopt.