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Das Archivierungsportal ermöglicht es Ihnen, Dokumente und Themen aus Catenda Hub in das externe Archivierungssystem Ihrer Organisation zu archivieren.
Es ist für denjenigen gedacht, der in einem oder mehreren Projekten für die Archivierung verantwortlich ist.
Öffnen Sie das Portal unter archiving.catenda.com und klicken Sie auf Mit Catenda Hub verbinden.
Das Portal hat sein eigenes Passwort nicht, daher authentifizieren Sie sich bei Catenda Hub und werden hierher zurückgebracht.
Für das Konto selbst siehe Anmeldeseite.
Die Projektseite kann ungefähr so aussehen:
Die folgenden Themen werden in diesem Artikel beschrieben:
1. Wie die Archivierung funktioniert
Die Archivierung läuft in eine Richtung, von Catenda Hub zu Ihrem Archivierungssystem der Organisation.
Das Portal ist der Ort, an dem Sie entscheiden, was archiviert wird und bestätigen, dass es angekommen ist.
Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:
1.1 Was wird archivierbar
Was archiviert werden kann, wird in Catenda Hub entschieden, nicht im Portal.
Ein Dokument wird archivierbar, wenn es sich in einem Ordner mit der Archivierungs-Etikette befindet, die mit Arkivverdig bezeichnet ist, sofern Ihr Projekt keine eigene definiert.
Themen werden auf die gleiche Weise archivierbar, über ihr Themen-Board.
Das Portal verwaltet eine eigene Kopie dessen, was in Catenda Hub ist, und aktualisiert sie ungefähr alle 30 Minuten, daher dauert es eine Weile, bis eine gerade dort vorgenommene Änderung hier angezeigt wird.
1.2 Auswählen, was archiviert wird
Alles, was archiviert werden soll, wird auf einer eigenen Projektseite aufgelistet, mit Dokumenten und Themen auf separaten Registerkarten.
Für jedes Element entscheiden Sie, ob es archiviert werden soll, ob es zunächst übersprungen wird oder ob es nie archiviert werden soll.
Sie können auch die Metadaten korrigieren oder Anhänge hinzufügen, bevor es archiviert wird.
Eine Projektnummer muss vor der Archivierung festgelegt werden, da dies die Nummer ist, unter der das Element im Archiv registriert wird.
Bis sie festgelegt ist, teilt Ihnen das Portal dies mit, anstatt zu archivieren.
1.3 Versenden und was zurückkommt
Beim Versenden wird das Element an das Archivierungssystem übergeben, das es ablegt und eine Referenz zurückgibt.
Das Portal zeichnet diese Referenz für das Element auf, daher kann alles Archivierte auf die Kopie im Archiv zurückverfolgt werden.
Alles, das fehlschlägt, wird mit dem Grund des Fehlschlags aufgezeichnet und kann erneut versendet werden, entweder einzeln oder für das gesamte Projekt auf einmal.
Hinweis: Die Artikel, die diese Schritte im Detail beschreiben, sind nur für Benutzer mit Zugriff auf das Archivierungsportal verfügbar. Welches Archivierungssystem das Portal nutzt, siehe Archivierungssysteme und Projektnummern im Archivierungsportal.
2. Ihre Projekte
Nach der Anmeldung landen Sie auf Ihre Projekte.
Nur Projekte, bei denen Sie Administratorrechte haben, werden aufgelistet.
Wenn ein Projekt fehlt, das Sie erwarten, überprüfen Sie Ihre Rechte darin in Catenda Hub, nicht im Portal.
Jedes Projekt wird mit seinem Besitzer und einer Anzahl der Dokumente und Themen aufgelistet, die derzeit archiviert werden sollen.
Klicken Sie auf Archiv verwalten für ein Projekt, um es zu öffnen.
Was die Projektseite von dort aus zeigt, wird in Projektinhaltsseite im Archivierungsportal beschrieben, die nur Benutzer mit Zugriff auf das Archivierungsportal lesen können.
Hinweis: Das Portal bestimmt, welche Projekte angezeigt werden, indem es Ihre Teammitgliedschaften überprüft. Wenn diese Überprüfung fehlschlägt, wird Ihnen mitgeteilt, dass einige Projekte möglicherweise nicht sichtbar sind, anstatt stillschweigend eine kurze Liste anzuzeigen.
3. Die Steuerelemente oben rechts
Drei Steuerelemente befinden sich oben rechts, und diese Seite ist der erste Ort, an dem Sie ihnen begegnen.
Sie bleiben verfügbar, sobald Sie ein Projekt öffnen.
Sprache
Das Portal ist in Englisch und Norwegisch Bokmål verfügbar, und der Sprachwahlschalter wechselt zwischen ihnen.
Statistiken
Statistiken anzeigen öffnet eine Zusammenfassung dessen, was über alle Projekte hinweg archiviert wurde.
Das Symbol wird nur Organisationseigentümern angezeigt und ersetzt das Zahnradsymbol, das eine Projektseite anzeigt.
Diese Seite wird in Statistikseite im Archivierungsportal beschrieben, und die projektspezifischen Zahlen in Projekteinstellungsseite im Archivierungsportal.
Beide Artikel sind nur für Benutzer mit Zugriff auf das Archivierungsportal verfügbar.
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Hinweis: Der Sprachwahlschalter ändert die Benutzeroberfläche des Portals. Es ändert nicht die Namen der Etiketten, die Sie in Catenda Hub festgelegt haben, die bleiben so, wie sie dort geschrieben sind. Auch die englische Benutzeroberfläche verweist auf die Archivierungs-Etikette unter ihrem norwegischen Namen Arkivverdig.