Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow für die Freigabe von Dokumenten erstellen.
Die nachstehende Abbildung beschreibt die Schritte, die erforderlich sind, um den Prozess in Ihrem Projekt zu implementieren.
Aktivieren Sie den Status-Workflow in den Einstellungen Ihrer Dokumentenbibliothek unter Dokumente - Einstellungen
Bearbeiten Sie die verfügbaren Status nach Ihrem Bedarf
Sie können jetzt Dokumente als Vorabzug hochladen.
Wenn das Projekt Entwürfe enthält, können Sie diese auswählen und eine neue Genehmigung erstellen.
Ein wichtiger Schritt ist die Anpassung der Freigabe-Einstellungen (siehe Video unten)
Eine Freigabeanfrage benennt einen Herausgeber (die Person, die für die endgültige Entscheidung über die Veröffentlichung zuständig ist) und einen oder mehrere Prüfer, die für die Validierung (oder Nichtvalidierung) der Vorabzüge zuständig sind.
Jeder Prüfer entscheidet, ob der Vorabzug genehmigt, mit Anmerkungen genehmigt oder abgelehnt wird.
Am Ende der Prüfung entscheidet der Prüfer über das Ergebnis der Genehmigung, indem er die zu veröffentlichenden Dokumente auswählt.
Ausgehend von den Freigabe-Einstellungen können mit den Dokumenten verbundene Fragen erstellt werden, um den Prozess später zu verfolgen.
Sie finden die Einstellungen im Hauptmenü Dokumente - Freigaben und dann oben Rechts im Hamburgermenü Einstellungen für Freigaben
Es öffnet sich folgender Dialog:
Eine ausführliche Demonstration dieser Schritte finden Sie in der folgenden Anleitung: