Les collections peuvent être créées sur la page des collections. Avec les collections, vous pourrez créer des collections de documents provenant de différents dossiers. La collection peut ensuite être partagée avec un membre du projet afin qu'il puisse suivre les dernières versions d'un ensemble de documents ou elle peut être partagée avec une personne externe qui a besoin d'y accéder sans faire partie du projet.
Cet article contient des informations sur les sujets suivants :
Collection privée - Partagée avec le projet - Collection finalisée - Panneau d'information de droite
Collection privée
Une fois qu'une collection est créée, elle est privée.
Cela signifie que seul l'utilisateur qui a créé la collection pourra la voir.
7. Télécharger la collection
8. Ajouter des documents à votre collection
Accès requis : Créateur ou administrateur de la collection
Si votre document est infecté par un virus, vous ne pourrez pas l'ajouter à la collection.
Note : Le nom du document dans la collection sera le nom de la révision qui a été ajoutée. C'est un peu comme le nom du fichier original.
Ce nom peut être différent du nom du document, car un document peut contenir plusieurs révisions portant des noms différents.
Vous disposez également des options (A) et de l'historique (B) dans la barre latérale droite :
A. Options
Révision du document :
Suivre la dernière révision : si vous déposez d'autres révisions des documents, la collection sera également mise à jour.
Révision en bloc: pas de mise à jour lors du dépôt de nouvelles révisions.
Partager avec le projet
En partageant la collection,
La collection n'est plus privée.
Tous les membres du projet pourront voir la collection.
Les membres ne pourront voir que les documents auxquels ils ont accès.
Les administrateurs peuvent modifier la collection.
Les membres ajoutés en tant qu'abonnés trouveront la collection dans leurs collections suivies.
Si un document s'avère infecté par un virus, il sera retiré de la collection.
Une fois la collection partagée, vous pouvez la "finaliser" pour activer le lien public :
Finaliser la collection
En finalisant la collection :
La collection peut être partagée en dehors du projet.
Note : Il ne sera plus possible de modifier la collection.
Il n'est pas possible de revenir en arrière après la finalisation
Panneau d'information de droite
Une fois la collection finalisée, vous pouvez :
12. Activer le lien public
13. Saisir une date d'expiration pour les liens partagés
14. Partager la collection en externe
Les collections de documents qui sont partagées en externe peuvent être téléchargées par toute personne possédant le lien. Les personnes possédant le lien n'ont pas besoin d'un compte Catenda pour télécharger les fichiers de cette collection.
Note : Il est possible de demander que la fonction de partage public soit désactivée. Si vous souhaitez que cette option soit activée, veuillez contacter le service d'assistance.
15. Partager la collection en interne par courrier électronique
16. Suiveurs : vous pouvez ajouter ou modifier les suiveurs de votre collection.
Historique de la collection
L'onglet Historique vous permet d'avoir un aperçu des modifications et des téléchargements de votre collection :
Collection partagée avec des utilisateurs internes
Collection partagée avec des utilisateurs externes