I denne artikkelen vil vi beskrive hvorda å påføre bruker-definerte felt på dokumenter. Egen felt er allerede brukt i navnekonvensjoner og saker.
Dette er metadata som hjelper oss å jobbe på en mer strukturert måte på plattformen.
Prosjekter jobber ofte med navngivningsregler, en navnekonvensjon. Dette gir allerede en forhåndsdefinert struktur etter hvilket dokumenter eller modeller er organisert. Hvis du også ønsker å lenke mer metadata til filer kan dette gjøres gjennom merkelapper eller brukerdefinerte felt. Forskjellen mellom merkelapper og brukerdefin inneholder fordeler og utfordringer som er mulig å se i følgende tabell:
Eksempel: Bruk brukerdefinerte felt for å legge til kommentarer til dokumenter.
Merk: Bruk standardverdi så dokumenter automatisk blir tildelt med feltet som stilles inn på forhånd så snart de lastet opp til den tilhørende mappen. Dokumenthistorikken følger også hver individuelle handling her.
For å stille inn brukerdefinerte felt i dokument, gjør følgende:
Lag det ønskede brukerdefinerte feltet
Tildel det opprettede brukerdefinerte feltet til en eller flere mapper
Definer om brukerdefinerte felt skal tildeles for et dokument (På tvers av revisjoner) eller for hver individuelle revisjon.
Still inn standardverdi om ønsket.
I dokumentdelen vil du nå kunne gjennkjenne de tildelte brukerdefinerte feltene på dokumentene i mappene der de er stilt in for i dokumentinformasjon.
Merk: Egne felt er også tilgjengelige i filterområdet eller i søkelinjen.