En vesentlig del av det felles datamiljøet Catenda HUB er dokumentområdet. Denne artikkelen forklarer hvordan du kan strukturere dette området og bruke de individuelle funksjonene for bedre organisering. Det er tre måter å organisere dokumentområdet på.
1. En klassisk mappestruktur der dokumenter og filer lagres på en organisert måte
2. Bruk av metadata for å muliggjøre organisering og gjenfinning av filer.
3. Kombinasjon av mappestruktur og metadata
Tips: En kombinasjon av disse to variantene gir ofte mening og har mange fordeler.
Her er en sammenligning av fordelene og utfordringene ved disse to variantene:
Klassisk mappestruktur:
Fordeler | Utfordringer |
Strukturert design | Mappestruktur vil måttes opprettes og administreres |
Hjelp til å søke etter dokumenter | Dokumenter må lagres i individuelle mapper og kan ikke organiseres på tvers av saker |
Tilgangsinnstillinger kan opprettes via mapper |
|
Dokumentstrukur basert på metadata
Fordeler | Utfordringer |
Fri struktur | Høyt nivå av disiplin og faste retningslinjer kreves |
Dokumentlagring og søk er dynamisk | Dokumenter skal navngis i henhold til spesifikasjonene og forsynes med metadata |
Kombinasjon av begge varianter:
Fordeler | Utfordringer |
Strukturert organisering basert på mappestruktur kombinert med andre mulige metadata for en dynamisk tilnærming | Både den klassiske strukturen og metadata må være godt koordinert på forhånd |
Dokumenter kan tildeles og finnes på en enkel måte via mappestrukturen, navnet og metadata |
|
Eksempel mappestrukur
Det er gode forslag for hvordan å sette opp mappestruktur i denne artikkelen. Du kan også finne et eksempel av en mappestruktur som er brukt av statens bygningsdirektorat i Bavaria her.
Mappestrukturer kan stilles inn på forskjellige måter.
Folder structures can be set up very differently. På den ene siden avhenger dette av kravene til prosjektet og tilhørende prosjektteam og på den andre siden avhenger mappestrukturen av eventuell preferanse til navngivning som brukes.
Eksempel - Separere strukturer etter fase
En mappstruktur er stilt inn basert på byggefase. Dette skiller klart hvilke dokumenter fra hvilke faser som er lagret i hvilke mapper. Hva skjer så, når dokumenter gjelder på tvers av alle tjenestefaser? Du vil tro at, hvis dokumentene er organisert i mappene til de ulike tjenestefasene, at denne informasjonen ikke lenger nødvendig som for eksempel nøkkelplan. Hva skjer da, når en tegning skrives ut eller sendes digitalt til byggeplassen? Også her skal tegningsnavnet brukes for å identifisere riktig dokument. I beste fall utgjør mappestrukturen og navnsettelsen en enhet som fungerer for alle involverte parter gjennom hele prosjektet.
Metadata på dokumenter:
Bruk av metadata på dokumenter og filer har stadig blitt mer populært de siste årene. Noen dokumentmetadata genereres direkte av Catenda HUB og lagres på dokumentet. For eksempel er opplastingsdatoen, oppretteren av dokumentet eller filstørrelsen direkte synlige.
I tillegg til de automatisk viste metadataene, lar Catenda HUB deg også lage dine egne metadata. Dette kan stilles inn med brukerdefinerte attributtene eller merkelapper.
Eksempel:
Et dokument lastes opp med navnet 2-ARK-AN-02-00-andre etasjeplan.pdf Navnekonvensjonen brukes til å automatisk gjenkjenne noe informasjon for dokumentet.
Dette gjøres automatisk i bakgrunnen ved å gjenkjenne navnekonvensjonen.
2 = Preliminary planning
ARK = Arkitektur
AN = Visning
02 = Andre overetasje
...
Tips: I tillegg til denne informasjonen kan du nå legge til status for et dokument. For eksempel: Utkast til innlevering, Godkjent, Arkivert, Avvist
Dersom vi nå ønsker å legge til informasjon, for eksempel om dette dokumentet er viktig for en byggesøknad eller DGNB-sertifisering, kan vi legge til dette ved å bruke merkelappen eller brukerdefinerte felt alternativer nevnt over.