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Die Ausführung von Vorgängen bei Genehmigungsanfragen hängt von den zugewiesenen Teamrollen im Workflow ab, der mit jeder Anfrage verknüpft ist.
Hinweis: Projektadministratoren haben vollständigen Lesezugriff, um alle Genehmigungsanfragen in einem Projekt anzuzeigen, und sind die einzige Rolle, die Workflows konfigurieren kann. Um jedoch schrittspezifische Vorgänge wie das Einreichen von Anfragen oder die Angabe von Validierungen auszuführen, müssen Administratoren explizite Mitglieder der designierten Submitter-, Reviewer- oder Final-Reviewer-Teams sein.
Die folgenden Themen werden in diesem Artikel beschrieben:
Zugriffsebenen/Genehmigungen - Zugriffmatrix/Seitenansicht - Genehmigungsaktionsmatrix - Operationaler/Genehmigungslebe
1. Zugriffsebenen für Seiten in Genehmigungen
Die Anzeige einer Genehmigungsanfrage und die Interaktion mit ihren Inhalten erfolgt auf drei verschiedenen Seitenebenen:
Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:
1.1 Genehmigungsseite (Listenansicht)
Zeigt die Übersichtsliste der Genehmigungsanfragekarten an.
Detaillierte Sichtbarkeitserregeln für Anfragen auf dieser Seite werden durch Teamrollenzuweisungen geregelt, wie in dem Artikel Sichtbarkeit der Genehmigungsseite und Teamrollen erläutert.
1.2 Genehmigungsinhaltsseite
Wird durch Auswahl einer Genehmigungsanfragekarte auf der Genehmigungsseite geöffnet.
Zugewiesene Reviewer-Teammitglieder und Final-Review-Teammitglieder können die gesamte Genehmigungsanfrage anzeigen, einschließlich aller Workflow-Schritte vor, während und nach ihrem zugewiesenen Schritt sowie die vollständige Historie der Validierungsangaben.
1.3 Dateiüberprüfungsseite
Wird durch Klicken auf Überprüfung oder Anzeigen für Dateien in einer Genehmigungsanfrage geöffnet.
Diese Seite bietet zwei verschiedene Modi:
1.3.1 Überprüfungsmodus
Wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Überprüfung“ im Namen eines aktiven Prüferteams geöffnet. Vollständige Anmerkungswerkzeuge stehen zur Verfügung, um Markups und Kommentare hinzuzufügen. Kann für alle Dokumente über die Registerkarte „Übersicht“ oder für ausgewählte Dokumente über das rechte Menü der Registerkarte „Dokumente“ gestartet werden.
1.3.2 Ansichtsmodus
Wird durch Klicken auf die Schaltfläche "Ansicht" geöffnet.
Wird im schreibgeschützten Modus ausgeführt, wobei nur das Ansichtstool in der Dokumentvorschau-Symbolleiste verfügbar ist.
1.3.3 Dokumentzugriffsanforderung
Um eine Datei auf der Seite "Dateiüberprüfung" in einem der beiden Modi zu öffnen, muss ein Mitglied zu einem zugewiesenen Workflow-Team gehören und mindestens Lesezugriff auf dieses spezifische Dokument in der Projektdokumentbibliothek haben.
Die Zugehörigkeit zu einem Überprüfungsteam umgeht nicht die Zugriffsbeschränkungen auf Dokumentebene in der Dokumentbibliothek.
2. Zugriffmatrix für Seitenansicht
Seitenansichtsebene | Absender-Teammitglied | Überprüfungs-Teammitglied | Finales Überprüfungs-Teammitglied |
Ebene 1: Genehmigungsseite | Erlaubt Siehe Artikel zur Sichtbarkeit der Genehmigungsseite | Erlaubt Siehe Artikel zur Sichtbarkeit der Genehmigungsseite | Erlaubt Siehe Artikel zur Sichtbarkeit der Genehmigungsseite |
Ebene 2: Genehmigungsinhaltsseite | Nur einreichendes Mitglied Zeigt vollständige Details der persönlich eingereichten Anfrage | Erlaubt (Vollständige Anfrage) Zeigt vollständige Anfrageerklärungen über alle Workflow-Schritte | Erlaubt (Vollständige Anfrage) Zeigt vollständige Anfrageerklärungen über alle Workflow-Schritte |
Ebene 3: Dateiüberprüfung (Ansichtsmodus) | Nur einreichendes Mitglied Schreibgeschützte Ansicht; erfordert Lesezugriff auf das Dokument | Erlaubt Schreibgeschützte Ansicht; erfordert Lesezugriff auf das Dokument | Erlaubt Schreibgeschützte Ansicht; erfordert Lesezugriff auf das Dokument |
Ebene 3: Dateiüberprüfung (Überprüfungsmodus) | - | Erlaubt Vollständige Anmerkungswerkzeuge; aktive Schritt-Teammitglieder mit Lesezugriff | Erlaubt Vollständige Anmerkungswerkzeuge; aktive letzte Schritt-Teammitglieder mit Lesezugriff |
3. Genehmigungsaktionsmatrix
3.1 Aktionsmatrix vor Einreichung
Die folgende Matrix enthält Details zu Berechtigungen für Aktionen, die vor der formellen Einreichung einer Genehmigungsanfrage zur Überprüfung ausgeführt werden.
Aktion / Vorgang | Absender-Teammitglied | Überprüfungs-Teammitglied | Finales Überprüfungs-Teammitglied |
Genehmigungsanfrage als Entwurf speichern | Nur Entwurfserstellter Erstellt/aktualisiert nicht eingereichte Genehmigungsanfrage-Entwurf | - | - |
Dokumente zur Genehmigungsanfrage im Entwurf hinzufügen | Nur Entwurfserstellter Fügt Dokumentrevisionen vor der Einreichung hinzu | - | - |
Dokument aus Entwurf verwerfen | Nur Entwurfserstellter Entfernt Dokumentrevisionen aus dem Entwurf | - | - |
Entwurf-Genehmigungstitel bearbeiten | Nur Ersteller des Entwurfs Bearbeitet den Titel vor der Einreichung | - | - |
Entwurf-Genehmigungsbeschreibung bearbeiten | Nur Ersteller des Entwurfs Bearbeitet die Beschreibung vor der Einreichung | - | - |
Genehmigungsanfrage zur Überprüfung einreichen | Nur einreichendes Mitglied Reicht Anfrage im Namen des ausgewählten Absender-Teams ein | - | - |
3.2 Aktionsmatrix nach Einreichung
Die folgende Matrix enthält Details zu Berechtigungen für Aktionen, die nach der Einreichung einer Genehmigungsanfrage zur Überprüfung ausgeführt werden.
Aktion / Vorgang | Absender-Teammitglied | Überprüfungs-Teammitglied | Finales Überprüfungs-Teammitglied |
Dokument aus Anfrage verwerfen | Zulässig (alle Schritte) Alle Mitglieder des Submitter-Teams, jederzeit vor der endgültigen Entscheidung | Erlaubt (nur aktiver Schritt) Mitglieder eines Reviewer-Teams, während ihr Review-Schritt der aktive ist | Zulässig (alle Schritte) Alle Mitglieder des Final Reviewer-Teams, jederzeit vor der endgültigen Entscheidung |
Validierung anzeigen (Genehmigen / Ablehnen) | - | Erlaubt (nur aktiver Schritt) Genehmigung oder Ablehnung pro Dokument anzeigen, während ihr Überprüfungsschritt der aktive ist. Nur bevor die Angabe des Teams eingereicht wurde | Zulässig (nur finaler Schritt) Gibt Genehmigung oder Ablehnung pro Dokument an, sobald die Anfrage die Phase der abschließenden Überprüfung erreicht hat. Nur bevor die endgültige Entscheidung eingereicht wird |
Validierungsanzeige ändern | - | Erlaubt (nur aktiver Schritt) Ändert eine Angabe, während ihr Überprüfungsschritt der aktive ist. Nicht mehr möglich, sobald die Angabe des Teams eingereicht wurde | Zulässig (nur finaler Schritt) Ändert einen Vermerk während des abschließenden Überprüfungsschritts. Nicht mehr möglich, sobald die endgültige Entscheidung eingereicht wurde |
Validierungsanzeige einreichen | - | Erlaubt (nur aktiver Schritt) Übermittelt die Validierungshinweise des Teams für ihren Schritt. Die Dokumente, die dieser abdeckt, sind gesperrt, und der Schritt wird nur abgeschlossen, sobald jedes Dokument einen übermittelten Hinweis hat | Zulässig (nur finaler Schritt) Führt die endgültige Genehmigungs- oder Ablehnungsentscheidung während des abschließenden Überprüfungsschritts aus. Die von ihr erfassten Dokumente werden veröffentlicht, und die Anfrage wird nur geschlossen, sobald jedes Dokument eine eingereichte Entscheidung hat |
Genehmigungstitel bearbeiten | Nur Anforderungsersteller Auch für Projektadministratoren verfügbar, ohne Mitgliedschaft im Submitter-Team | - | - |
Genehmigungsbeschreibung bearbeiten | Nur Anforderungsersteller Auch für Projektadministratoren verfügbar, ohne Mitgliedschaft im Submitter-Team | - | - |
4. Operationaler Abbau nach Genehmigungslebenszyklusphase
Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:
4.1 Entwurfs- und Einreichungsphase
Einreichende Mitglieder verwalten Genehmigungsanfragen während der anfänglichen Erstellungsphase. 3.1.1 Entwürfe von Genehmigungsanfragen erstellen und speichern Mitglieder, die einem für einen Workflow konfigurierten Submitter-Team zugewiesen sind, können eine neue Genehmigungsanfrage initiieren.
Das Speichern einer Genehmigungsanfrage als Entwurf erstellt einen nicht eingereichten Anforderungsbehälter, der es ermöglicht, Dokumentrevisionen hinzuzufügen und zu konfigurieren, bevor die Überprüfungs-Timeline gestartet wird.
Entwürfe von Genehmigungsanfragen bleiben ausschließlich für das einzelne Mitglied zugänglich, das sie erstellt hat.
Der Titel und die Beschreibung eines Genehmigungsentwurfs können vom Entwurfersteller jederzeit vor der Einreichung bearbeitet werden.
Hinweis: Dies bezieht sich streng auf den Entwurf-Genehmigungsanfrage-Container und nicht auf die Dokumentrevisionsstatusangaben
3.1.2 Hinzufügen von Dokumenten zu Genehmigungsanfrage-Entwürfen
Nachdem ein Genehmigungsanfrage-Entwurf gespeichert wurde, kann der Entwurfersteller weiterhin gemeinsame Dokumentrevisionen zu dieser Entwurfsanfrage hinzufügen, bevor er sie zur Überprüfung einreicht.
3.1.3 Genehmigungsanfragen zur Überprüfung einreichen
Das Einreichen einer Genehmigungsanfrage sperrt die Workflow-Auswahl und leitet die Überprüfungs-Timeline für in der ersten Überprüfungsphase konfigurierte Reviewer-Teams ein.
Der Titel und die Beschreibung bleiben nach der Einreichung bearbeitbar, entweder durch die Person, die die Genehmigungsanfrage erstellt hat, oder durch Projektadministratoren.
3.1.4 Dokumente aus Genehmigungsanfragen entfernen
Dokumentversionen können jederzeit vor Ausführung der endgültigen Genehmigungsentscheidung aus einer Genehmigungsanfrage entfernt werden.
Mitglieder des Submitter-Teams und Mitglieder des Final Reviewer-Teams können dies während des gesamten Workflows tun.
Mitglieder eines Teams, das einem Review-Schritt zugewiesen ist, können dies nur durchführen, während dieser Schritt der aktive ist.
In der Entwurfsstufe, bevor die Anfrage eingereicht wurde, können nur der Entwurfsersteller Dokumentversionen entfernen.
4.2 Überprüfungs- und Validierungsphase
Überprüfungs-Teams verarbeiten Dokumentvalidierungen während aktiver Überprüfungsschritte. 3.2.1 Zugriff auf vollständige Genehmigungsanfrageerklärungen (Ebene 2) Das Öffnen einer Genehmigungsanfragekarte gibt Überprüfungs-Teammitgliedern Zugriff auf die vollständige Genehmigungsinhaltsseite.
Reviewer können alle Dokumentangaben, Schritthistorien und Kommentare anzeigen, die über alle vorherigen und nachfolgenden Schritte eingereicht wurden, um vollständigen Kontext vor Entscheidungen zu gewährleisten.
3.2.2 Öffnen von Dokumenten zur Überprüfung (Ebene 3)
Das Klicken auf Überprüfung oder Ansicht öffnet die Dateiüberprüfungsseite.
Mitglieder können den Überprüfungsmodus für alle Dateien über die Registerkarte "Übersicht" oder für eine Auswahl von Dateien über das Kontextmenü auf der rechten Seite der Registerkarte "Dokumente" starten.
Mit Navigationswerkzeugen und einer Fortschrittsleiste können Sie die ausgewählten Dateirevisionen durchlaufen.
3.2.3 Verfügbarkeit von Anmerkungswerkzeugen
Beim Zugriff auf die Dateiüberprüfungsseite im Überprüfungsmodus im Namen eines Teams sind alle Dokumentanmerkungswerkzeuge verfügbar, um Markups hinzuzufügen.
Beim Zugriff auf die Seite im Ansichtsmodus ist nur das Ansichtstool im schreibgeschützten Modus aktiv.
3.2.4 Voraussetzungen für den Dokumentzugriff
Das Öffnen einer Datei auf der Dateiüberprüfungsseite erfordert mindestens Lesezugriff auf dieses spezifische Dokument in der Projektdokumentbibliothek.
3.2.5 Hinweisgebung und Übermittlung der Validierung
Mitglieder von Reviewer-Teams, die einem aktiven Schritt zugewiesen sind, können pro Dokument "Genehmigen" oder "Ablehnen" angeben.
Hinweise bleiben bearbeitbar, bis sie formell übermittelt werden.
Die formelle Übermittlung dokumentiert und sperrt die Entscheidung des Teams für die Dokumente, die dieser abdeckt.
Eine Übermittlung muss nicht alle Dokumente auf einmal abdecken.
Wenn sie nur einige von ihnen abdeckt, werden diese Hinweise gesperrt und der Schritt bleibt offen, da die verbleibenden Dokumente noch einen Hinweis zur Übermittlung haben.
Der Schritt wird abgeschlossen, sobald jedes Dokument einen übermittelten Hinweis hat.
4.3 Finale Genehmigungsphase
Teams für abschließende Überprüfung führen das endgültige Ergebnis einer Genehmigungsanfrage aus.
3.3.1 Überprüfung vorhergehender Validierungen (Ebene 2)
Mitglieder des bestimmten finalen Genehmigungsteams können die gesamte Genehmigungsanfrageinhaltsseite untersuchen, einschließlich aller Validierungsangaben, Markups und Kommentare, die von Überprüfungs-Teams über alle vorherigen Überprüfungsschritte eingereicht wurden.
3.3.2 Voraussetzungen für den Dokumentzugriff (Ebene 3)
Final Reviewer benötigen Lesezugriff auf die zugrunde liegenden Dokumente in der Dokumentbibliothek, um Dateiinhalte auf der Dateiüberprüfungsseite in der Vorschau anzuzeigen.
3.3.3 Ausführung der endgültigen Genehmigung oder Ablehnung
Ein Mitglied des Genehmigungsteams reicht die endgültige Entscheidung ein.
Die Entscheidung kann nur angegeben und geändert werden, sobald die Anfrage die Phase der abschließenden Überprüfung erreicht hat und nur bis zu ihrer Einreichung.
Die Genehmigung der Anfrage veröffentlicht die genehmigten gemeinsam genutzten Überarbeitungen, während die Ablehnung der Anfrage die Veröffentlichung gemäß der Workflow-Konfiguration verhindert.
Eine Entscheidung muss nicht alle Dokumente auf einmal abdecken.
Wenn sie nur für einige von ihnen eingereicht wird, werden diese Dokumente veröffentlicht und die Anfrage bleibt offen, da die verbleibenden Dokumente noch einen Validierungsvermerk zur Einreichung haben.
Die Genehmigungsanfrage wird geschlossen, sobald jedes Dokument darin eine eingereichte Entscheidung hat.