Der neue Status-Workflow ist eine bedarfsgesteuerte Funktion, die für laufende Projekte angefordert werden kann.
Neue Projekte, die auf der Basis eines Vorlagenprojekts erstellt werden, bei dem diese Funktion aktiviert ist, haben diese Funktion aktiviert.
Die ISO-19650-Serie ist ein internationaler Standard für Best Practices, der Informationsmanagementsysteme im breiteren Kontext der digitalen Transformation in der Bauindustrie definiert.
Viele Stakeholder in der Bauindustrie haben die ISO-19650 als Standard zur Verwaltung von Dokumentenlieferungs- und Genehmigungsprozessen in Projekten eingeführt.
Die folgenden Themen werden in diesem Artikel beschrieben:
Lebenszyklus eines Dokuments - Status-Workflow konfigurieren - Vertraut, aber anders - Status-Konfigurationszugriff - Genehmigungsworkflow - Status-Workflow deaktivieren - Vorteile der/Status-Workflows
1. Lebenszyklus eines Dokuments
Nach dem ISO-Standard kann ein Dokument vier verschiedene Zustände haben;
Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:
🏗️ Arbeit in Bearbeitung (WiP) - 👥 Geteilt - 📰 Veröffentlicht - 📦 Archiviert - Dokumentzustände/ISO 19650 - Workflow in Catenda Hub
1.1 🏗️ Arbeit in Bearbeitung (WiP)
Dateien, an denen gearbeitet wird und die in der lokalen Umgebung des Benutzers ständig überschrieben werden.
Diese Dateien werden in der Regel nur in Catenda hochgeladen, damit Personen den Fortschritt des Benutzers sehen können.
1.2 👥 Geteilt
Dateien, die bereit sind, mit anderen Projektmitgliedern geteilt zu werden, um Abstimmungen und abschließende Überprüfungen verschiedener Gewerke und/oder Fachleute vorzunehmen.
Diese Dateien werden in Catenda hochgeladen und an die jeweiligen Parteien zur Überprüfung und Genehmigung gesendet.
1.3 📰 Veröffentlicht
Dateien, die koordiniert, finalisiert und als vertragliche Liefergegenstände akzeptiert wurden.
Diese Dateien haben einen Überprüfungsprozess durchlaufen und gelten als "bereit für die nächste Phase (Konstruktion, Übergabe, Mengenaufnahme, Genehmigungserteilung, usw.)"
1.4 📦 Archiviert
Die Informationen wurden verwendet und können archiviert werden, um bei Bedarf später noch verfügbar zu sein (Audit, Erstellung der Akte der durchgeführten Arbeiten, etc.)
1.5 Dokumentzustände - ISO 19650
1.6 Workflow in Catenda Hub
2. Status-Workflow konfigurieren
Die Aktivierung und Konfiguration des freigegebenen Status-Workflows sind für Projektadministratoren reserviert.
Zugriff erforderlich Konfigurationszugriff für den Dokumentstatus im Zugriffssteuerungsbereich der Projekteinstellungsseite.
Mitglieder mit diesem Zugriff haben nur Zugriff auf das Status-Konfigurationsmenü in den Dokumenteinstellungen.
Sie können die anderen Menüs in den Dokumenteinstellungen nicht sehen oder ändern.
Navigieren Sie unter Dokumenteinstellungen zu Status-Workflow und aktivieren Sie freigegebene Status
Definieren Sie die freigegebenen und veröffentlichten Status, die im Projekt verwendet werden sollen.
Legen Sie den Standard-Freigabestatus für neue Revisionen fest.
Neue Revisionen werden zunächst als freigegebene Revisionen hochgeladen, die später veröffentlicht werden können.
Der Standardstatus muss daher ein freigegebener Revisionsstatus sein.
Dieser Status wird in der Upload-Dialogfeld für jeden Dokumentupload ausgewählt und kann während des Upload-Prozesses in einen anderen freigegebenen Status geändert werden.
3. Vertraut, aber anders
Nach der Aktivierung des Status-Workflows werden über den Tabellen mit Dokumenten und Modellen zwei Registerkarten angezeigt.
Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:
Arbeitsbereich - Veröffentlicht - Neue/Revisionen hochladen - Freigegebene/veröffentlichen - Zugriffssteuerung - Haupt- und/Nebenversionsnummer - Dokumentvorschau öffnen - Revisionsinformationen - Freigegebene/in Catenda Site
3.1 Arbeitsbereich
Alle Uploads neuer Revisionen erfolgen hier.
Die neueste freigegebene Revision wird für jedes Dokument und Modell angezeigt.
3.2 Veröffentlicht
Eine gespiegelte Version der Arbeitsbereich-Registerkarte.
Die gleiche Ordnerstruktur wie im Arbeitsbereich wird angezeigt.
Es werden nur Dokumente und Modelle mit veröffentlichten Revisionen angezeigt.
Hinweis: Freigegebene Revisionen in der Revisionsübersicht der Dokumentvorschau anzeigen, auch wenn Sie das Dokument auf der Registerkarte "Veröffentlicht" geöffnet haben. Zugriff erforderlich: Freigegebene Revisionen
3.3 Neue freigegebene Revisionen hochladen
Der Revisionsstatus wird für jede hochgeladene Datei in der Upload-Dialogfeld angezeigt.
Der Revisionsstatus wird für jede aus einer gezippten Datei extrahierte Datei angewendet.
3.4 Freigegebene Revisionen veröffentlichen
Mehrere Dokumente in der Dokumentstruktur
Eine Veröffentlichungsaktion steht im vorhandenen Elementaktionsmenü eines oder mehrerer ausgewählter Dokumente mit freigegebenen Revisionen zur Verfügung.
Einzelne Revision in Dokumentvorschau oder Dokumentstruktur
Eine Veröffentlichungsaktion ist als Symbol und im Aktionsmenü der Revisionsinformation einer freigegebenen Revision im rechten Informationsmenü verfügbar.
Mehrere Modelle
Eine Veröffentlichungsaktion steht in den Revisionsinformationen eines Dokuments mit einer freigegebenen Revision im rechten Informationsmenü in der Dokumentstruktur und in der Dokumentvorschau zur Verfügung.
Zugriff erforderlich: Freigegebene Revisionen
3.5 Zugriffssteuerung
Nach der Aktivierung des Status-Workflows werden rechts neben der Zugriffsspalte in der Zugriffssteuerdialogfeld eines Ordners oder Dokuments zwei neue Spalten angezeigt.
Die folgende Tabelle erläutert, wie die Häkchen die Benutzererfahrung für jede Zugriffsstufe beeinflussen.
Aktivieren Sie "Kann veröffentlichen" für ein Mitglied oder Team mit Schreibzugriff, um ihnen das Veröffentlichen von freigegebenen Revisionen und das Bearbeiten von veröffentlichten Revisionsstatus zu ermöglichen.
Deaktivieren Sie "Freigegebene Revisionen anzeigen" für ein Mitglied oder Team mit Lesezugriff, damit sie nur offizielle, veröffentlichte Revisionen sehen.
Freigegeben Veröffentlichter Zugriff | Lesen | Schreiben |
Kann "Freigegebene Revisionen anzeigen" aktivieren | Kann aktiviert werden. | Immer aktiviert |
Kann "Kann veröffentlichen" aktivieren | Nie aktiviert | Kann deaktiviert werden. |
Dokumente anzeigen | Dokumente mit nur freigegebenen Revisionen sind nur sichtbar, wenn "Freigegebene Revisionen anzeigen" aktiviert ist | Sowohl Dokumente mit freigegebenen als auch Dokumente mit veröffentlichten Revisionen sind sichtbar |
Freigegebene Revisionen in Dokumentinformationen anzeigen | Freigegebene Revisionen sind nur sichtbar, wenn "Freigegebene Revisionen anzeigen" aktiviert ist | Sowohl freigegebene als auch veröffentlichte Revisionen sind sichtbar |
Freigegebene Revisionsstatus bearbeiten und anzeigen | Angezeigt, wenn "Freigegebene Revisionen anzeigen" aktiviert ist, aber nicht bearbeitet | x |
Veröffentlichte Revisionsstatus bearbeiten und anzeigen | Kann nur veröffentlichten Revisionsstatus anzeigen | Bearbeiten, wenn "Kann veröffentlichen" aktiviert ist, andernfalls nur zur Anzeige |
Dokumente veröffentlichen | - | Veröffentlichen, wenn "Kann veröffentlichen" aktiviert ist |
3.6 Haupt- und Nebenversionsnummern
Freigegebene Revisionen haben eine Nebenversionsnummer (z.
B. #0.1, #2.3, #4.1) Veröffentlichte Revisionen haben eine Hauptversionsnummer (#1, #2, #3 und so weiter)
3.7 Dokumentvorschau öffnen
In der Dokumentstruktur wird die neueste Revision angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.
Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments, um die Dokumentvorschau der angezeigten Revision zu öffnen.
Arbeitsbereich-Registerkarte
Die neueste Revision in der Arbeitsbereich-Registerkarte kann sein: Freigegebene Revision - Zugriff erforderlich: Freigegebene Revisionen Veröffentlichte Revision - Zugriff erforderlich: Lesen
Registerkarte "Veröffentlicht"
Die neueste Revision auf der Registerkarte "Veröffentlicht" kann sein: Veröffentlichte Revision - Zugriff erforderlich: Lesen
Hinweis: Freigegebene Revisionen können in der Revisionsübersicht der Dokumentvorschau sichtbar sein, auch wenn Sie das Dokument auf der Registerkarte "Veröffentlicht" geöffnet haben. Zugriff erforderlich: Freigegebene Revisionen
3.8 Revisionsinformationen
Wählen Sie ein einzelnes Dokument aus oder öffnen Sie die Dokumentvorschau, indem Sie auf das Dokument klicken.
Informationen zur aktuellen Revision werden im rechten Informationsmenü angezeigt.
- Veröffentlichen Sie die aktuelle Revision mit der Veröffentlichungsaktion.
Zugriff erforderlich: Freigegebene Revisionen
- Ändern Sie einen Freigabe-Revisionsstatus in einen anderen Freigabe-Revisionsstatus.
Zugriff erforderlich: Lesezugriff und freigegebene Revisionen
- Ändern Sie einen veröffentlichten Revisionsstatus in einen anderen veröffentlichten Revisionsstatus.
Zugriff erforderlich: Schreibzugriff und veröffentlichte Revisionen
Revisionsinformations-Dialogfeld
Klicken Sie auf das Revisionsfeld, um eine Übersicht aller Revisionen des Dokuments in der Revisionsinformations-Dialogfeld anzuzeigen.
Ein grüner Link zwischen einer veröffentlichten und einer freigegebenen Revision zeigt an, welche freigegebene Revision veröffentlicht wurde.
3.9 Freigegebene und veröffentlichte Revisionen in Catenda Site
Nur veröffentlichte Revisionen sind in Catenda Site sichtbar.
4. Status-Konfigurationszugriff
Der Bearbeitungszugriff auf die Dokumentstatus-Konfiguration kann auf der Projekteinstellungsseite konfiguriert werden:
Der Dokumentstatus kann dann konfiguriert von den Einstellungen im Dokumente-Abschnitt aus konfiguriert werden:
Schließlich kann dieser Dokumentstatus dem Dateiüberprüfungsstatus zugewiesen werden, auf den über die Schaltfläche mit drei Punkten oben rechts im Genehmigungsabschnitt zugegriffen werden kann. Es ist auch möglich, hier eine Topic-Vorlage zu konfigurieren.
5. Genehmigungsworkflow
Ein Genehmigungsworkflow wird von einem Administrator erstellt.
Einreichungs-Team
Überprüfungs-Team (mindestens ein Genehmigungsschritt erforderlich)
Team der endgültigen Überprüfer
Ein Mitglied eines Einreichungsteams reicht einen Genehmigungsantrag mit einer Reihe von freigegebenen Revisionen auf der Genehmigungsseite ein.
Mitglieder der Einreichungsteams, die dem Schritt zugewiesen sind, überprüfen die in der Genehmigung eingereichten Dokumente und geben entweder eine genehmigte oder abgelehnte Validierung ab.
Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, überprüft ein Mitglied des Teams der endgültigen Überprüfer die Validierungen, die im Namen der verschiedenen Teams in jedem Schritt eingereicht wurden, und gibt seine endgültige Validierung von genehmigt, mit Kommentar genehmigt oder abgelehnt ab.
Der endgültige Genehmiger kann eine endgültige, informierte Entscheidung treffen, ob dieses Dokument veröffentlicht (genehmigt) oder abgelehnt (als freigegeben verbleibend) werden soll
5.1 Legacy-Genehmigungsworkflow
Ein Genehmigungsantrag benennt einen Verleger (Person, die für die endgültige Entscheidung über die Veröffentlichung zuständig ist) und einen oder mehrere Überprüfer, die für die Validierung (oder nicht) des Dokumentensatzes zuständig sind
Jeder Reviewer entscheidet, ob das freigegebene Dokument genehmigt, mit Kommentar genehmigt oder abgelehnt wird
Am Ende der Überprüfung wählt der Publisher das Ergebnis der Genehmigung aus, indem er die zu veröffentlichenden Dokumente auswählt.
Aus den Genehmigungseinstellungen können Themen im Zusammenhang mit den Dokumenten erstellt werden, um den Prozess später nachverfolgen zu können
Eine detaillierte Demonstration dieser Schritte wird im folgenden Tutorial gezeigt:
6. Status-Workflow deaktivieren
Wenn Sie den Status-Workflow ausschalten möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf das Optionsfeld in den Dokumenteinstellungen klicken.
Die veröffentlichten und freigegebenen Registerkarten im Dokumentabschnitt werden dann verschwinden.
Dokumente, die hochgeladen werden, während der Status-Workflow nicht aktiviert ist, werden als veröffentlicht hochgeladen und werden auf der Registerkarte "Veröffentlicht" angezeigt, wenn der Status-Workflow aktiviert wird.
7. Vorteile der Verwendung des Status-Workflows
Die Registerkarte "Veröffentlicht" dient als ausgewiesener Bereich für vertragliche Dokumente. Projektmitglieder können überprüfte Dokumente leicht finden.
Dokumente werden vor der Veröffentlichung validiert
Sie können Ihren Lieferprozess basierend auf der ISO 19650 viel leichter konfigurieren
Koordinations-/Kollaborationsdokumente sind von vertraglichen Dokumenten getrennt
Mehrere freigegebene Revisionen können ausgewählt und heruntergeladen werden, während in der vorherigen Version Entwürfe nur einzeln heruntergeladen werden konnten
Begrenzen Sie, was Personen in der mobilen App Catenda Site sehen können