Sie können die Einstellungen der Dokumentenbibliothek als Unterseite der Seite Dokumente finden.

In den Dokumenten-Einstellungen finden Sie Optionen, mit denen Sie Ihre Dokumenten-Bibliothek konfigurieren können:

Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Zugriffsübersicht des Bereichs Dokumente. Hier können Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welches Team oder Mitglied Zugriff auf welche Ordner im Bereich Dokumente hat.

Im Menü Zugriffskontrolle können Sie den Zugriff auf den Stammordner des Dokumentenbereichs festlegen.

Dieser Zugriff funktioniert genauso wie der Zugriff auf die Ordner in den Dokumenten im Bereich Dokumente. Sie können sich das so vorstellen, dass Sie den Zugriff auf den Ordner konfigurieren, der alle Ordner und Dokumente auf der höchsten Ebene im Bereich Dokumente enthält.

Wenn Sie den Workflow Status aktivieren, können Sie den Status auf Dateien anwenden.

Wenn Sie diesen Workflow aktivieren, werden neue Dokumente standardmäßig als Entwürfe hochgeladen. Sie sehen dann, dass in Ihren Dokumenten-Einstellungen drei Status festgelegt sind.

Es gibt zwei Arten von Status: Wenn ein neues Dokument als Entwurf hochgeladen wird, kann der Benutzer zwischen einem der Entwurfsstatus wählen, und wenn das Kontrollkästchen Entwurf deaktiviert ist, wird das Dokument als veröffentlichtes Dokument hochgeladen. Der Benutzer kann dann zwischen einem der Veröffentlichungsstatus wählen.

Ein neuer Status kann eine Farbe und einen Namen haben und kann entweder ein veröffentlichter oder ein Entwurfsstatus sein.

Sie können einen Status bearbeiten, indem Sie auf die Bleistift-Schaltfläche rechts neben dem Status klicken.

Sie können die Farbe und den Namen des Status ändern, aber nicht, um welche Art von Status es sich handelt.

Sie können einen Status archivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Mülleimer rechts neben dem Status klicken.

Wenn es Dokumente mit diesem Status gibt, können Sie den Status immer noch sehen, aber er ist jetzt durchgestrichen, weil er nicht mehr verwendet wird.

Archivierte Status können jederzeit wiederhergestellt werden, indem Sie auf "Archivierte Status anzeigen" klicken. Hier sehen Sie alle Ihre archivierten Status und können sie wiederherstellen.

Wenn Sie nicht möchten, dass beim Hochladen einer Datei das Kontrollkästchen "Entwurf" angezeigt wird, Sie aber dennoch den Status "veröffentlicht" für Ihre Dokumente verwenden möchten, können Sie alle Entwurfsstatus archivieren und trotzdem die Option "veröffentlicht" beibehalten.
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Wenn eine neue veröffentlichte Revision entweder durch Hochladen oder durch Veröffentlichung von Entwürfen als Ergebnis einer Genehmigung erstellt wird, können Sie wählen, welchen Status sie standardmäßig haben soll. Dieser Status kann vor der Veröffentlichung eines jeden Dokuments noch geändert werden.

Wenn Sie auf der Seite Namenskonvention in den Projekteinstellungen Namenskonventionen eingerichtet haben, können Sie hier auswählen, auf welchen Ordner die Namenskonvention angewendet werden soll.

Wenn Sie eine Konvention anwenden, müssen alle neuen Dokumente in dem Ordner und den Unterordnern diese Konvention erfüllen:

Um eine Benennungskonvention zu entfernen, drücken Sie auf das X

Benutzerdefinierte Felder kommen schon an verschiedenen Stellen in Catenda HUB zum Einsatz. So beispielsweise in der Namenskonvention oder aber in dem Themenbereich.
Nun ist es ebenfalls möglich, benutzerdefinierte Felder im bereich der Dokumente einzusetzen.
Diese sind dann Ergänzungen oder Erweiterungen zu Dokumenten in Form vom Metadaten. Nachfolgend erklären wir euch, wie man diese einem Ordner zuweisen kann. Den Anwendungsfall der Metadaten auf Dokumente erklären wir detailliert in diesem Beitrag. (Link)

Begebt euch erneut in die Einstellungen im Dokumentenbereich:
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Ihr könnt nun in dem sich öffnenden Einstellungen je Ordner benutzerdefinierte Felder zu Dokumenten und / oder Revisionen zuweisen.

Name: Name des benutzerdefinierten Feld

Typ: Typ des benutzerdefinierten Feld

Ist erforderlich: Gebt an, ob diese Metadatei eine zwingende Information ist oder nicht

Standardwert: Stellt ggfs. einen Standardwert ein, der beim hochladen eines Dokumentes vergeben wird

Drückt zum Ende der Einstellungen auf "Speichern"

In den gleichen Einstellungen könnt ihr ebenfalls die Option QR-Code aktivieren. Mit dieser Funktion wird beim Upload eines Dokumentes ein QR Code auf das entsprechende Dokument gedruckt. Schaut euch hierzu gesondert folgenden Support Artikel über QR-Code auf PDF´s an.