Dieser Artikel wurde vollständig maschinell übersetzt.
Ein wesentlicher Teil der Common Data Environment Catenda HUB ist der Dokumentenbereich.
Dieser Artikel erläutert, wie Sie diesen Bereich strukturieren und die einzelnen Funktionen für eine bessere Organisation nutzen können.
Es gibt 3 Ansätze zur Organisation des Dokumentenbereichs.
1. Eine klassische Ordnerstruktur, in der Dokumente und Dateien organisiert gespeichert werden 2. Die Verwendung von Metadaten zur Ermöglichung der Organisation von Dokumenten und Dateien sowie zum Abrufen von Dateien. 3. Kombination von Ordnerstruktur und Metadaten
Hinweis: Eine Kombination dieser beiden Varianten ist oft sinnvoll und bietet viele Vorteile.
Hier ist ein Vergleich der Vor- und Nachteile dieser 2 Varianten:
Klassische Ordnerstruktur:
Vorteile | Nachteile |
Strukturiertes Design | Ordnerstruktur muss erstellt und verwaltet werden |
Hilfe bei der Suche nach Dokumenten | Dokumente müssen in einzelnen Ordnern gespeichert werden und können nicht themenübergreifend organisiert werden |
Zugriffseinstellungen können über Ordner erstellt werden |
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Dokumentstruktur basierend auf Metadaten
Vorteile | Nachteile |
Freie Struktur | Hohes Maß an Disziplin und verbindliche Richtlinien erforderlich |
Dokumentenspeicherung und -suche ist dynamisch | Dokumente müssen gemäß den Vorgaben benannt und mit Metadaten versehen werden |
Kombination beider Varianten:
Vorteile | Nachteile |
Strukturierte Organisation basierend auf Ordnerstruktur kombiniert mit weiteren möglichen Metadaten für einen dynamischen Ansatz | Beide müssen im Voraus gut koordiniert werden |
Dokumente können sehr einfach über die Ordnerstruktur und den Namen + Metadaten zugewiesen und gefunden werden |
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Die folgenden Themen werden in diesem Artikel beschrieben:
1. Beispielordnerstruktur
Gute Vorschläge zur Erstellung einer Ordnerstruktur finden Sie in diesem Artikel.
Sie können auch ein Beispiel einer Ordnerstruktur finden, die von der Staatlichen Bauleitung Bayern unter dem folgenden Link verwendet wird.
Ordnerstrukturen können sehr unterschiedlich aufgebaut werden.
Dies hängt einerseits von den Anforderungen des Projekts und des zugehörigen Projektteams ab und andererseits von einem verwendeten Planschlüssel.
1.1 Beispiel - Strukturen nach Phase trennen
Eine Ordnerstruktur wird basierend auf den Leistungsphasen aufgebaut.
Dies trennt klar, welche Dokumente aus welchen Verwaltungsphasen in welchen Ordnern gespeichert werden.
Aber was passiert mit Dokumenten, die für alle Leistungsphasen gelten?
Man könnte meinen, dass wenn die Dokumente in den Ordnern der verschiedenen Leistungsphasen organisiert werden, diese Information beispielsweise im Planschlüssel nicht mehr benötigt wird.
Aber was passiert, wenn ein Plan ausgedruckt oder digital zur Baustelle gesendet wird?
Auch hier sollte der Planname verwendet werden, um das genaue Dokument zu identifizieren.
Im besten Fall bilden die Ordnerstruktur und der Planschlüssel eine Einheit, die für alle beteiligten Parteien während des gesamten Projektverlaufs funktioniert.
2. Metadaten für Dokumente:
Die Verwendung von sogenannten Metadaten für Dokumente und Dateien ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden.
Einige Dokumentmetadaten werden direkt von Catenda HUB generiert und im Dokument gespeichert.
Beispielsweise sind das Upload-Datum, der Autor des Dokuments oder die Dateigröße direkt sichtbar.
Zusätzlich zu den automatisch angezeigten Metadaten können Sie in Catenda HUB auch Ihre eigenen Metadaten erstellen.
Über die benutzerdefinierten Attribute oder die Etiketten.
2.1 Beispiel:
Ein Dokument wird mit einem Planschlüssel 2-ARC-AN-02-00-second floor plan.pdf hochgeladen.
Die Namenskonvention wird verwendet, um automatisch einige Informationen über das Dokument auszulesen.
Dies geschieht automatisch im Hintergrund durch das Erkennen der Namenskonvention. 2 = Vorplanung ARC = Architektur AN = Ansicht 02 = 2. Obergeschoss ...
Hinweis: Zusätzlich zu diesen Informationen können Sie nun beispielsweise den Status eines Dokuments hinzufügen. Zur Einreichung eingereicht, Genehmigt, Archiviert, Abgelehnt
Wenn wir nun Informationen hinzufügen möchten, beispielsweise ob dieses Dokument wichtig für einen Bauantrag oder eine DGNB-Zertifizierung ist, können wir dies über die oben genannten Etiketten- oder benutzerdefinierten Feldoptionen hinzufügen.