Cet article a été entièrement traduit automatiquement.
L'exécution des opérations sur les demandes d'approbation dépend des rôles d'équipe assignés dans le flux de travail associé à chaque demande.
Remarque : Les administrateurs de projet disposent d'un accès complet en lecture pour afficher toutes les demandes d'approbation dans un projet et sont les seuls rôles capables de configurer les flux de travail. Cependant, pour effectuer des opérations spécifiques à une étape, telles que soumettre des demandes ou indiquer des validations, les administrateurs doivent être des membres explicites des Équipes de soumetteur, réviseur ou réviseur final désignées.
Les sujets suivants sont décrits dans cet article :
Niveaux/dans les approbations - Matrice/à la vue des pages - Matrice des/d'approbation - Ventilation/de l'approbation
1. Niveaux d'accès aux pages dans les approbations
L'affichage d'une demande d'approbation et l'interaction avec son contenu se produisent sur trois niveaux de page distincts :
Les sujets suivants sont décrits dans cette section :
1.1 Page des approbations (Vue de liste)
Affiche la liste de vue d'ensemble des cartes de demande d'approbation.
Les règles de visibilité détaillées des demandes sur cette page sont régies par les assignations de rôles d'équipe comme expliqué dans l'article Visibilité de la page des approbations et rôles des Équipes.
1.2 Page de contenu de l'approbation
Ouvert en sélectionnant une carte de demande d'approbation à partir de la page des approbations.
Les Membres d'équipe réviseurs assignés et les Membres d'équipe de révision finale peuvent afficher l'ensemble de la demande d'approbation, y compris toutes les étapes du flux de travail avant, pendant et après leur étape assignée, ainsi que l'historique complet des indications de validation.
1.3 Page de révision des fichiers
Ouvert en cliquant sur révision ou affichage pour les fichiers dans une demande d'approbation.
Cette page fournit deux modes distincts :
1.3.1 Mode de révision
Ouvert en cliquant sur le bouton Révision au nom d'une équipe réviseur active.
Les outils d'annotation complets sont disponibles pour ajouter des annotations et des commentaires.
Peut être lancé pour tous les Documents via l'onglet Aperçu, ou pour les Documents sélectionnés via le menu droit de l'onglet Documents.
1.3.2 Mode Affichage
Ouvert en cliquant sur le bouton Affichage.
Fonctionne en mode lecture seule où seul l'outil Affichage est disponible dans la barre d'outils d'aperçu du Document.
1.3.3 Exigence d'accès aux documents
Pour ouvrir un fichier sur la page de révision des fichiers dans l'un ou l'autre mode, un Membre doit appartenir à une équipe de flux de travail assignée et détenir au moins un accès en lecture à ce Document spécifique dans la Bibliothèque de Documents du projet.
L'appartenance à une équipe réviseur ne contourne pas les restrictions d'accès au niveau du Document dans la Bibliothèque de Documents.
2. Matrice d'accès à la vue des pages
Niveau de vue de la page | Membre d'équipe de soumetteur | Membre d'équipe réviseur | Membre d'équipe réviseur final |
Niveau 1 : Page des approbations | Autorisé Voir l'article sur la visibilité de la page des approbations | Autorisé Voir l'article sur la visibilité de la page des approbations | Autorisé Voir l'article sur la visibilité de la page des approbations |
Niveau 2 : Page de contenu de l'approbation | Soumetteur membre seulement Affiche les détails complets de la demande personnellement soumise | Autorisé (demande complète) Affiche les détails complets de la demande dans toutes les étapes du flux de travail | Autorisé (demande complète) Affiche les détails complets de la demande dans toutes les étapes du flux de travail |
Niveau 3 : Révision des fichiers (Mode Affichage) | Soumetteur membre seulement Affichage en lecture seule ; nécessite un accès en lecture au Document | Autorisé Affichage en lecture seule ; nécessite un accès en lecture au Document | Autorisé Affichage en lecture seule ; nécessite un accès en lecture au Document |
Niveau 3 : Révision des fichiers (Mode de révision) | - | Autorisé Outils d'annotation complets ; Membres d'équipe d'étape actifs avec accès en lecture | Autorisé Outils d'annotation complets ; Membres d'équipe d'étape finale active avec accès en lecture |
3. Matrice des actions d'approbation
3.1 Matrice des actions pré-soumission
La matrice ci-dessous détaille les autorisations pour les actions effectuées avant qu'une demande d'approbation ne soit formellement soumise pour révision.
Action / Opération | Membre d'équipe de soumetteur | Membre d'équipe réviseur | Membre d'équipe réviseur final |
Enregistrer la demande d'approbation en tant que brouillon | Créateur de demande de brouillon seulement Crée/met à jour le brouillon de demande d'approbation non soumis | - | - |
Ajouter des documents à la demande d'approbation de brouillon | Créateur de demande de brouillon seulement Ajoute des révisions de Documents avant la soumission | - | - |
Supprimer le document du brouillon | Créateur de demande de brouillon seulement Supprime les révisions de Documents du brouillon | - | - |
Modifier le titre du brouillon d'approbation | Créateur de la demande de brouillon uniquement Modifie le titre avant la soumission | - | - |
Modifier la description du brouillon d'approbation | Créateur de la demande de brouillon uniquement Modifie la description avant la soumission | - | - |
Soumettre la demande d'approbation pour révision | Soumetteur membre seulement Soumet la demande au nom de l'Équipe de soumetteur sélectionnée | - | - |
3.2 Matrice des actions post-soumission
La matrice ci-dessous détaille les autorisations pour les actions effectuées après qu'une demande d'approbation a été soumise pour révision.
Action / Opération | Membre d'équipe de soumetteur | Membre d'équipe réviseur | Membre d'équipe réviseur final |
Supprimer le document de la demande | Autorisé (toutes les étapes) Tout membre de l'équipe de soumission, à tout moment avant la décision finale | Autorisé (étape active uniquement) Membres d'une équipe d'examen, pendant que leur étape d'examen est active | Autorisé (toutes les étapes) Tout membre de l'équipe d'examen final, à tout moment avant la décision finale |
Indiquer la validation (Approuver / Rejeter) | - | Autorisé (étape active uniquement) Indique approuver ou rejeter par Document, tandis que leur étape de révision est celle active. Uniquement avant que l'indication de l'équipe ait été soumise | Autorisé (étape finale uniquement) Indique approuver ou rejeter par document, une fois que la demande a atteint l'étape de révision finale. Uniquement avant que la décision finale n'ait été soumise |
Modifier l'indication de validation | - | Autorisé (étape active uniquement) Modifie une indication tandis que leur étape de révision est celle active. N'est plus possible une fois que l'indication de l'équipe a été soumise | Autorisé (étape finale uniquement) Modifie une indication lors de l'étape de révision finale. Plus possible une fois que la décision finale a été soumise |
Soumettre l'indication de validation | - | Autorisé (étape active uniquement) Soumet les indications de validation de l'équipe pour son étape. Les Documents qu'elle couvre sont verrouillés, et l'étape ne se termine que lorsque chaque Document a une indication soumise | Autorisé (étape finale uniquement) Exécute la décision d'approbation ou de rejet final lors de l'étape de révision finale. Les documents qu'elle couvre sont publiés, et la demande se ferme uniquement une fois que chaque document a une décision soumise |
Modifier le titre de l'approbation | Créateur de la demande uniquement Également disponible pour les administrateurs de projet, sans adhésion à l'équipe de soumetteurs | - | - |
Modifier la description de l'approbation | Créateur de la demande uniquement Également disponible pour les administrateurs de projet, sans adhésion à l'équipe de soumetteurs | - | - |
4. Ventilation opérationnelle par phase du cycle de vie de l'approbation
Les sujets suivants sont décrits dans cette section :
4.1 Phase de rédaction et de soumission
Les membres soumetteurs gèrent les demandes d'approbation lors de l'étape initiale de création. 3.1.1 Créer et enregistrer des brouillons de demandes d'approbation Les membres assignés à une équipe de soumetteurs configurée pour un flux de travail peuvent initier une nouvelle demande d'approbation.
L'enregistrement d'une demande d'approbation en tant que brouillon crée un conteneur de demande non soumis, permettant l'ajout et la configuration des révisions de documents avant de lancer la chronologie d'examen.
Les brouillons de demandes d'approbation restent accessibles exclusivement au membre individuel qui les a créés.
Le titre et la description d'une demande d'approbation de brouillon peuvent être modifiés par le créateur du brouillon à tout moment avant la soumission.
Remarque : Ceci se rapporte strictement au conteneur de demande d'approbation de brouillon, non aux statuts de révision de Documents
Ajout de documents aux demandes d'approbation de brouillon
Après l'enregistrement d'une demande d'approbation de brouillon, le créateur du brouillon peut continuer à ajouter des révisions de Documents partagés à cette demande de brouillon avant de la soumettre pour révision.
3.1.3 Soumettre les demandes d'approbation pour examen
La soumission d'une demande d'approbation verrouille la sélection du flux de travail et initie la chronologie d'examen pour les équipes d'examinateurs configurées à la première étape d'examen.
Le titre et la description restent modifiables après la soumission, par la personne qui a créé la demande d'approbation et par les administrateurs de projet.
3.1.4 Suppression de documents des demandes d'approbation
Les révisions de documents peuvent être supprimées d'une demande d'approbation à tout moment avant l'exécution de la décision d'approbation finale.
Les Membres des équipes de soumission et les Membres des équipes d'examen final peuvent le faire tout au long du flux de travail.
Les Membres d'une équipe assignée à une étape d'examen peuvent le faire uniquement pendant que cette étape est active.
Au stade du brouillon, avant la soumission de la demande, seul le créateur du brouillon peut supprimer les révisions de documents.
4.2 Phase de révision et de validation
Les Équipes réviseurs traitent les validations de Documents lors des étapes de révision actives. Accès aux détails complets de la demande d'approbation (niveau 2) L'ouverture d'une carte de demande d'approbation donne aux Membres d'équipe réviseur un accès à la page complète de contenu de l'approbation.
Les réviseurs peuvent afficher tous les détails du Document, les historiques d'étape et les commentaires soumis dans toutes les étapes précédentes et suivantes, garantissant un contexte complet avant de prendre des décisions.
Ouverture de documents pour révision (niveau 3)
En cliquant sur révision ou affichage, la page de révision des fichiers s'ouvre.
Les Membres peuvent lancer le mode de révision pour tous les fichiers via l'onglet Aperçu ou pour une sélection de fichiers via le menu droit de l'onglet Documents.
Les outils de navigation et une barre de progression permettent de parcourir les révisions de fichiers sélectionnées.
Disponibilité des outils d'annotation
Lors de l'accès à la page de révision des fichiers en mode de révision au nom d'une Équipe, tous les outils d'annotation de Document sont disponibles pour ajouter des annotations.
Lors de l'accès à la page en mode Affichage, seul l'outil Affichage est actif en mode lecture seule.
Conditions préalables d'accès aux documents
L'ouverture d'un fichier sur la page de révision des fichiers nécessite au moins un accès en lecture à ce Document spécifique dans la Bibliothèque de Documents du projet.
3.2.5 Indication et soumission de la validation
Les Membres des Équipes d'examen assignés à une étape active peuvent indiquer Approuver ou Rejeter par Document.
Les indications restent modifiables jusqu'à leur soumission formelle.
La soumission enregistre formellement et verrouille la décision de l'équipe pour les Documents qu'elle couvre.
Une soumission ne doit pas couvrir chaque Document à la fois.
Lorsqu'elle ne couvre que certains d'entre eux, ces indications sont verrouillées et l'étape reste ouverte, car les Documents restants ont toujours une indication à soumettre.
L'étape se termine une fois que chaque Document a une indication soumise.
4.3 Phase d'approbation finale
Les Équipes réviseurs finaux exécutent le résultat définitif d'une demande d'approbation.
Révision des validations précédentes (niveau 2)
Les Membres de l'Équipe d'approbation finale désignée peuvent examiner toute la page de contenu de demande d'approbation, y compris toutes les indications de validation, les annotations et les commentaires soumis par les Équipes réviseurs dans toutes les étapes de révision précédentes.
Conditions préalables d'accès aux documents (niveau 3)
Les réviseurs finaux nécessitent un accès en lecture aux Documents sous-jacents dans la Bibliothèque de Documents du projet pour afficher un aperçu du contenu des fichiers sur la page de révision des fichiers.
3.3.3 Exécution de l'approbation ou du rejet final
Un membre de l'équipe d'approbation finale soumet la décision finale.
La décision peut être indiquée et modifiée uniquement une fois que la demande a atteint l'étape de révision finale, et uniquement jusqu'à ce qu'elle ait été soumise.
Approuver la demande publie les révisions partagées approuvées, tandis que rejeter la demande empêche la publication selon la configuration du workflow.
Une décision ne doit pas couvrir tous les documents à la fois.
Lorsqu'elle est soumise pour seulement certains d'entre eux, ces documents sont publiés et la demande reste ouverte, car les documents restants ont toujours une indication de validation à soumettre.
La demande d'approbation se ferme une fois que chaque document qu'elle contient a une décision soumise.