Cette fonctionnalité permet de créer un processus d'approbation des documents.
L'image ci-dessous décrit les étapes nécessaires à la mise en place du processus dans votre projet.
Activez le flux de travail des statuts dans les paramètres de votre bibliothèque de documents
Modifiez les statuts disponibles en fonction de vos besoins
Vous pouvez maintenant télécharger des documents en tant que brouillons
Lorsque le projet contient des brouillons, vous pouvez les sélectionner et créer une nouvelle approbation
Paramètres d'approbation
Une étape importante consiste à ajuster les paramètres d'approbation sur la page des paramètres du projet.
Une demande d'approbation désigne un éditeur (personne chargée de prendre la décision finale concernant la publication) et un ou plusieurs réviseurs, chargés de valider (ou non) l'ensemble des ébauches
Chaque réviseur décidera si le projet est Approuvé, Approuvé avec commentaire, ou Rejeté
A la fin de la révision, l'éditeur choisira le résultat de l'approbation, en sélectionnant les documents à publier.
À partir des paramètres d'approbation, des questions liées aux documents peuvent être créées afin de suivre le processus ultérieurement
Une démonstration détaillée de ces étapes est présentée dans le tutoriel suivant :
Utiliser uniquement des statuts de documents publics en désactivant les brouillons
L'accès peut être donné et limité au téléchargement de brouillons.
Cela vaut également pour les utilisateurs qui ne sont pas autorisés à télécharger des fichiers ordinaires !
Si vous souhaitez désactiver complètement le flux d'approbation, vous pouvez le faire en archivant tous les statuts de brouillon dans les paramètres de la bibliothèque de documents.
L'option de téléchargement en tant que brouillon dans le menu de téléchargement du document disparaîtra également.
Il est possible de conserver les statuts publiés même s'il n'y a pas de statut de brouillon dans le projet.