Recevez des notifications en temps réel provenant d'un compte Catenda directement dans un canal Microsoft Teams en configurant un workflow Microsoft Teams dans les paramètres de notification de Catenda.
Accès requis : un compte Microsoft Teams disposant des autorisations de création de canaux et de gestion des workflows.
L'onglet des notifications Microsoft Teams se trouve en haut de la page des paramètres de notification du compte, qui est une sous-page de la page des notifications du compte :
Voici à quoi peuvent ressembler les notifications Catenda dans Microsoft Teams une fois le workflow configuré.
Étape 1 : Préparer un canal dédié
Les utilisateurs peuvent organiser les mises à jour de leurs projets en créant un espace spécifique pour les notifications Catenda.
1. Dans Microsoft Teams, sélectionnez l'onglet Équipes ou Chat.
2. Utilisez une équipe existante (ignorez cette étape) ou créez une équipe.
Entrez un nom et créez l'équipe.
Lorsqu'une équipe est créée, un canal appelé « général » est automatiquement ajouté.
3. Utilisez un canal existant (ignorez cette étape) ou ajoutez un canal. Cliquez avec le
bouton droit sur une équipe et sélectionnez « Ajouter un canal » dans le menu d'actions, ou cliquez sur l'équipe puis sur « Ajouter un canal » en haut à droite.
Accès requis : propriétaire ou membre de l'équipe.
Remarque : avec un accès invité ou externe, il n'est pas possible de créer des canaux.
Dans ce cas, veuillez demander à un administrateur de canal de vous fournir une URL pour que les notifications soient envoyées vers un canal.
Après avoir cliqué sur « Créer un canal », la boîte de dialogue « Créer un canal » s'affiche :
4. Nommez votre canal :
utilisez un nom clair, tel que « Notifications Catenda » ou « Notifications Projet-A ».
5. Choisissez le niveau de confidentialité :
Les notifications Catenda peuvent être envoyées à la fois vers des canaux standard et privés.
Sélectionnez « Standard » si vous souhaitez que toute l'équipe puisse voir les mises à jour.
Sélectionnez « Privé » si les notifications sont destinées uniquement à vous ou à un groupe spécifique.
6. Cliquez sur Créer.
Étape 2 : Générez l'URL de votre webhook Teams
Auparavant, les notifications Catenda Teams étaient configurées via une application Webhook Connector configurée pour le canal.
L'application Webhook Connector a depuis été supprimée.
La méthode actuelle pour créer une URL de webhook consiste à créer un workflow.
Suivez ces étapes pour créer un nouveau webhook de workflow.
1. Ouvrez Microsoft Teams
2. Passez la souris sur l'équipe souhaitée et cliquez sur les trois points, ou cliquez sur les trois points en haut à droite après avoir ouvert le canal.
3. Sélectionnez « Workflows » dans le menu d'actions
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4. Recherchez « Envoyer des alertes Webhook à un canal » et sélectionnez-la.
5. Suivez les étapes de configuration pour sélectionner votre équipe et votre canal.
6. Copiez l'URL : une fois le workflow créé, copiez l'URL du webhook générée dans votre presse-papiers en cliquant sur « Copier le lien du webhook » en haut de la page.
💡Astuce : gardez cette URL confidentielle. Toute personne disposant de ce lien peut envoyer des messages sur votre canal Teams.
Étape 3 : Se connecter à Catenda Hub
Suivez ces étapes pour configurer le lien du webhook dans Catenda.
Ainsi, Catenda saura où envoyer les notifications relatives au projet.
Connectez-vous à Catenda Hub.
Accédez à Notifications > Paramètres (au niveau du compte ou du projet).
Sélectionnez l'onglet « Microsoft Teams » et faites défiler jusqu'en bas de la page.
Collez l'URL que vous avez copiée dans le champ URL du webhook.
Cliquez sur Enregistrer.
Activez les notifications : assurez-vous que le bouton en haut de la page est sur Activé.
Étape 4 : Personnalisez vos alertes
Personnalisez les informations que vous recevez pour éviter la fatigue liée aux notifications.
1. Dans le même menu Paramètres de notifications, faites défiler la liste des types de notifications.
2. Cochez les cases correspondant aux mises à jour spécifiques que vous souhaitez recevoir dans votre canal Teams.
Voici à quoi peut ressembler le menu des notifications de Microsoft Teams :
Les cases de notification grisées sont désactivées pour Microsoft Teams et ne sont disponibles que pour d'autres méthodes de notification. Les cases
de notification pour les approbations deviennent disponibles si les révisions partagées sont activées dans les paramètresde document d'un projet.
Étape 5 : Vérification
Assurez-vous qu'une notification est envoyée à votre compte et également à Microsoft Teams.
1. Effectuez une action dans Catenda Hub.
⚠️ Remarque : toutes les notifications ne peuvent pas être envoyées vers Microsoft Teams et les notifications Microsoft Teams ne sont généralement pas envoyées pour les actions que les utilisateurs effectuent eux-mêmes. Téléchargez un modèle ou demandez à un collègue de créer un sujet ou de vous mentionner dans une description ou un commentaire pour vérifier le lien.
2. Vérifiez votre canal Microsoft Teams.
3. Un message devrait apparaître instantanément via le bot Workflow.