Cet article a été entièrement traduit automatiquement.
La zone des documents est une partie essentielle de l'environnement de données commun Catenda HUB.
Cet article explique comment vous pouvez structurer cette zone et utiliser les fonctionnalités individuelles pour une meilleure organisation.
Il existe 3 approches pour organiser la zone des documents.
1. Une structure de dossiers classique dans laquelle les documents et les fichiers sont stockés de manière organisée 2. L'utilisation de métadonnées pour permettre l'organisation des documents et des fichiers, ainsi que la récupération des fichiers. 3. Combinaison de la structure des dossiers et des métadonnées
Remarque : Une combinaison de ces deux variantes a souvent du sens et offre de nombreux avantages.
Voici une comparaison des avantages et des inconvénients de ces 2 variantes :
Structure de dossiers classique :
Avantages | Inconvénients |
Conception structurée | La structure des dossiers doit être créée et gérée |
Assistance pour la recherche de documents | Les documents doivent être stockés dans des dossiers individuels et ne peuvent pas être organisés entre les sujets |
Les paramètres d'accès peuvent être créés via les dossiers |
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Structure des documents basée sur les métadonnées
Avantages | Inconvénients |
Structure libre | Un haut niveau de discipline et des directives fermes sont nécessaires |
Le stockage et la recherche de documents sont dynamiques | Les documents doivent être nommés conformément aux spécifications et fournis avec des métadonnées |
Combinaison des deux variantes :
Avantages | Inconvénients |
Organisation structurée basée sur la structure des dossiers combinée à d'autres métadonnées possibles pour une approche dynamique | Les deux doivent être bien coordonnés à l'avance |
Les documents peuvent être assignés et trouvés très facilement via la structure des dossiers et le nom + métadonnées |
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Les sujets suivants sont décrits dans cet article :
1. Exemple de structure de dossiers
Vous pourrez trouver de bonnes suggestions sur la création d'une structure de dossiers dans cet article.
Vous pouvez également trouver un exemple de structure de dossiers utilisé par la Direction de la Construction de l'État en Bavière au lien suivant.
Les structures de dossiers peuvent être mises en place de manière très différente.
D'une part, cela dépend des exigences du projet et de l'équipe de projet associée, et d'autre part, la structure des dossiers dépend de la clé de plan utilisée.
1.1 Exemple - Séparation des structures par phase
Une structure de dossiers est mise en place en fonction des phases de service.
Cela sépare clairement les documents de quelles phases de gestion sont stockés dans quels dossiers.
Mais que se passe-t-il avec les documents qui s'appliquent à toutes les phases de service ?
Vous pourriez penser que si les documents sont organisés dans les dossiers des différentes phases de service, cette information n'est plus nécessaire dans la clé de plan, par exemple.
Mais que se passe-t-il lorsqu'un plan est imprimé ou envoyé numériquement au chantier ?
Là aussi, le nom du plan devrait être utilisé pour identifier le document exact.
Dans le meilleur des cas, la structure des dossiers et la clé de plan forment une unité qui fonctionne pour tous les acteurs impliqués tout au long du projet.
2. Métadonnées sur les documents :
L'utilisation des soi-disant métadonnées pour les documents et les fichiers est devenue de plus en plus populaire ces dernières années.
Certaines métadonnées de documents sont générées directement par Catenda HUB et enregistrées sur le document.
Par exemple, la date de téléchargement, l'auteur du document ou la taille du fichier sont directement visibles.
En plus des métadonnées automatiquement affichées, Catenda HUB vous permet également de créer vos propres métadonnées.
Via les attributs définis par l'utilisateur ou les étiquettes.
2.1 Exemple :
Un document est téléchargé avec une clé de plan 2-ARC-AN-02-00-second floor plan.pdf La convention de nommage est utilisée pour lire automatiquement certaines informations sur le document.
Cela se fait automatiquement en arrière-plan en reconnaissant la convention de nommage. 2 = Planification préalable ARC = Architecture AN = Vue 02 = 2ème étage supérieur ...
Remarque : En plus de cette information, vous pouvez maintenant ajouter le statut d'un document, par exemple. Pré-soumission, Approuvé, Archivé, Rejeté
Si nous voulons maintenant ajouter des informations, par exemple si ce document est important pour une demande de bâtiment ou une certification DGNB, nous pouvons ajouter cela en utilisant les options d'étiquette ou de champ défini par l'utilisateur mentionnées ci-dessus.