Denne artikkelen er i sin helhet maskinoversatt.
En viktig del av Common Data Environment Catenda HUB er dokumentområdet.
Denne artikkelen forklarer hvordan du kan strukturere dette området og bruke de enkelte funksjonene for bedre organisering.
Det finnes 3 tilnærminger til organisering av dokumentområdet.
1. En klassisk mappestruktur der dokumenter og filer lagres på en organisert måte 2. Bruk av metadata for å muliggjøre organisering av dokumenter og filer, samt henting av filer. 3. Kombinasjon av mappestruktur og metadata
Merknad: En kombinasjon av disse to variantene gir ofte mening og tilbyr mange fordeler.
Her er en sammenligning av fordelene og ulempene ved disse 2 variantene:
Klassisk mappestruktur:
Fordeler | Ulemper |
Strukturert utforming | Mappestrukturen må opprettes og administreres |
Assistanse med søk etter dokumenter | Dokumenter må lagres i individuelle mapper og kan ikke organiseres på tvers av saker |
Tilgingsinnstillinger kan opprettes via mapper |
|
Dokumentstruktur basert på metadata
Fordeler | Ulemper |
Fri struktur | Høyt nivå av disiplin og solide retningslinjer påkrevd |
Dokumentlagring og søk er dynamisk | Dokumenter må navngis i henhold til spesifikasjonene og forsynes med metadata |
Kombinasjon av begge variantene:
Fordeler | Ulemper |
Strukturert organisering basert på mappestruktur kombinert med annen mulig metadata for en dynamisk tilnærming | Begge må være godt koordinert på forhånd |
Dokumenter kan tildeles og finnes meget enkelt via mappestrukturen og navn + metadata |
|
Følgende saker beskrives i denne artikkelen:
1. Eksempel mappestruktur
Du vil kunne finne gode forslag om hvordan du oppretter en mappestruktur i denne artikkelen.
Du kan også finne et eksempel på en mappestruktur som brukes av Statens Byggedirekasjon i Bayern på følgende lenke Mappestrukturer kan settes opp veldig annerledes.
Dette avhenger på den ene siden av kravene til prosjektet og det tilhørende prosjektteamet, og på den andre siden avhenger mappestrukturen av eventuell brukt plannøkkel.
1.1 Eksempel - Separering av strukturer etter fase
En mappestruktur settes opp basert på servicesfasene.
Dette skiller tydelig hvilke dokumenter fra hvilke administrasjonsfaser som lagres i hvilke mapper.
Men hva skjer med dokumenter som gjelder på tvers av alle servicesfaser?
Du tenker kanskje at hvis dokumentene er organisert i mappene til de ulike servicesfasene, er denne informasjonen ikke lenger nødvendig i plannøkkelen, for eksempel.
Men hva skjer når en plan skrives ut eller sendes digitalt til byggeplassen?
Her også skal plannavn brukes for å identifisere det eksakte dokumentet.
I det beste tilfellet danner mappestrukturen og plannøkkelen en enhet som fungerer for alle involverte parter gjennom hele forløpet av prosjektet.
2. Metadata på dokumenter:
Bruken av såkalt metadata for dokumenter og filer har blitt stadig mer populær de siste årene.
Noe dokumentmetadata genereres direkte av Catenda HUB og lagres på dokumentet.
For eksempel er opplastingsdatoen, forfatteren av dokumentet eller filstørrelsen direkte synlig.
I tillegg til automatisk viste metadata tillater Catenda HUB deg også å opprette dine egne metadata.
Via brukerdefinerte attributter eller merkelappene.
2.1 Eksempel:
Et dokument lastes opp med en plannøkkel 2-ARC-AN-02-00-second floor plan.pdf Navnekonvensjonen brukes til å automatisk lese ut noe informasjon om dokumentet.
Dette gjøres automatisk i bakgrunnen ved å gjenkjenne navnekonvensjonen. 2 = Forplanning ARC = Arkitektur AN = Utsikt 02 = 2. overetasje ...
Merknad: I tillegg til denne informasjonen kan du nå legge til statusen for et dokument, for eksempel. Før innsending, Godkjent, Arkivert, Avvist
Hvis vi nå ønsker å legge til informasjon, for eksempel om dette dokumentet er viktig for en byggesøknad eller DGNB-sertifisering, kan vi legge til dette ved hjelp av merkelapp eller brukerdefinerte felt alternativer nevnt ovenfor.