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Dieser Artikel enthält Informationen zu den folgenden Themen:
Treffen Sie Robert Chen, Projektadministrator
Robert Chen ist ein erfahrener Projektadministrator, der ein großes kommerzielles Bauprojekt beaufsichtigt. Mit seiner jahrzehntelangen Erfahrung liegt sein Hauptaugenmerk auf der Konfiguration von Genehmigungsworkflows, der Überwachung von Aktivitäten und der Sicherstellung, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente haben. Er behält den Überblick über den Projektfortschritt, erkennt schnell Engpässe und stellt sicher, dass nichts zu lange in der Schwebe bleibt.
Mit wem Robert zusammenarbeitet und welche Rolle sie spielen
Einreicher von Dokumenten
Job-Titel
Planungsingenieur, BIM-Koordinator, Projektarchitekt, Dokumentenkontrolleur
Rolle
Diese Teammitglieder erstellen und laden Dokumente (wie Grundrisse, Zeitpläne oder Materiallisten) hoch, die überprüft und genehmigt werden müssen. Sie leiten den Genehmigungsprozess ein, indem sie ihre Arbeit zur Validierung einreichen. Robert stellt sicher, dass sie den richtigen Zugang haben und dass ihre Beiträge an die richtigen Prüfer weitergeleitet werden.
Prüfer-Teams
Job-Titel
Leitender Architekt, Hochbauingenieur, MEP-Ingenieur, Kostenmanager, Qualitätssicherungsspezialist
Rolle
Diese Fachleute prüfen die eingereichten Dokumente sorgfältig auf Genauigkeit, Einhaltung der Vorschriften und Vollständigkeit. Bei Bedarf geben sie Feedback oder geben ihre Zustimmung. Robert konfiguriert, welche Teams welche Arten von Dokumenten prüfen, und überwacht deren Aktivität, um Verzögerungen oder Engpässe zu erkennen.
Verlage
Job-Titel
Projektmanager, leitender Architekt, Planungsleiter
Rolle
Der Herausgeber hat das letzte Wort im Genehmigungsprozess. Nachdem die Prüfer ihren Beitrag geleistet haben, entscheidet der Herausgeber, welche Dokumente offiziell genehmigt und zur Verwendung freigegeben werden. Robert weist das entsprechende Team oder die entsprechende Person als Herausgeber zu, um sicherzustellen, dass nur geprüfte Dokumente freigegeben werden.
Bauarbeiter
Berufsbezeichnungen
Bauleiter, Vorarbeiter, Bauarbeiter
Rolle
Diese Personen sind zwar nicht direkt am Genehmigungsverfahren beteiligt, verlassen sich aber auf die veröffentlichten, genehmigten Dokumente, um ihre Arbeit auf der Baustelle auszuführen. Robert verwaltet ihren Zugriff, so dass sie nur die genehmigten Dokumente sehen, was das Fehlerrisiko verringert.
Andere Administratoren und Manager
job-Titel
Projektleiter, Bauleiter, IT-Administrator
Rolle
Diese Rollen unterstützen den Arbeitsablauf, indem sie den Prozess überwachen, Engpässe beheben und Arbeitsabläufe nach Bedarf anpassen. Robert arbeitet mit ihnen zusammen, um den reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten und alle auftretenden Probleme zu lösen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Rufen Sie die Genehmigungsseite auf: Gehen Sie im linken Menü zu Dokumente > Genehmigungen.
Konfigurieren Sie die Arbeitsabläufe: Legen Sie fest, welche Teams Dokumente einreichen, überprüfen und veröffentlichen können. Weisen Sie Teams für jeden Schritt zu und legen Sie Überprüfungszeiträume fest.
Zugriff zuweisen: Schränken Sie den Dokumentenzugriff ein, damit nur relevante Benutzer bestimmte Dokumente anzeigen oder genehmigen können.
Genehmigungen überwachen: Verwenden Sie das Dashboard, um alle Genehmigungsanfragen zu sehen, nach ausstehenden Elementen zu filtern und gefilterte Links an Teammitglieder weiterzugeben, um deren Aufmerksamkeit zu lenken.
Beispiel aus der Praxis: Wenn mehrere Dokumente ausstehen, filtert Robert die Genehmigungsseite, kopiert den gefilterten Link und sendet ihn an das zuständige Team, um dessen Aufmerksamkeit zu lenken und Verzögerungen zu vermeiden.
Diese Struktur stellt sicher, dass jeder Beteiligte seine Zuständigkeiten kennt, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Fehler oder Verzögerungen im Genehmigungsprozess für Dokumente im Projekt reduziert.
AI-Eingabeaufforderung
Dies ist die KI-Aufforderung, die zur Erstellung dieses Artikels verwendet wurde.
Zeichen
Sie arbeiten an einem Bauprojekt für ein kommerzielles Gebäude.
Sie sind ein Projektadministrator, der Einstellungen konfiguriert und die Aktivitäten der Mitglieder in Ihrem Projekt überwacht.
Sie sind nicht aktiv an den Projektaktivitäten beteiligt und haben viele andere Aufgaben.
Daher ist es wichtig, dass Sie auf einen Blick den Überblick über das Geschehen im Projekt behalten.
Sie sind oft auf der Suche nach Informationen, die noch offen sind und noch nicht weiterverfolgt wurden.
Erfahrung
Sie sind ein Projektmanager, der im Laufe der Jahre unzählige Bauprojekte geleitet hat. Sie haben den gesamten Wandel von der Arbeit mit Stift und Papier zur Arbeit mit Bauunterlagen im digitalen Zeitalter miterlebt.
Sie kennen die verschiedenen Möglichkeiten, wie sich Projekte verzögern können, und wissen, dass es oft schwierig ist, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen.
Ziel
Ihr Ziel ist es, Engpässe zu erkennen.
Wenn sich die Aktivität verlangsamt, müssen Sie dies bemerken.
Durch die Überwachung der aktuellen Aktivitäten können Sie feststellen, ob die Projektteilnehmer weniger aktiv sind als zuvor, und Maßnahmen ergreifen, wenn ein Follow-up erforderlich ist.
Situation
Mit dem Dashboard auf der Genehmigungsseite können Sie sehen, woran die Mitarbeiter Ihres Projekts arbeiten.
Wenn etwas nicht reibungslos läuft, können Sie die Beteiligten direkt per E-Mail oder Telefonanruf kontaktieren und ihnen die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um den Teil des Prozesses, der besser laufen könnte, zu beschleunigen und zu korrigieren.
Es kann viel Arbeit machen, Screenshots von Seiten zu machen, um den Leuten zu zeigen, was verfügbar ist. Deshalb verwenden Sie oft Sharelinks, um Links zu Seiten zu teilen, die gefiltert sind, damit der Empfänger einfach mit den Elementen beginnen kann, mit denen er mehr arbeiten soll, ohne eine lange Liste durchsuchen zu müssen.
Durch die Konfiguration des Zugriffs für die verschiedenen Dokumente stellen Sie sicher, dass die richtige Person die richtigen Dokumente sieht.
Indem Sie sicherstellen, dass jeder Benutzer nur die für ihn wichtigen Teile sieht, können Sie die Möglichkeiten des Benutzers einschränken.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmitglieder konzentriert bleiben, da sie nur die für sie relevanten Informationen angezeigt bekommen.
Auf diese Weise stellen Sie auch sicher, dass es keine Missverständnisse gibt, die entstehen könnten, wenn ein Projektmitglied Zugriff auf sich ändernde Informationen hat, die von einem anderen Projektmitglied eingereicht wurden.
Sie haben die Aufgabe, Genehmigungsworkflows zu erstellen, damit die Einreicher von Dokumenten problemlos die Genehmigung ihrer Eingaben beantragen können.
Sie stehen mit jedem der Teams in Kontakt und wissen, welche Teams miteinander zu tun haben. Wenn Dokumente von einem der Teams eingereicht werden, wissen Sie aus Erfahrung, welches der Teams diese Dokumente normalerweise genehmigen muss.
Im Projekt leiten Sie eine Gruppe von Personen, die die Befugnis haben, Entscheidungen im Projekt zu treffen.
Nachdem die Dokumente genehmigt wurden, werden sie veröffentlicht.
Sie leiten eine ganze Gruppe von Bauarbeitern, die nur Zugriff auf die veröffentlichten Dokumente haben.
Diese Gruppe verlässt sich darauf, dass diese Dokumente genehmigt sind, bevor sie mit dem Bau beginnt.
Anreiz
Wenn Sie nicht dafür sorgen, dass die Dokumente rechtzeitig von Fachkollegen geprüft werden, riskieren Sie Projektverzögerungen, die sich auf die Kosten der endgültigen Lieferung des Projekts auswirken.
Es ist zwar wichtig, dass die Mitarbeiter in Ihrem Projekt schnell arbeiten, aber noch wichtiger ist es für Sie, dass sie sorgfältig arbeiten.
Der kleinste Fehler kann zu hohen Kosten führen, da Zeit und Material benötigt werden, um Änderungen vorzunehmen, nachdem Entscheidungen getroffen wurden.
Dies ist das wichtigste Projekt für Ihr Unternehmen, und die Zukunft des Unternehmens hängt daher davon ab, dass alles reibungslos abläuft.