Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow für die Dokumentgenehmigung erstellen.
Die folgende Abbildung beschreibt die Schritte, die notwendig sind, um den Prozess in Ihrem Projekt zu implementieren.
Aktivieren Sie den Status-Workflow in den Einstellungen Ihrer Dokumentenbibliothek
Bearbeiten Sie die verfügbaren Status nach Ihrem Bedarf
Sie können nun Dokumente als Entwürfe hochladen
Wenn das Projekt Entwürfe enthält, können Sie diese auswählen und eine neue Genehmigung erstellen
Einstellungen für die Genehmigung
Ein wichtiger Schritt ist die Anpassung der Genehmigungseinstellungen auf der Seite mit den Projekteinstellungen.
Eine Genehmigungsanfrage benennt einen Herausgeber (die Person, die für die endgültige Entscheidung über die Veröffentlichung zuständig ist) und einen oder mehrere Gutachter, die für die Validierung (oder Nichtvalidierung) der Entwürfe zuständig sind
Jeder Gutachter entscheidet, ob der Entwurf genehmigt, mit Anmerkungen genehmigt oder abgelehnt wird
Am Ende der Prüfung entscheidet der Herausgeber über das Ergebnis der Genehmigung, indem er die zu veröffentlichenden Dokumente auswählt.
Aus den Genehmigungseinstellungen heraus können Ausgaben für die Dokumente erstellt werden, um den Prozess später verfolgen zu können
Eine detaillierte Demonstration dieser Schritte wird im folgenden Tutorial gezeigt:
Nur öffentliche Dokumentstatus durch Deaktivierung von Entwürfen verwenden
Der Zugriff kann auf das Hochladen von Entwürfen beschränkt werden .
Auch für Benutzer, die keine regulären Dateien hochladen dürfen!
Wenn Sie den Genehmigungsfluss komplett abschalten möchten, können Sie dies tun, indem Sie alle Entwurfsstatus in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek archivieren.
Die Option zum Hochladen als Entwurf im Menü zum Hochladen von Dokumenten wird dann ebenfalls verschwinden.
Es ist möglich, den Status "veröffentlicht" beizubehalten, auch wenn es im Projekt keinen Entwurfsstatus gibt.