Cet article a été entièrement traduit automatiquement.
Les boutons d'action peuvent être situés à différents endroits sur la page des sujets selon la sélection des sujets et les paramètres d'accès dont vous disposez.
Tous les boutons d'action seront listés dans leurs menus d'action qui peuvent ressembler à ceci:
Les sujets suivants sont décrits dans cet article :
1. Nouvelles actions d'élément
Le bouton plus et les éléments du menu d'action se trouvent vers le haut à droite de la page et peuvent ressembler à ceci:
Les actions que vous pouvez trouver ici concernent toutes la création de nouvelles informations.
Les actions d'élément sélectionné qui concernent les éléments existants sur la page se trouvent également vers le haut du tableau après avoir effectué une sélection.
1.1 Nouveau sujet
Cliquez ici pour en savoir plus sur la création d'un nouveau sujet Accès requis: Accès en écriture ou accès complet dans une liste de sujets
1.2 Échanger les sujets
Avec l'échange, vous pourrez importer et exporter des sujets. Les formats de fichier d'importation disponibles sont: BCF Les formats de fichier d'exportation disponibles sont: BCF, Excel, PDF En savoir plus sur l'échange de sujets ici Accès requis: Accès en lecture à une liste de sujets
Remarque: L'exportation de sujets n'est possible que dans une liste de sujets unique et ne sera pas disponible dans la liste de tous les sujets.
1.3 Historique
Historique d'importation
Cela affichera les sujets qui ont été importés et où ils ont été téléchargés.
Historique d'exportation
Cela affichera l'historique d'exportation des sujets.
Vous pourrez également télécharger les exportations à partir d'ici, rapports PDF, Excel et BCF.
Historique de déplacement
Cela affichera les sujets qui ont été déplacés et où ils ont été déplacés dans toutes les listes de sujets du projet.
2. Actions d'élément sélectionné
Les sujets suivants sont décrits dans cette section :
Copier le lien - Exporter les sujets - Créer un rapport - Suivre - Déplacer un sujet - Supprimer un sujet
2.1 Copier le lien
Avec l'action de copie de lien, un lien qui affiche uniquement les lignes de tableau sélectionnées peut être copié.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la copie de liens.
2.2 Exporter les sujets
Avec l'action d'exportation de sujets, vous pourrez exporter un ou plusieurs sujet(s).
L'action d'exportation de sujets ouvrira la boîte de dialogue d'exportation de sujets.
Ici, vous pourrez exporter tous les sujets de la liste, les sujets filtrés et les sujets sélectionnés. Les formats de fichier disponibles sont: BCF, Excel, PDF
Remarque: Il n'est possible d'exporter les sujets que d'une seule liste à la fois. L'option peut donc disparaître si vous sélectionnez des sujets à partir de plusieurs listes dans la liste de tous les sujets.
2.3 Créer un rapport
L'outil de reporting peut être demandé pour être activé par projet.
Avec l'action de création de rapport, vous pouvez créer un rapport de vos sujets sélectionnés. Accès requis: Accès en lecture à la liste de sujets
Cette option est disponible lorsque des sujets provenant de plusieurs listes sont sélectionnés.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la création de rapports.
2.4 Suivre
Avec l'action de suivi, le sujet sélectionné peut être suivi.
Remarque 1: Si vous avez été précédemment assigné, défini comme demandeur, ou mentionné dans le sujet, vous suivrez automatiquement le sujet. Remarque 2: Si un sujet que vous suivez est déplacé vers une liste à laquelle vous n'avez pas accès, vous continuerez à le suivre mais ne recevrez plus de notifications à ce sujet.
Notifications sur les sujets suivis
Le suivi d'un sujet est lié aux notifications.
Les membres qui suivent un sujet reçoivent des notifications concernant les modifications apportées au sujet.
Lorsqu'un sujet est créé, tous les membres ayant accès à la liste de sujets dans laquelle il est créé reçoivent une notification indiquant que le sujet a été créé.
Comme cela génère beaucoup de notifications, beaucoup l'ont désactivé dans leurs paramètres.
Après sa création, les membres qui n'ont rien à voir avec le sujet ne seront pas notifiés davantage des événements futurs tels que les commentaires et les modifications dans n'importe quel champ de l'en-tête du sujet.
Le suivi d'un sujet garantit que ces notifications sont envoyées.
Arrêter de suivre
Les membres qui suivent un sujet peuvent utiliser l'action d'arrêt de suivi pour cesser de suivre le sujet, même s'ils sont ceux qui l'ont créé.
Après avoir arrêté le suivi, les notifications concernant les modifications du sujet, telles que les nouveaux commentaires ou les modifications des champs de l'en-tête du sujet, ne sont plus envoyées au membre qui a arrêté le suivi. Accès requis: Accès en lecture à la liste du sujet
Faire suivre le sujet par d'autres membres
L'assignation d'un membre à un sujet fait en sorte qu'il suive automatiquement le sujet.
La définition d'un membre en tant que demandeur d'un sujet fait en sorte qu'il suive automatiquement le sujet.
Étant donné que le créateur du sujet est défini comme demandeur par défaut lors de la création du sujet, il suit généralement ses propres sujets.
La mention d'un membre dans un sujet fait en sorte qu'il suive automatiquement le sujet.
Remarque: Bien que le demandeur, l'assigné et les membres mentionnés soient définis comme suiveurs, ce n'est pas le cas pour les membres des équipes qui sont définis comme demandeur, assigné ou sont mentionnés dans le sujet. Dans ce cas, une notification ponctuelle est envoyée indiquant qu'une équipe dont ils font partie a été définie comme demandeur, assigné ou est mentionnée, mais les membres de l'équipe ne sont alors pas définis comme suiveurs du sujet.
Suivi manuel
Si un autre membre a créé un sujet qui semble sans rapport avec un membre mais que celui-ci est intéressé et souhaite voir comment il évolue, le sujet peut être suivi pour recevoir des notifications.
Les autres membres ne peuvent pas voir qui a suivi un sujet.
Cela signifie simplement que désormais les notifications concernant tout changement futur du sujet seront envoyées au membre qui suit.
Les cas où un membre ne suit pas un sujet peuvent être dans des sujets où ils n'ont pas été assignés ou mentionnés.
Arrêt du suivi
Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications sur les modifications futures de ce sujet, vous pouvez cesser de le suivre en cliquant sur arrêter le suivi.
2.5 Déplacer un sujet
Avec cette action, un sujet peut être déplacé vers une autre liste de sujets.
Accès requis: Administrateur du projet
2.6 Supprimer un sujet
Avec un sujet sélectionné, l'action de suppression peut être utilisée pour supprimer un sujet sélectionné.
Accès requis: Accès complet à la liste de sujets ou créateur du sujet
Il n'est possible de supprimer qu'un seul sujet à la fois, cette action n'est donc affichée dans la liste des actions que si un seul sujet est sélectionné.
La suppression du sujet le retire complètement du projet.
Au lieu de supprimer, vous pouvez envisager de masquer ou d'archiver le sujet pour le désactiver pour les membres du projet.
Masquage ou archivage par rapport à la suppression
En masquant ou en archivant un sujet, les données sont conservées dans le projet.
Pour masquer un sujet, déplacez-le vers une autre liste de sujets.
L'accès peut être configuré par liste de sujets. Accès requis pour configurer l'accès à une liste de sujets: Accès complet à la liste de sujets
Sans accès à un sujet, les éléments liés tels que les documents et les objets afficheront toujours qu'un sujet qui a été lié à eux existe, mais l'utilisateur aura besoin d'accès à la liste de sujets pour voir son contenu.
Pour masquer complètement un sujet aux membres du projet afin qu'il n'apparaisse plus dans les éléments liés, il peut être déplacé vers une liste qui est ensuite archivée.
Les sujets dans les listes de sujets archivées n'apparaissent plus dans les éléments liés tels que les documents et les objets. Accès requis pour archiver une liste de sujets: Accès complet à la liste de sujets
Les sujets supprimés ne peuvent pas être recréés
Supprimez les sujets uniquement si les données ne seront pas requises dans le projet ultérieurement.
Après la suppression d'un sujet, il n'est pas possible d'importer un BCF pour un sujet avec cet ID à nouveau, car il est toujours utilisé par le sujet supprimé.
Prévention de l'édition ou de la suppression Créez une exportation PDF d'un sujet pour créer une exportation du sujet qui ne peut pas être modifiée.
Demandes de récupération de sauvegarde
La récupération de sauvegarde des sujets supprimés peut être demandée en cas de litige.
Les demandes de récupération de sauvegarde peuvent prendre jusqu'à deux semaines.