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L'aperçu des accès aux documents se trouve en cliquant sur le bouton d'aperçu des accès dans le menu de contrôle d'accès de la page des paramètres des documents.
Avec l'aperçu des accès aux documents, un aperçu général des droits d'accès des utilisateurs et des équipes dans le tableau des documents peut être trouvé. Accès requis: Administrateur
Voici à quoi peut ressembler la page d'aperçu des accès:
Les sujets suivants sont décrits dans cet article :
1. Actions dans l'aperçu des accès aux documents
Voici à quoi peuvent ressembler les actions de l'aperçu des accès aux documents:
1.1 Export vers Excel
Cliquez sur l'action d'export vers Excel pour exporter les colonnes activées dans l'aperçu des accès vers Excel.
2. Génération de l'aperçu des accès
Lorsque la page d'aperçu des accès aux documents est ouverte pour la première fois dans un projet, elle peut ressembler à ceci :
Une boîte de dialogue apparaît vers le bas à gauche de la page indiquant que la génération de l'aperçu des accès a commencé.
D'autres pages peuvent être consultées en gardant cette boîte de dialogue ouverte pour voir la progression ou elle peut être fermée, la génération de l'aperçu continuera de toute façon.
Après avoir accédé à une page différente et la fin de la génération de l'aperçu des accès aux documents, la boîte de dialogue peut ressembler à ceci:
2.1 Génération terminée
Vers le haut de l'aperçu des accès aux documents généré, la date et l'heure de sa génération ainsi qu'un bouton d'actualisation peuvent être vus.
L'accès que les membres et les équipes ont aux documents disponibles au moment de la génération de l'aperçu des accès est affiché.
De cette façon, un administrateur peut garder un aperçu tandis que les paramètres d'accès changent rapidement, par exemple dans la phase de démarrage d'un projet.
Note: L'aperçu des accès généré affiche uniquement la situation au moment de la génération et n'est pas dynamique. Pour obtenir les dernières modifications, un nouvel aperçu doit être généré.
2.2 Régénérer l'aperçu des accès
Lorsque l'aperçu des accès a été généré il y a plus de deux semaines, le message deviendra orange indiquant qu'il pourrait être obsolète.
Cliquez sur l'action de régénération de l'aperçu des accès pour obtenir la dernière version des documents et l'accès dans le projet.
3. Tableau d'aperçu des accès
Il n'est possible de voir l'accès que pour les dossiers dans l'arborescence des documents.
Pour voir l'accès à un document spécifique, sélectionnez le document et consultez le menu d'accès dans le menu droit d'une révision de document.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de travailler avec les tableaux sur Catenda.
Les sujets suivants sont décrits dans cette section :
3.1 Filtrage dans le tableau d'aperçu des accès
Voici à quoi peut ressembler la barre de filtre de la page d'aperçu des accès aux documents:
Écrivez le nom d'un dossier pour filtrer les dossiers avec ce nom.
Note: Le filtrage ne fonctionne que lorsque les dossiers sont rétractés avec le bouton moins dans la ligne d'en-tête de la colonne des dossiers.
Dossiers avec ACL propre
Cliquez sur les dossiers avec ACL propre pour ne voir que les dossiers pour lesquels une ACL spécifique est configurée.
3.2 Déroulant de colonne
Activez/désactivez les utilisateurs et/ou les équipes en personnalisant votre tableau.
Modifiez l'ordre d'affichage des utilisateurs et des équipes...
3.3 Dossiers et accès hérité de
Voici à quoi peuvent ressembler les colonnes des dossiers et de l'accès hérité de:
Faites défiler l'arborescence de vos documents.
Ligne d'en-tête
Cliquez sur le plus et le moins dans la ligne d'en-tête pour développer et réduire l'arborescence des documents.
Survol de ligne
Survolez la ligne d'un dossier pour voir une icône de lien apparaître.
Cliquez sur l'icône de lien pour ouvrir ce dossier dans le tableau des documents.
Icône de verrouillage
L'icône de verrouillage signifie qu'il y a un accès spécifique configuré pour ce dossier.
Icône de flèche
L'icône de flèche signifie que ce dossier hérite de l'accès de son dossier parent.
3.4 Colonnes d'utilisateur et d'équipe
Consultez les droits d'accès de chaque utilisateur et équipe pour chaque dossier de l'arborescence.
Voici à quoi peut ressembler le tableau des droits d'accès:
Ligne d'en-tête
Voir si la colonne est une colonne de membre, d'administrateur ou d'équipe en regardant l'icône dans la ligne d'en-tête.
Icône de membre - 👤 Administrateur - 👤 mais en orange Équipe - 👥
Cliquez sur le nom ou l'icône d'un membre pour voir à quelles équipes il appartient.
Cliquez sur le nom ou l'icône d'une équipe pour voir quels membres en font partie.
Contenu de ligne
L'accès peut être défini sur Pas d'accès, lecture, écriture ou accès complet.
Cliquez sur le paramètre d'accès pour obtenir plus d'informations sur les paramètres configurés.