Cet article a été entièrement traduit automatiquement.

Si vous sélectionnez un document sur la page documents ou dans une Bibliothèque, une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour ce document.

Vous verrez toujours la dernière révision lorsque vous ouvrez un document.

La page du document peut ressembler à ceci :

Lorsque vous ouvrez d'abord un document, son menu droit peut être fermé.

Vous pouvez cliquer sur le bouton d'information en bas à droite de la bannière du document pour développer ce menu.

Ici, vous verrez les menus suivants :

Les sujets suivants sont décrits dans cet article :

Vers le haut du menu, vous verrez les onglets Infos fichier et Annotations.

Par défaut, lorsque vous ouvrez le menu droit, l'onglet Infos fichier sera actif.

Lorsque vous créez une annotation dans l'aperçu du document, ce menu bascule automatiquement vers l'onglet d'annotation.

Cet article décrit l'onglet Infos fichier.

Si vous recherchez des informations sur l'onglet Annotation, cliquez ici

La section d'informations sur le document peut ressembler à ceci :

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

Si un document a été analysé et qu'un virus est détecté, vous verrez son icône passer à l'icône de virus.

Cela peut ressembler à ce qui suit :

Il n'est pas recommandé de télécharger une révision de document infectée.

Vous ne pourrez pas voir le contenu d'une révision contenant un virus.

Ici, vous voyez le nom du document

Si un document ne se trouve pas dans un dossier de convention de nomenclature, il sera possible de cliquer sur l'icône de crayon pour modifier le nom du document.

Accès requis : Accès en écriture au document.

Voici à quoi peuvent ressembler les champs qui peuvent être remplis pour l'ensemble du document :

Étiquettes

Ici, les étiquettes existantes ou nouvelles peuvent être ajoutées.

Vous pouvez également supprimer toute étiquette qui a été appliquée au dossier ou au document.

Il peut être utile d'étiqueter des dossiers au lieu de chaque fichier pour faciliter la recherche d'informations spécifiques dans les recherches ultérieures.

Si plusieurs documents et dossiers sont sélectionnés, vous pouvez leur appliquer des étiquettes à tous à la fois.

Métadonnées via des champs personnalisés

Les champs de métadonnées peuvent être affichés pour les documents créés où l'un des dossiers parents est configuré via la configuration du dossier dans les paramètres du document.

Les champs peuvent avoir une valeur par défaut ou être vides. Accès requis : Accès en écriture au document pour modifier les champs du document.

Voici à quoi peuvent ressembler les actions de révision :

Si plusieurs révisions PDF sont présentes dans un document, l'action comparaison PDF est affichée.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la comparaison PDF.

Cliquez sur l'icône de téléchargement en haut à droite du menu de révision ou sur télécharger dans le menu hamburger à côté de l'icône de téléchargement pour télécharger la révision actuelle. Accès requis : Accès en lecture au document

En savoir plus sur le retrait des révisions ici Accès requis : Accès complet au document

Voici à quoi peuvent ressembler les informations de révision lorsqu'un document est sélectionné dans le tableau des documents :

Voici à quoi le menu d'informations de révision peut ressembler lorsque l'aperçu de révision d'une révision est ouvert :

Voici à quoi le menu d'informations de révision peut ressembler lorsque l'aperçu de révision d'une révision précédente est ouvert :

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

La révision actuelle et le nombre total de révisions dans le document.

Si un document a été analysé et qu'un virus est détecté, vous verrez son icône passer à l'icône de virus.

Cela peut ressembler à ce qui suit :

Il n'est pas recommandé de télécharger une révision de document infectée.

Vous ne pourrez pas voir le contenu d'une révision contenant un virus.

Le nom de la révision est le nom que le fichier avait sur le système lorsqu'il a été téléchargé pour la première fois.

Ce nom ne peut pas être modifié.

La personne qui a publié la révision et quand elle l'a publiée.

La taille du document

Lors de la consultation d'une révision précédente, cliquez sur afficher la dernière version pour afficher la dernière révision dans le document.

Les champs de métadonnées peuvent être affichés pour les révisions créées où l'un des dossiers parents est configuré via la configuration du dossier dans les paramètres du document.

Les champs peuvent avoir une valeur par défaut ou être vides. Accès requis : Accès en écriture au document pour modifier les champs du document.

Si seules les révisions publiées sont utilisées avec le workflow de statut, les actions seront les mêmes que sans lui.

Si les révisions brouillon sont activées, le menu d'action peut ressembler à ceci lors de la consultation de l'aperçu de révision d'une révision brouillon :

Utilisez l'action de téléchargement pour télécharger la révision brouillon actuelle.

C'est le seul moyen de télécharger une révision brouillon. Accès requis : L'accès en écriture au document est requis pour voir les brouillons et pouvoir les télécharger.

Utilisez l'action de publication pour publier la révision brouillon actuelle. Accès requis : Accès en écriture au document

Utilisez l'action de suppression pour supprimer la révision brouillon actuelle. Accès requis : Accès complet au document

Si le nouveau workflow de statut avec révisions partagées au lieu de révisions brouillon a été demandé pour être activé pour un projet, le menu d'action de révision peut ressembler à ceci :

Utilisez l'action de téléchargement pour télécharger la révision actuelle.

Quel que soit le type de révision, les révisions peuvent également être téléchargées via le menu des révisions ci-dessous.

Dans l'onglet espace de travail du tableau des documents, la dernière révision partagée du document est téléchargée via l'action d'élément existant.

Dans l'onglet publié du tableau des documents, la dernière révision publiée du document est téléchargée via l'action d'élément existant. Accès requis : Accès en lecture au document et case à cocher Afficher les révisions partagées cochée.

Utilisez l'action de publication pour publier la révision partagée actuelle.

Accès requis : Case à cocher Peut publier cochée

En savoir plus sur le retrait des révisions ici Accès requis : Accès complet au document

Si plusieurs révisions PDF sont présentes dans un document, quel que soit leur type de révision, l'action comparaison PDF est affichée.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la comparaison PDF.

Les documents téléchargés dans un dossier pour lequel une convention de nomenclature est configurée dans la configuration du dossier dans les paramètres du document afficheront l'aperçu de la convention de nomenclature.

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

Voici à quoi peut ressembler l'aperçu de la convention de nomenclature lors du survol d'un bloc de texte :

Voici à quoi peut ressembler l'aperçu de la convention de nomenclature lors du survol d'un bloc de champ personnalisé :

Ici, vous verrez une représentation visuelle de ce que la suggestion de nomenclature s'attend à ce que les révisions téléchargées dans ce document soient appelées.

Passez la souris sur un bloc pour voir sur quoi il est basé.

À partir de là, vous pouvez ouvrir le champ personnalisé pour chaque bloc et voir quelles valeurs sont requises.

Les dossiers avec conventions de nomenclature activées affichent des champs pour chaque bloc de convention de nomenclature.

Les champs sont automatiquement remplis en reconnaissant les parties du nom de fichier.

Seuls les champs personnalisés configurés pour le dossier peuvent être modifiés car les champs de convention de nomenclature doivent continuer à suivre le nom de fichier.

Dans l'image ci-dessous, des flèches pointent de chaque bloc de convention de nomenclature à sa partie dans le nom de révision que le fichier téléchargé avait.

Rouge - Blocs avec identifiant de document activé Vert - Blocs avec identifiant de document désactivé

En fonction de ce qui est reconnu dans le nom du document, un champ est rempli.

Les champs des blocs où l'identifiant de document est activé sont affichés dans les informations du document indiquées ci-dessous avec des flèches rouges.

Les champs des blocs où l'identifiant de document est désactivé sont affichés dans les informations de révision indiquées ci-dessous avec des flèches vertes.

Voici à quoi peuvent ressembler les informations de révision lorsqu'un document est sélectionné dans le tableau des documents après l'activation du workflow de statut.

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

Le statut affiché est le statut de la dernière révision publiée.

Cliquez sur la liste déroulante de statut pour changer le statut en un statut différent dans la liste des statuts publiés configurée dans les paramètres du document. Accès requis : accès en écriture au document.

Dans les projets où le nouveau workflow d'approbation a été demandé d'être activé, l'état de la révision actuelle est affiché avec des cases.

Voici à quoi peuvent ressembler les informations de révision pour :

La dernière révision publiée :

Accès requis : Accès en lecture au document.

Une révision publiée précédente :

Accès requis : Accès en lecture au document.

La dernière révision partagée d'un document :

Accès requis : Accès en lecture au document et case à cocher Afficher les révisions partagées cochée.

Une révision partagée précédente d'un document :

Accès requis :

Accès en lecture au document Case à cocher Afficher les révisions partagées cochée.

Une révision partagée qui fait partie d'une demande d'approbation ouverte ou fermée :

Accès requis :

Accès en lecture au document.

Case à cocher Afficher les révisions partagées cochée.

Faisant partie d'une équipe de soumetteur, de relecteur ou d'éditeur pour le workflow d'approbation dont la révision fait partie.

Les administrateurs ne verront pas cette case s'ils ne font pas partie de l'une des équipes impliquées dans l'approbation non plus.

Si une révision brouillon est téléchargée dans le document après la dernière révision publiée, voici à quoi peuvent ressembler les informations de révision lorsqu'un document est sélectionné dans le tableau des documents.

Un indice sur la présence de nouveaux brouillons est affiché.

Le reste des informations concerne toujours la dernière révision publiée. ce à quoi peuvent ressembler les informations de révision lorsque l'aperçu de révision d'un brouillon est ouvert.

Afficher la dernière révision

Ouvrez l'aperçu de révision de la dernière révision publiée du document indépendamment de la présence de nouvelles révisions brouillon ou non.

Nouvelle demande d'approbation Créer une nouvelle demande d'approbation pour cette révision brouillon.

Carte d'approbation

Si un brouillon fait partie d'une approbation, la carte d'approbation pour chaque approbation dont le brouillon fait partie est affichée ici :

Cliquez ici pour en savoir plus sur ce qui s'affiche sur une carte d'approbation.

Statut

Le statut affiché est le statut de la révision brouillon actuelle.

Cliquez sur la liste déroulante de statut pour changer le statut en un statut différent dans la liste des statuts de brouillon configurée dans les paramètres du document. Accès requis : accès en écriture au document.

Voici à quoi peut ressembler le menu de contrôle d'accès :

Le dernier élément de la liste sera l'accès général que tous les autres ont.

Cet accès est un accès en écriture par défaut.

Au-dessus de cela, tous les membres qui ont un accès différent de l'accès Autres sont listés avec les informations suivantes :

Sur la droite, leur accès actuel au document est affiché.

Cet accès est soit l'accès le plus élevé qu'ils ont obtenu via l'une de leurs équipes, soit l'accès spécifique qui leur est accordé.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le contrôle d'accès dans la section des documents.

Le menu des validations est visible pour les projets où le workflow de statut est activé dans les paramètres du document.

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

Voici à quoi peut ressembler le menu des validations pour une révision publiée où aucune demande d'approbation n'a été faite ou toutes les demandes d'approbation ont été fermées :

Téléchargez une révision partagée pour commencer avec les demandes d'approbation.

Le menu des validations est visible pour tous les nouveaux projets qui ont demandé de commencer par le nouveau workflow de statut car les statuts partagés sont activés par défaut.

Si aucun workflow d'approbation n'a été lancé et que les statuts partagés sont désactivés dans les paramètres du document, le menu d'approbation sera masqué.

Aucun workflow d'approbation lancé

Si une approbation a été faite avant que les statuts partagés ne soient désactivés dans les paramètres du document avec le nouveau workflow d'approbation, le menu d'approbation restera visible après la désactivation des statuts partagés.

Lorsque les révisions partagées sont désactivées :

Toutes les nouvelles révisions sont alors des révisions publiées et le menu des validations peut ressembler à ceci :

Si les statuts partagés ne sont pas désactivés avec le nouveau workflow de statut dans les paramètres du document, toutes les révisions téléchargées sont des révisions partagées.

Initialement, le menu des validations pour une révision partagée ressemble au workflow actuel et peut ressembler à ceci :

Accès requis pour afficher les révisions partagées :

Accès en lecture au document.

Case à cocher Afficher les révisions partagées cochée.

Nouvelle demande d'approbation

Cliquez ici pour en savoir plus sur la création d'une nouvelle demande d'approbation

Aperçu de la demande d'approbation

Avec le nouveau workflow de validation, il est possible de créer un brouillon d'un workflow d'approbation.

Les approbations brouillon ne s'affichent pas dans l'aperçu.

Dès qu'un workflow d'approbation a été lancé, il est, et reste, affiché dans l'aperçu du workflow d'approbation.

N'importe quel nombre de demandes d'approbation de chacune des révisions partagées du document peut avoir été faites, certaines pouvant toujours être ouvertes.

Voici à quoi peut ressembler l'aperçu des approbations lorsque l'une des révisions du document fait partie d'une demande d'approbation ouverte avec le nouveau workflow de validation lorsque la dernière révision est toujours en cours de validation :

Avec le nouveau workflow de validation, les demandes d'approbation fermées sont également affichées.

Voici à quoi peut ressembler une demande d'approbation fermée avec le nouveau workflow de validation.

Accès requis pour voir les cartes d'approbation :

Faisant partie d'une équipe de soumetteur, de relecteur ou d'éditeur pour le workflow d'approbation dont la révision qui est en cours d'approbation fait partie.

Les administrateurs ne verront pas cette carte s'ils ne font pas partie de l'une des équipes impliquées dans l'approbation non plus.

Dernière révision validée

Lorsqu'une révision est publiée dans un document, la dernière révision est une révision publiée.

Les révisions publiées peuvent être créées de la manière suivante avec le nouveau workflow de statut :

Accès requis : Case à cocher Pouvoir publier le document cochée.

Notez qu'il n'est possible de télécharger des révisions brouillon et ainsi créer des approbations que lorsque pas tous les statuts de brouillon ne sont archivés dans les paramètres du document.

Voici à quoi peut ressembler le menu des validations pour les documents où la dernière révision est une révision brouillon et aucune demande d'approbation n'a été faite ou toutes les demandes d'approbation ont été fermées :

Nouvelle demande d'approbation

Cliquez ici pour en savoir plus sur la création d'une nouvelle demande d'approbation

Dans le menu des validations, un aperçu des demandes qui n'ont pas encore été validées peut être vu.

Voici à quoi peut ressembler une demande d'approbation ouverte lorsque l'une des révisions du document fait partie d'une demande d'approbation et que la dernière révision est toujours en cours de validation :

Dernière révision validée Lorsqu'une révision est publiée dans un document, la dernière révision est une révision publiée.

Les révisions publiées peuvent être créées de la manière suivante :

Si la révision a été publiée à la suite d'une approbation, cette demande d'approbation est fermée et n'est plus affichée dans l'aperçu de la demande d'approbation.

N'importe quel nombre de demandes d'approbation de chacune des révisions brouillon du document peut avoir été faites, certaines pouvant toujours être ouvertes.

Les demandes d'approbation toujours ouvertes continueront à s'afficher dans l'aperçu de la demande d'approbation.

Voici à quoi peut ressembler l'aperçu de la demande d'approbation lorsque la dernière révision est une révision publiée.

Que la dernière révision soit publiée ou non, une carte pour chaque révision de document qui fait partie d'une demande d'approbation toujours ouverte est affichée.

De cette façon, les approbations qui n'ont pas été fermées peuvent être vérifiées.

Cliquez ici pour voir ce qui est décrit dans une carte d'approbation.

Si tous les statuts de brouillon ont été archivés, le menu des validations restera visible.

Il sera alors toujours possible de soumettre de nouvelles demandes d'approbation pour les brouillons qui ont été téléchargés avant l'archivage des statuts de brouillon.

Les révisions brouillon qui restent dans le projet peuvent toujours être publiées via une demande d'approbation, mais aucune nouvelle révision brouillon ne peut être téléchargée pour être approuvée.

Même après la fermeture de toutes les approbations, ce menu restera visible tant que le workflow de statut est activé.

Ici, vous verrez les différentes révisions du document.

Le menu de révision peut ressembler à ceci :

Avec le bouton de téléchargement sur la droite, vous pourrez télécharger chaque révision.

Si un virus est détecté, vous verrez une notification en texte rouge sous la révision.

Il n'est pas recommandé de télécharger une révision de document infectée.

Vous ne pourrez pas voir le contenu d'une révision contenant un virus.

Révision retirée

Les révisions de document ne peuvent être retirées et non supprimées.

Une révision retirée s'affiche comme barrée.

La bonne révision peut être téléchargée et à nouveau téléchargée pour qu'elle devienne à nouveau la dernière révision.

Récréer le document

Pour complètement supprimer la révision, téléchargez chaque révision.

Ensuite, créez un nouveau document et téléchargez chaque révision dans l'ordre.

Allez à chacun des sujets liés du document ancien et liez le nouveau document.

Sélectionnez les objets 3D liés au document ancien et liez-les au nouveau document.

Enfin, supprimez le document ancien.

Toutes les connexions que le document peut avoir eues, par exemple avec les annotations, seront perdues ainsi que les informations sur qui a téléchargé le fichier et quand il a été téléchargé.

Ici, vous pouvez voir l'historique du document

Si votre document fait partie de collections, elles seront listées ici.

Ici, vous pouvez voir quels objets sont liés au document

Une carte de sujet pour chaque sujet auquel le document a été associé s'affiche ici.

Cliquez ici pour en savoir plus sur ce qui s'affiche dans une carte de sujet.