Le nouveau workflow de statut est une fonctionnalité à la demande qui peut être activée pour les projets en cours.
Les nouveaux projets créés à partir d'un projet modèle pour lequel cette fonctionnalité est activée ont cette fonctionnalité activée.
La série ISO 19650 est une norme internationale de bonnes pratiques qui définit les processus de gestion de l'information dans un contexte plus large de transformation numérique dans l'industrie de la construction.
De nombreux acteurs de l'industrie de la construction ont adopté la norme ISO 19650 pour gérer les processus de livraison et d'approbation des documents dans les projets.
Les sujets suivants sont décrits dans cet article :
Cycle de vie d'un document - Configuration/de statut - Familier mais différent - Accès à la/du statut - Workflow d'approbation - Désactivation/de statut - Avantages de/de statut
1. Cycle de vie d'un document
Selon la norme ISO, un document peut avoir quatre états différents ;
Les sujets suivants sont décrits dans cette section :
🏗️ En cours (WiP) - 👥 Partagé - 📰 Publié - 📦 Archivé - États du document/ISO 19650 - Workflow sur Catenda Hub
1.1 🏗️ En cours (WiP)
Les fichiers en cours de traitement et constamment remplacés dans l'environnement local de l'utilisateur.
Ces fichiers sont généralement téléchargés sur Catenda uniquement pour que les gens puissent voir la progression de l'utilisateur.
1.2 👥 Partagé
Les fichiers prêts à être partagés avec les autres membres du projet pour la coordination et les révisions finales de divers métiers et/ou spécialistes.
Ces fichiers sont téléchargés sur Catenda et envoyés aux parties concernées pour examen et approbation.
1.3 📰 Publié
Les fichiers qui sont coordonnés, finalisés et acceptés comme livrable contractuel.
Ces fichiers ont suivi un processus d'examen et sont considérés comme « prêts pour la prochaine étape (construction, remise, quantitatif, délivrance de permis, etc.) »
1.4 📦 Archivé
L'information a été utilisée et peut être archivée pour rester disponible si nécessaire par la suite (audit, création du fichier des travaux exécutés, etc.)
1.5 États du document - ISO 19650
1.6 Workflow sur Catenda Hub
2. Configuration du workflow de statut
L'activation et la configuration du workflow de statut partagé sont réservées aux administrateurs de projet.
Accès requis L'accès à la configuration du statut du document dans la zone de contrôle d'accès de la page des paramètres du projet.
Les membres ayant cet accès n'auront accès qu'au menu de configuration du statut dans les paramètres du document.
Ils ne pourront pas voir ou modifier les autres menus dans les paramètres du document.
Sous paramètres du document, accédez à Workflow de statut et activez les statuts partagés
Définissez les statuts partagés et publiés à utiliser dans le projet.
Définissez le statut partagé par défaut pour les nouvelles révisions.
Les nouvelles révisions seront initialement téléchargées en tant que révisions partagées qui peuvent être publiées ultérieurement.
Le statut par défaut doit donc être un statut de révision partagée.
Ce statut sera sélectionné dans la boîte de dialogue de téléchargement pour chaque téléchargement de document et peut être remplacé par un autre statut partagé lors du processus de téléchargement.
3. Familier mais différent
Après l'activation du workflow de statut, vous verrez deux onglets apparaître au-dessus des tableaux de documents et de modèles.
Les sujets suivants sont décrits dans cette section :
Espace de travail - Publié - Télécharger de/partagées - Publier les/partagées - Contrôle d'accès - Numéros de/majeurs et mineurs - Ouverture de/du document - Informations sur la révision - Révisions/dans Catenda Site
3.1 Espace de travail
Tous les téléchargements de nouvelles révisions ont lieu ici.
La dernière révision partagée est affichée pour chaque document et modèle.
3.2 Publié
Une version en miroir de l'onglet espace de travail.
La même structure de dossiers que dans l'espace de travail s'affiche.
Seuls les documents et modèles avec révisions publiées s'affichent.
Remarque : Voir les révisions partagées dans l'aperçu des révisions de l'aperçu du document, même si vous avez ouvert le document à partir de l'onglet publié. Accès requis : Révisions partagées
3.3 Télécharger de nouvelles révisions partagées
Un statut de révision sera visible pour chaque fichier téléchargé dans la boîte de dialogue de téléchargement.
Un statut de révision sera appliqué pour chaque fichier extrait d'un fichier compressé.
3.4 Publier les révisions partagées
Plusieurs documents dans la structure du document
Une action de publication sera disponible dans le menu d'action des éléments existants d'un ou plusieurs documents sélectionnés avec des révisions partagées.
Révision unique dans l'aperçu ou la structure du document
Une action de publication sera disponible sous forme d'icône et dans le menu d'action des informations de révision d'une révision partagée dans le menu d'information de droite.
Plusieurs modèles
Une action de publication sera disponible dans les informations de révision d'un document avec une révision partagée dans le menu d'information de droite dans la structure du document et dans l'aperçu du document.
Accès requis : Révisions partagées
3.5 Contrôle d'accès
Une fois que le workflow de statut est activé, vous verrez deux nouvelles colonnes apparaître à droite de la colonne d'accès dans la boîte de dialogue de contrôle d'accès d'un dossier ou d'un document.
Le tableau ci-dessous explique comment les coches affectent l'expérience utilisateur pour chaque niveau d'accès.
Cochez « peut publier » pour un membre ou une équipe ayant un accès en écriture pour leur permettre de publier les révisions partagées et de modifier les statuts des révisions publiées.
Décochez « afficher les révisions partagées » pour un membre ou une équipe ayant un accès en lecture pour qu'ils ne voient que les révisions officielles publiées.
Accès partagé publié | Lecture | Écrire |
Peut cocher « Afficher les révisions partagées » | Peut cocher. | Toujours coché |
Peut cocher « Peut publier » | Jamais coché | Peut décocher. |
Afficher les documents | Les documents avec uniquement des révisions partagées ne sont visibles que si « afficher les révisions partagées » est coché | Les documents avec des révisions partagées et les documents avec des révisions publiées sont visibles |
Afficher les révisions partagées dans les informations du document | Les révisions partagées ne sont visibles que si « afficher les révisions partagées » est coché | Les révisions partagées et publiées sont visibles |
Éditer et afficher les statuts des révisions partagées | Visible si « afficher les révisions partagées » est coché mais non modifié | x |
Éditer et afficher les statuts des révisions publiées | Peut uniquement afficher le statut de la révision publiée | Modifier si « Peut publier » est coché, sinon uniquement consultable |
Publier les documents | - | Publier si « Peut publier » est coché |
3.6 Numéros de révision majeurs et mineurs
Les révisions partagées ont un numéro de révision mineur (par exemple #0,1, #2,3, #4,1) Les révisions publiées ont un numéro de révision majeur (#1, #2, #3 et ainsi de suite)
3.7 Ouverture de l'aperçu du document
Dans la structure du document, vous verrez la dernière révision à laquelle vous avez accès.
Cliquez sur le nom d'un document pour ouvrir l'aperçu du document de la révision affichée.
Onglet Espace de travail
La dernière révision de l'onglet espace de travail peut être : Révision partagée - Accès requis : Révisions partagées Révision publiée - Accès requis : Lecture
Onglet Publié
La dernière révision de l'onglet publié peut être : Révision publiée - Accès requis : Lecture
Remarque : Les révisions partagées peuvent être visibles dans l'aperçu des révisions de l'aperçu du document, même si vous avez ouvert le document à partir de l'onglet publié. Accès requis : Révisions partagées
3.8 Informations sur la révision
Sélectionnez un seul document ou ouvrez l'aperçu du document en cliquant sur le document.
Les informations sur la révision actuelle seront visibles dans le menu d'information de droite.
- Publiez la révision actuelle avec l'action de publication.
Accès requis : Révisions partagées
- Modifiez le statut d'une révision partagée en un statut de révision partagée différent.
Accès requis : Accès en lecture et révisions partagées
- Modifiez le statut d'une révision publiée en un statut de révision publiée différent.
Accès requis : Accès en écriture et révisions publiées
Boîte de dialogue des informations de révision
Cliquez sur la zone de révision pour voir un aperçu de toutes les révisions du document dans la boîte de dialogue des informations de révision.
Un lien vert entre une révision publiée et une révision partagée indique quelle révision partagée a été publiée.
3.9 Révisions partagées et publiées dans Catenda Site
Seules les révisions publiées sont visibles dans Catenda Site.
4. Accès à la configuration du statut
L'accès à la configuration du statut du document peut être configuré à partir de la page des paramètres du projet :
Le statut des documents peut ensuite être configuré à partir des paramètres dans la section documents :
Enfin, ces statuts de document peuvent être assignés au statut de révision de fichier accessible depuis le bouton à trois points en haut à droite dans la section Approbations. Il est également possible de configurer ici un modèle de sujet.
5. Workflow d'approbation
Un workflow d'approbation est créé par un administrateur.
Équipe de soumission
Équipe de révision (au moins une étape d'approbation est requise)
Équipe de révision finale
Un membre d'une équipe de soumission soumet une demande d'approbation avec un ensemble de révisions partagées sur la page des approbations.
Les membres des équipes de soumission assignés à l'étape examinent les documents soumis dans l'approbation et donnent soit une validation approuvée, soit une validation rejetée.
Une fois que toutes les étapes ont été complétées, un membre de l'équipe de révision finale examine les validations qui ont été soumises au nom des différentes équipes à chaque étape et donne sa validation finale d'approuvé, approuvé avec commentaire ou rejeté.
L'approbateur final est en mesure de prendre une décision finale et éclairée sur la question de savoir si ce document doit être publié (approuvé) ou rejeté (rester partagé)
5.1 Workflow d'approbation hérité
Une demande d'approbation nomme un éditeur (personne chargée de prendre la décision finale concernant la publication) et un ou plusieurs réviseurs, chargés de valider (ou non) l'ensemble des documents
Chaque réviseur décidera si le document partagé est approuvé, approuvé avec commentaire ou rejeté
À la fin de l'examen, l'éditeur choisira le résultat de l'approbation en sélectionnant les documents à publier.
À partir des paramètres d'approbation, des sujets liés aux documents peuvent être créés afin de suivre le processus ultérieurement
Une démonstration détaillée de ces étapes est présentée dans le tutoriel suivant :
6. Désactivation du workflow de statut
Si vous souhaitez désactiver le workflow de statut, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton radio dans les paramètres du document.
Les onglets Publié et Partagé dans la section documents disparaîtront alors.
Les documents téléchargés alors que le workflow de statut n'est pas activé seront téléchargés comme publiés et s'afficheront dans l'onglet publié lorsque le workflow de statut sera activé.
7. Avantages de l'utilisation du workflow de statut
L'onglet Publié sert de zone désignée pour les documents contractuels. Les membres du projet peuvent facilement trouver des documents vérifiés.
Les documents sont validés avant d'être publiés
Vous pouvez configurer plus facilement votre processus de livraison selon la norme ISO 19650
Les documents de coordination/collaboration sont séparés des documents contractuels
Plusieurs révisions partagées peuvent être sélectionnées et téléchargées, alors que dans la version précédente, les brouillons ne pouvaient être téléchargés qu'un à la fois
Limitez ce que les gens peuvent voir dans l'application mobile Catenda Site