Dit artikel is volledig automatisch vertaald.
Goedkeuringswerkstromen stellen gestructureerde controle- en validatieprocessen in voor gedeelde documentversies binnen een project.
Het configureren van werkstromen vereist het balanceren van sjabloonregels voor toekomstige controleaanvragen met instellingen van het projectteam die actieve, voortdurende goedkeuringen aansturen.
Opmerking: Alleen projectbeheerders kunnen werkstroominstellingen openen, nieuwe goedkeuringswerkstromen maken of bestaande werkstroomparameters wijzigen.
De volgende thema's worden in dit artikel beschreven:
1. Hoe/beïnvloeden - Pre-indieningsinstellingen/aan - 3. Flexibele/en na-indiening) - 4. Regels na/parametervergrend - 5. Impact op/teamlevenscycli
1. Hoe projectwijzigingen goedkeuringswerkstromen beïnvloeden
Wanneer een werkstroomsjabloon wordt gewijzigd of projectconfiguraties worden aangepast (zoals het toevoegen of verwijderen van teamleden in projectinstellingen), beïnvloeden de wijzigingen toekomstige en actieve goedkeuringsaanvragen op verschillende manieren:
1.1 Bewerkingen van werkstroomsjabloon
Wijzigingen in een werkstroomsjabloon (zoals het toevoegen van indienerteams) zijn van toepassing op toekomstige goedkeuringsaanvragen die na de update worden gemaakt.
Ze herschrijven niet de structuur van actieve aanvragen die al in uitvoering zijn.
1.2 Updates van teamlidmaatschap
Het toevoegen of verwijderen van teamleden in projectinstellingen wordt onmiddellijk van kracht op actieve, voortdurende goedkeuringen.
Als een controlestap vastloopt omdat een team leeg is, kunt u een gebruiker aan dat team toevoegen zodat hij onmiddellijk kan ingrijpen en de controle kan hervatten.
1.3 Verbroken afhankelijkheden
Het archiveren van een documentstatus, het verwijderen van een team of het archiveren van een goedkeuringsonderwerpsabloon elders in projectinstellingen kan validatiefouten veroorzaken bij het opslaan van werkstroomupdates of kan het maken van onderwerp op actieve goedkeuringen stoppen.
2. Pre-indieningsinstellingen (initiële aanmaak)
Wanneer een nieuwe goedkeuringswerkstroom voor het eerst wordt gemaakt, moeten alle fundamentele parameters worden geconfigureerd voordat de sjabloon kan worden opgeslagen en geactiveerd.
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
2.1 Verplichte velden en pre-indiening waarschuwingsbanner
Als een verplicht veld niet is ingevuld bij het opslaan van een nieuwe werkstroom, toont het systeem een pre-indieningswaarschuwingsbanner bovenaan de pagina en blokkeert het sjabloon aanmaken.
Verplichte velden zijn onder meer:
2.1.1 Workflowtitel
Een unieke, beschrijvende naam voor de workflow.2.1.2 Teams voor indiener
Minstens één projectteam dat is Toegewezen aan het starten van goedkeuringsvragen.2.1.3 Beoordelingsstappen
Minstens één beoordelingsstap met een toegewezen beoordelingsteam en een duur van minimaal 1 werkdag.2.1.4 Definitieve Goedkeuring
Een toegewezen definitief beoordelingsteam samen met twee actieve projectdocumentstatussen: één toegewezen voor goedgekeurde revisies en één voor afgewezen revisies.
2.2 Systeemlimieten en teamlidmaatschapsregels
2.2.1 Pipelinelimieten
Een enkele werkstroom ondersteunt tot 10 opeenvolgende controlestappen en in totaal 20 controleringsteams in de pijplijn.
2.2.2 Teamkeuze versus aanwezigheid van leden
Tijdens de initiële aanmaak controleert het systeem of indiener-, controle- en eindbeoordelingsteams zijn geselecteerd.
Het controleert echter niet of deze teams daadwerkelijke leden bevatten.
2.2.3 Uitvoeringsvereisten en automatische goedkeuring
Om een goedkeuringsaanvraag van begin tot eind compleet te maken:
Minstens één lid van het indienerteam moet aanwezig zijn in een toegewezen indienerteam om de aanvraag in te dienen.
Minstens één lid van het beoordelingsteam moet aanwezig zijn in een toegewezen beoordelingsteam, tenzij automatische goedkeuring is ingeschakeld voor die stap.
Als automatische goedkeuring is geconfigureerd, keurt een aan een leeg team toegewezen stap automatisch goed en gaat verder zodra de staptermijn is bereikt.
Als automatische goedkeuring niet is geconfigureerd, wordt een lege beoordelingsteam de goedkeuringsaanvraag blokkeren totdat een lid aan dat team wordt toegevoegd.
Minstens één lid van het eindbeoordelingsteam moet aanwezig zijn om het eindresultaat te bepalen.
2.2.4 Beheerdersrechten
Projectbeheerders hebben geen automatische operationele rechten.
Om acties uit te voeren tijdens een goedkeuring, moet een beheerder een expliciet lid van het relevante team zijn:
Team voor indiener
Vereist om een goedkeuringsvraag in te dienen.Beoordelingsteam
Vereist om een beoordelingsvalidatie aan te geven of in te dienen.Definitief beoordelingsteam
Vereist om de uiteindelijke beslissing te nemen en de goedkeuring af te sluiten.
3. 3. Flexibele bewerkingen (pre- en na-indiening)
Bepaalde bewerkingen blijven flexibel en kunnen worden aangepast tijdens de initiële instellingen of op elk moment nadat een werkstroom actief is.
Deze flexibele bewerkingen vallen in twee verschillende categorieën: Werkstroomsjablooninstellingen (direct bewerkt op de werkstroomsetuppagina) Beheer van projectteamleden (bewerkt op de pagina Projectteams voor alle werkstroomrollen).
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
3.1 3.1 Wijzigingen in werkstroomsjabloon
Deze instellingen kunnen op elk moment binnen het werkstroomconfiguratiemenu worden gewijzigd en beïnvloeden rechtstreeks toekomstige goedkeuringsaanvragen:
3.1.1 Indienerteams
Beheerders kunnen indienerteams na indiening toevoegen of verwijderen om te controleren welke projectteams mogen starten met nieuwe goedkeuringsaanvragen onder deze werkstroom.
3.1.2 Goedkeuringsonderwerpssjablonen
Goedkeuringsonderwerpssjablonen die aan specifieke resultaten zijn gekoppeld (Goedgekeurd, Goedgekeurd met opmerkingen of Afgewezen) kunnen op elk moment worden toegevoegd, bijgewerkt of ontkoppeld om het volgen van problemen tijdens beoordelingen te controleren.
3.2 3.2 Beheer van projectteamleden (van toepassing op alle teamtypen)
Het toevoegen of verwijderen van afzonderlijke gebruikers vindt plaats op de pagina Projectteams en vereist geen bewerking of opnieuw opslaan van de werkstroomsjabloon.
Belangrijk is dat ledenbeheering van toepassing is op alle drie werkstroomteamtypen en rechtstreeks beïnvloedt wie acties kan uitvoeren:
3.2.1 Indienerteams
Het toevoegen of verwijderen van leden bepaalt wie de werkstroom kan selecteren om nieuwe goedkeuringsaanvragen in te dienen.
3.2.2 Beoordelingsteams
Het toevoegen of verwijderen van leden bepaalt wie toegang heeft tot actieve controlestappen, opmaak/opmerkingen kan toevoegen en stapvalidatieaanduidingen kan indienen.
3.2.3 Eindbeoordelingsteams
Het toevoegen of verwijderen van leden bepaalt wie de uiteindelijke beslissing kan bepalen en een actieve goedkeuringsaanvraag kan afronden.
4. 4. Regels na indiening en parametervergrendeling
Zodra een werkstroomsjabloon voor het eerst wordt opgeslagen en ingediend, worden sleutelstructurele parameters vergrendeld om consistente evaluatieregels voor goedkeuringsaanvragen te waarborgen.
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
4.1 Vergrendelde versus bewerkbare parameters
4.1.1 Vergrendelde parameters
Tijdinstellingen, controlestappen, toegewezen beoordelingsteams, stapduren, automatische goedkeuringswissels, eindgoedkeuringsteams en toegewezen eindige documentstatussen kunnen niet worden gewijzigd na de eerste indiening.
4.1.2 Bewerkbare parameters
Alleen de werkstroomtitel, toewijzingen van indienerteams en gekoppelde goedkeuringsonderwerpssjablonen blijven na indiening bewerkbaar.
4.2 Verbroken externe afhankelijkheden en resoluties
Het opslaan van elke bewerking na indiening naar een bestaande werkstroom (zoals het bijwerken van de titel) triggert een volledige hervalidatiecontrole op de gehele sjabloon.
Als een element dat in de werkstroom wordt gebruikt, na de initiële aanmaak in projectinstellingen is gearchiveerd of verwijderd, mislukt hervalidatie totdat dit is opgelost.
Afhankelijkheidskwestie (blokker) | Impact en systeemgedrag | Resolutie |
Gearchiveerde documentstatussen | Het toegewezen statusveld lijkt leeg in werkstroominstellingen. Gepubliceerde documenten ontvangen de gearchiveerde status (weergegeven als doorgehaald). Werkstroomupdates zijn geblokkeerd. | De status herstellen (uit archief halen) in documentinstellingen. |
Verwijderde projectteams | Een indiener-, beoordelings- of eindgoedkeuringsteam is verwijderd op de pagina projectteams. | Indienerteams Beoordelings-/eindteams |
Gearchiveerde goedkeuringsonderwerpssjablonen | Een goedkeuringsonderwerpssjabloon die aan een werkstroom-uitkomst is gekoppeld, is gearchiveerd op de pagina onderwerpssjablonen.
| Herstel (uit archief halen) de sjabloon op de pagina onderwerpssjablonen OF bewerk de werkstroom rechtstreeks om een nieuw actief vervangend sjabloon te selecteren/toevoegen. |
4.3 Werkstromen archiveren en herstellen
4.3.1 Werkstromen archiveren
Verbergt de actieve werkstroom uit creatiemenu's, zodat projectleden deze niet kunnen selecteren voor nieuwe aanvragen.
4.3.2 Werkstromen herstellen
Herauwer een gearchiveerde werkstroom in creatiemenu's voor toegewezen indienerteams.
5. 5. Impact op actieve goedkeuringen en teamlevenscycli
Wanneer projectinstellingen of teamlidmaatschappen veranderen terwijl goedkeuringsaanvragen actief in uitvoering zijn, worden toegang, onderwerpscreatie en werkstroomprogress door het systeem volgens specifieke regels verwerkt.
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
5.1 Teamleden toevoegen en verwijderen
Projectleden kunnen op elk moment op de pagina Projectteams aan werkstroomteams worden toegevoegd of eruit worden verwijderd zonder de werkstroomsjabloon zelf te bewerken.
5.1.1 Leden van het Indienteam
Een gebruiker toevoegen aan een indienteam stelt hen in staat om vanaf nu nieuwe verzoeken in te dienen.
Lidmaatschap van het indienteam verleent echter nooit gedeelde zichtbaarheid in verzoeken die door teamgenoten zijn ingediend.
Toegang tot een ingediend verzoek blijft strikt persoonlijk voor de individuele maker.
5.1.2 Leden van het Beoordelingsteam
Een gebruiker toevoegen aan een beoordelingsteam verleent hen onmiddellijk toegang tot actieve goedkeuringsverzoeken die momenteel in die beoordelingsstap zijn.
Het verwijderen van alle leden uit een beoordelingsteam zal lopende verzoeken in die stap bevriezen totdat een nieuw lid wordt toegevoegd, tenzij automatische goedkeuring is ingeschakeld voor die stap.
In dat geval zal het verzoek automatisch worden goedgekeurd en vooruitgaan wanneer de staptermijn verstrijkt.
5.1.3 Leden van eindbeoordelingsteams
Het toevoegen van een gebruiker aan een eindbeoordelingsteam verleent hem onmiddellijk toegang om uiteindelijke beslissingen te bepalen op actieve aanvragen die de uiteindelijke goedkeuringsstap bereiken.
Het verwijderen van alle leden uit een eindbeoordelingsteam zal actieve aanvragen op de uiteindelijke stap bevriezen totdat een gebruiker wordt toegevoegd (automatische goedkeuring is niet beschikbaar voor definitieve beoordelingsstappen).
5.2 5.2 Teams verwijderen uit projectinstellingen
Verwijderde projectteams kunnen niet worden hersteld.
Als een team dat aan een werkstroom is toegewezen, uit projectinstellingen wordt verwijderd, hangt de operationele impact af van de rol van het team in de werkstroom-levenscyclus:
5.2.1 Verwijderde indienerteams
Indienerteams blijven na indiening bewerkbaar.
Een beheerder kan de werkstromconfiguratie rechtstreeks bewerken en een nieuw actief indienerteam toewijzen.
5.2.2 Verwijderde beoordelingsteams
Controlestappen zijn na indiening vergrendeld.
Als andere toegewezen Teams blijven
De beoordelingsstap blijft voor de resterende Teams functioneren.Als geen Teams blijven & auto-goedkeuring is AAN
De stap keurt automatisch goed en gaat verder zodra de einddatum van de stap voorbij is.Als geen Teams blijven & auto-goedkeuring is UIT
Lopende goedkeuringsvragen blijven onbepaald hangen bij die beoordelingsstap.
5.2.3 Verwijderde eindbeoordelingsteams
Eindgoedkeuringsteams zijn na indiening vergrendeld, en automatische goedkeuring is niet beschikbaar voor definitieve beoordelingsstappen.
Als alle eindbeoordelingsteams worden verwijderd, worden actieve goedkeuringsaanvragen voor onbepaalde tijd stilgezet.
5.2.4 Aanbevolen actie voor vastgelopen of onvoltooibare werkstromen
Wanneer een controlestap met geen resterende teams vastloopt (en automatische goedkeuring is uitgeschakeld), of wanneer alle eindbeoordelingsteams worden verwijderd, is de aanbeveling om de verbroken goedkeuringswerkstroom te archiveren en alle documenten strikt te verwijderen uit open goedkeuringsaanvragen die die specifieke werkstroom volgen.
Optioneel kan een nieuwe goedkeuringswerkstroom worden gemaakt als een vervanging nodig is.
5.3 5.3 Archivering en herconfiguratie van goedkeuringsonderwerpssjablonen
Goedkeuringsonderwerpssjablonen worden apart voor elke besluituitkomst geconfigureerd (bijv. Goedgekeurd, Goedgekeurd met opmerkingen of Afgewezen).
Het systeem verwerkt wijzigingen in goedkeuringsonderwerpssjablonen onafhankelijk per uitkomst:
5.3.1 Uitkomstspecifieke isolatie
Het archiveren of wijzigen van een goedkeuringsonderwerpssjabloon voor één besluituitkomst beïnvloedt alleen die specifieke uitkomst.
Alle andere uitkomsten met intacte goedkeuringsonderwerpssjablonen blijven onderwerpen naar verwachting maken.
5.3.2 Een gekoppelde goedkeuringsonderwerpssjabloon archiveren
Als een aan een uitkomst toegewezen goedkeuringsonderwerpssjabloon wordt gearchiveerd, zullen actieve goedkeuringsaanvragen die die werkstroom volgen (en nieuwe aanvragen die worden ingediend terwijl deze niet zijn gekoppeld) geen onderwerpen genereren als die uitkomst wordt geselecteerd.
5.3.3 Een gearchiveerde goedkeuringsonderwerpssjabloon herstellen
Het herstellen (uit archief halen) van de oorspronkelijke goedkeuringsonderwerpssjabloon schakelt automatisch het maken van onderwerpen volgens die sjabloon in over alle bijbehorende goedkeuringsaanvragen.
5.3.4 Een ander goedkeuringsonderwerpssjabloon configureren
Als een beheerder de werkstroom na indiening bijwerkt om een ander actief goedkeuringsonderwerpssjabloon toe te wijzen, zullen actieve goedkeuringsaanvragen die vóór de bewerking zijn ingediend, geen onderwerpen genereren met behulp van het nieuwe sjabloon.
Alleen nieuwe goedkeuringsaanvragen die na herconfiguratie worden ingediend, genereren onderwerpen op basis van het nieuw toegewezen sjabloon.