Dit artikel is volledig automatisch vertaald.
De uitvoering van bewerkingen op goedkeuringsverzoeken is afhankelijk van toegewezen teamrollen in de werkstroom die aan elk verzoek is gekoppeld.
Opmerking: Projectbeheerders hebben volledige leestoegang om alle goedkeuringsverzoeken in een project weer te geven en zijn de enige rol die workflows kan configureren. Om echter stap-specifieke bewerkingen uit te voeren, zoals het indienen van verzoeken of het aangeven van validaties, moeten beheerders expliciet leden zijn van de aangewezen indiener-, revisor- of definitieve revisorteams.
De volgende thema's worden in dit artikel beschreven:
Toegangsniveaus/Goedkeuringen - Matrix voor/paginaweergavetoeg - Matrix voor/goedkeuringsbewerk - Operationele/levenscyclus
1. Toegangsniveaus voor pagina's in Goedkeuringen
Het weergeven van een goedkeuringsverzoek en interactie met de inhoud ervan vindt plaats op drie verschillende paginaniveaus:
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
1.1 Pagina Goedkeuringen (Lijstweergave)
Geeft de overzichtslijst van goedkeuringsverzoekkaarten weer.
Gedetailleerde zichtbaarheidsregels voor verzoeken op deze pagina worden beheerst door teamroltoewij zingen, zoals uitgelegd in het artikel Zichtbaarheid pagina Goedkeuringen en teamrollen.
1.2 Goedkeuringsinhouds pagina
Geopend door een goedkeuringsverzoekkaart van de goedkeuringspagina te selecteren.
Toegewezen revisor teamleden en leden van het definitieve beoordelingsteam kunnen het gehele goedkeuringsverzoek weergeven, inclusief alle workflowstappen vóór, tijdens en na hun toegewezen stap, evenals de volledige geschiedenis van validatieaanduidingen.
1.3 Pagina Bestandsbeoordeling
Geopend door op beoordeling of weergave voor bestanden in een goedkeuringsverzoek te klikken.
Deze pagina biedt twee verschillende modi:
1.3.1 Beoordelings modus
Geopend door op de knop Beoordeling te klikken namens een actief revisor team.
Volledige annotatie gereedschappen zijn beschikbaar om aantekeningen en opmerkingen toe te voegen.
Kan voor alle documenten via het tabblad Overzicht of voor geselecteerde documenten via het menu Rechts van het tabblad Documenten worden gestart.
1.3.2 Weergave modus
Geopend door op de knop Weergave te klikken.
Werkt in de modus Alleen-lezen waarbij alleen het gereedschap Weergave beschikbaar is in de werkbalk voor documentvoorbeelden.
1.3.3 Vereisten voor documenttoegang
Om een bestand op de pagina Bestandsbeoordeling in een van beide modi te openen, moet een lid behoren tot een toegewezen workflowteam en minimaal Leestoegang tot dat specifieke document in de projectdocumentbibliotheek hebben.
Behoren tot een revisor team omzeilt niet de toegangsbeperkingen op documentniveau in de documentbibliotheek.
2. Matrix voor paginaweergavetoegang
Paginaweergaveniveau | Lid van indienesteam | Lid van revisor team | Lid van definitief revisor team |
Niveau 1: Pagina Goedkeuringen | Toegestaan Zie artikel over zichtbaarheid van goedkeuringspagina | Toegestaan Zie artikel over zichtbaarheid van goedkeuringspagina | Toegestaan Zie artikel over zichtbaarheid van goedkeuringspagina |
Niveau 2: Goedkeuringsinhouds pagina | Alleen indiener lid Geeft volledige details van persoonlijk ingediend verzoek weer | Toegestaan (volledig verzoek) Geeft volledige verzoekdetails over alle workflowstappen weer | Toegestaan (volledig verzoek) Geeft volledige verzoekdetails over alle workflowstappen weer |
Niveau 3: Bestandsbeoordeling (Weergave modus) | Alleen indiener lid Alleen-lezen weergave; vereist Leestoegang tot document | Toegestaan Alleen-lezen weergave; vereist Leestoegang tot document | Toegestaan Alleen-lezen weergave; vereist Leestoegang tot document |
Niveau 3: Bestandsbeoordeling (Beoordelings modus) | - | Toegestaan Volledige annotatie gereedschappen; leden van actief team stap met Leestoegang | Toegestaan Volledige annotatie gereedschappen; leden van actief definitief team stap met Leestoegang |
3. Matrix voor goedkeuringsbewerkingen
3.1 Matrix voor pre-indiening bewerkingen
De onderstaande matrix geeft details over machtigingen voor bewerkingen die worden uitgevoerd voordat een goedkeuringsverzoek formeel voor beoordeling wordt ingediend.
Bewerking / operatie | Lid van indienesteam | Lid van revisor team | Lid van definitief revisor team |
Goedkeuringsverzoek opslaan als concept | Alleen maker van concept verzoek Maakt/werkt oningediend goedkeuringsverzoek concept bij | - | - |
Documenten toevoegen aan Concept goedkeuringsverzoek | Alleen maker van concept verzoek Voegt documentrevisies toe vóór indiening | - | - |
Document uit concept verwijderen | Alleen maker van concept verzoek Verwijdert documentrevisies uit concept | - | - |
Titel van conceptgoedkeuring bewerken | Alleen maker van verzoek Bewerkt de titel vóór indiening | - | - |
Beschrijving van conceptgoedkeuring bewerken | Alleen maker van verzoek Bewerkt de beschrijving vóór indiening | - | - |
Goedkeuringsverzoek indienen voor beoordeling | Alleen indiener lid Dient verzoek in namens geselecteerd indiener team | - | - |
3.2 Matrix voor post-indiening bewerkingen
De onderstaande matrix geeft details over machtigingen voor bewerkingen die worden uitgevoerd nadat een goedkeuringsverzoek voor beoordeling is ingediend.
Bewerking / operatie | Lid van indienesteam | Lid van revisor team | Lid van definitief revisor team |
Document uit verzoek verwijderen | Toegestaan (alle stappen) Elk lid van het indieningsteam, op elk moment vóór de uiteindelijke beslissing | Toegestaan (alleen actieve stap) Leden van een reviewteam, terwijl hun reviewstap de actieve is | Toegestaan (alle stappen) Elk lid van het eindreviewteam, op elk moment vóór de uiteindelijke beslissing |
Validatie aangeven (Goedkeuren / Afwijzen) | - | Toegestaan (alleen actieve stap) Geeft goedkeuring of afwijzing per document aan, terwijl hun beoordelingsstap actief is. Alleen voordat de indicatie van het team is ingediend | Toegestaan (alleen laatste stap) Geeft goed of afkeuring per document aan, zodra het verzoek de definitieve beoordelingsstap heeft bereikt. Alleen voordat de definitieve beslissing is ingediend |
Validatieaanduiding wijzigen | - | Toegestaan (alleen actieve stap) Wijzigt een indicatie terwijl hun beoordelingsstap actief is. Niet meer mogelijk nadat de indicatie van het team is ingediend | Toegestaan (alleen laatste stap) Wijzigt een aanduiding tijdens de definitieve beoordelingsstap. Niet langer mogelijk zodra de definitieve beslissing is ingediend |
Validatieaanduiding indienen | - | Toegestaan (alleen actieve stap) Dient de validatieaanduidingen van het team in voor hun stap. De documenten die het bestrijkt, zijn vergrendeld, en de stap is alleen voltooid wanneer elk document een ingediende aanduiding heeft | Toegestaan (alleen laatste stap) Voert de definitieve goed- of afkeuring uit tijdens de definitieve beoordelingsstap. De Documenten die het betreft, worden gepubliceerd, en het verzoek sluit pas zodra elk document een ingediende beslissing heeft |
Titel van goedkeuring bewerken | Alleen maker van verzoek Ook beschikbaar voor projectbeheerders, zonder teamlidmaatschap van indiener | - | - |
Beschrijving van goedkeuring bewerken | Alleen maker van verzoek Ook beschikbaar voor projectbeheerders, zonder teamlidmaatschap van indiener | - | - |
4. Operationele uitsplitsing per goedkeuringsfase levenscyclus
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
4.1 Fase voor concepten en indiening
Indieners beheren goedkeuringsverzoeken tijdens de eerste fase van aanmaking. 3.1.1 Conceptgoedkeuringsverzoeken maken en opslaan Leden die zijn toegewezen aan een indienerteam dat voor een workflow is geconfigureerd, kunnen een nieuw goedkeuringsverzoek starten.
Het opslaan van een goedkeuringsverzoek als concept creëert een ingediend verzoek, waarmee documentrevisies kunnen worden toegevoegd en geconfigureerd voordat de beoordelingstijdlijn wordt gestart.
Conceptgoedkeuringsverzoeken blijven uitsluitend toegankelijk voor het individuele lid dat ze heeft gemaakt.
De titel en beschrijving van een conceptgoedkeuringsverzoek kunnen op elk moment vóór indiening door de maker van het concept worden bewerkt.
Opmerking: Dit verwijst uitsluitend naar de container voor het concept goedkeuringsverzoek, niet naar status van documentrevisies
3.1.2 Documenten toevoegen aan Concept goedkeuringsverzoeken
Nadat een concept goedkeuringsverzoek is opgeslagen, kan de maker van het concept blijven toegedeelde documentrevisies toevoegen aan dat verzoek voordat het voor beoordeling wordt ingediend.
3.1.3 Goedkeuringsverzoeken ter beoordeling indienen
Het indienen van een goedkeuringsverzoek vergrendelt de workflowselectie en start de beoordelingstijdlijn voor beoordelaars die zijn geconfigureerd in de eerste beoordelingsstap.
De titel en beschrijving kunnen na indiening nog steeds worden bewerkt door de persoon die het goedkeuringsverzoek heeft gemaakt en door projectbeheerders.
3.1.4 Documenten uit goedkeuringsaanvragen verwijderen
Documentrevisies kunnen op elk moment vóór de uitvoering van de uiteindelijke goedkeuringsbeslissing uit een goedkeuringsaanvraag worden verwijderd.
Leden van het indieningsteam en leden van het eindreviewteam kunnen dit gedurende de gehele workflow doen.
Leden van een team dat aan een reviewstap is toegewezen, kunnen dit alleen doen terwijl die stap actief is.
In de conceptfase, voordat de aanvraag is ingediend, kan alleen de conceptmaker documentrevisies verwijderen.
4.2 Fase voor beoordeling en validatie
Revisor teams verwerken documentvalidaties tijdens actieve beoordelingsstappen. 3.2.1 Toegang tot volledige goedkeuringsverzoekdetails (Niveau 2) Het openen van een goedkeuringsverzoekkaart geeft leden van het revisor team toegang tot de volledige Goedkeuringsinhouds pagina.
Beoordelaars kunnen alle documentdetails, stapgeschiedenis en opmerkingen weergeven die over alle voorafgaande en volgende stappen zijn ingediend, zodat er volledige context is voordat besluiten worden genomen.
3.2.2 Documenten openen voor beoordeling (Niveau 3)
Het klikken op beoordeling of weergave opent de pagina Bestandsbeoordeling.
Leden kunnen de beoordelingsmodus voor alle bestanden via het tabblad Overzicht of voor een selectie van bestanden via het menu Rechts van het tabblad Documenten starten.
Navigatieprogramma's en een voortgangsbalk stellen u in staat om door de geselecteerde bestandsrevisies te stappen.
3.2.3 Beschikbaarheid annotatie gereedschap
Wanneer u de pagina Bestandsbeoordeling in Beoordelings modus opent namens een team, zijn alle annotatie gereedschappen voor documenten beschikbaar om aantekeningen toe te voegen.
Wanneer u de pagina in Weergave modus opent, is alleen het gereedschap Weergave actief in de modus Alleen-lezen.
3.2.4 Vereisten voor documenttoegang
Om een bestand op de pagina Bestandsbeoordeling te openen, is minimaal Leestoegang tot dat specifieke document in de projectdocumentbibliotheek vereist.
3.2.5 Aanduidingen en indiening van validatie
Leden van reviewer teams toegewezen aan een actieve stap kunnen per document Goedkeuren of Afwijzen aangeven.
Aanduidingen blijven bewerkbaar totdat ze formeel worden ingediend.
Het indienen registreert en vergrendelt formeel de beslissing van het team voor de documenten die het bestrijkt.
Een indiening hoeft niet elk document tegelijk te bestrijken.
Wanneer het slechts enkele daarvan bestrijkt, worden die aanduidingen vergrendeld en blijft de stap open, omdat de resterende documenten nog steeds een aanduiding hebben om in te dienen.
De stap is voltooid wanneer elk document een ingediende aanduiding heeft.
4.3 Fase voor definitieve goedkeuring
Teams voor definitieve beoordeling voeren het definitieve resultaat van een goedkeuringsverzoek uit.
3.3.1 Voorgaande validaties beoordelen (Niveau 2)
Leden van het aangewezen team voor definitieve goedkeuring kunnen de volledige goedkeuringsinhouds pagina controleren, inclusief alle validatieaanduidingen, aantekeningen en opmerkingen die door beoordelingsteams over alle voorafgaande beoordelingsstappen zijn ingediend.
3.3.2 Vereisten voor documenttoegang (Niveau 3)
Definitieve beoordelaars hebben Leestoegang tot de onderliggende documenten in de documentbibliotheek nodig om bestandsinhoud op de pagina Bestandsbeoordeling te bekijken.
3.3.3 Uitvoering van definitieve goed- of afkeuring
Een lid van het team voor definitieve goedkeuring dient de definitieve beslissing in.
De beslissing kan alleen worden aangegeven en gewijzigd zodra het verzoek de definitieve beoordelingsstap heeft bereikt, en alleen totdat het is ingediend.
Het verzoek goedkeuren publiceert de goedgekeurde gedeelde revisies, terwijl het verzoek afkeuren publicatie volgens de werkstroomconfiguratie voorkomt.
Een beslissing hoeft niet tegelijk alle Documenten te dekken.
Wanneer deze voor slechts enkele ervan wordt ingediend, worden die Documenten gepubliceerd en blijft het verzoek open, omdat de resterende Documenten nog een validatieaanduiding moeten indienen.
Het goedkeuringsverzoek sluit zodra elk document erin een ingediende beslissing heeft.