Dit artikel is volledig automatisch vertaald.
Een essentieel onderdeel van de Common Data Environment Catenda HUB is het documentgebied.
Dit artikel legt uit hoe u dit gebied kunt structureren en de individuele functies voor betere organisatie kunt gebruiken.
Er zijn 3 benaderingen om het documentgebied in te delen.
1. Een klassieke mapstructuur waarin documenten en bestanden op een georganiseerde manier worden opgeslagen 2. Het gebruik van metadata om de organisatie van documenten en bestanden mogelijk te maken, evenals het ophalen van bestanden. 3. Combinatie van mapstructuur en metadata
Opmerking: Een combinatie van deze twee varianten is vaak zinvol en biedt veel voordelen.
Hier is een vergelijking van de voor- en nadelen van deze 2 varianten:
Klassieke mapstructuur:
Voordelen | Nadelen |
Gestructureerd ontwerp | Mapstructuur moet worden aangemaakt en beheerd |
Hulp bij het zoeken naar documenten | Documenten moeten in afzonderlijke mappen worden opgeslagen en kunnen niet via onderwerpen worden georganiseerd |
Toegangsinstellingen kunnen via mappen worden ingesteld |
|
Documentstructuur op basis van metadata
Voordelen | Nadelen |
Vrije structuur | Hoog niveau van discipline en duidelijke richtlijnen vereist |
Documentopslag en zoeken zijn dynamisch | Documenten moeten volgens de specificaties worden benoemd en van metadata worden voorzien |
Combinatie van beide varianten:
Voordelen | Nadelen |
Gestructureerde organisatie op basis van mapstructuur gecombineerd met andere mogelijke metadata voor een dynamische benadering | Beide moeten vooraf goed worden afgestemd |
Documenten kunnen zeer gemakkelijk worden toegewezen en gevonden via de mapstructuur en de naam + metadata |
|
De volgende thema's worden in dit artikel beschreven:
1. Voorbeeldmapstructuur
U kunt goede suggesties voor het maken van een mapstructuur vinden in dit artikel.
U kunt ook een voorbeeld van een mapstructuur gebruikt door de Staatsgebouwdirectie in Beieren vinden via de volgende link Mapstructuren kunnen zeer verschillend worden opgezet.
Dit hangt enerzijds af van de vereisten van het project en het bijbehorende projectteam, en anderzijds hangt de mapstructuur af van eventueel gebruikte plansleutels.
1.1 Voorbeeld - Structuren scheiden per fase
Een mapstructuur is ingesteld op basis van de servicefasen.
Dit scheidt duidelijk welke documenten uit welke beheerfasen in welke mappen worden opgeslagen.
Maar wat gebeurt er met documenten die van toepassing zijn op alle servicefasen?
U zou kunnen denken dat als de documenten in de mappen van de verschillende servicefasen zijn georganiseerd, deze informatie bijvoorbeeld niet meer nodig is in de plansleutel.
Maar wat gebeurt er wanneer een plan wordt afgedrukt of digitaal naar de bouwplaats wordt verzonden?
Ook hier moet de plannaam worden gebruikt om het exacte document te identificeren.
In het beste geval vormen de mapstructuur en plansleutel een eenheid die voor alle betrokken partijen gedurende het hele project werkt.
2. Metadata op documenten:
Het gebruik van zogenaamde metadata voor documenten en bestanden is de afgelopen jaren steeds populairder geworden.
Bepaalde documentmetadata wordt rechtstreeks door Catenda HUB gegenereerd en op het document opgeslagen.
Bijvoorbeeld de uploaddatum, de auteur van het document of de bestandsgrootte zijn direct zichtbaar.
Naast de automatisch weergegeven metadata kunt u in Catenda HUB ook uw eigen metadata maken.
Via de door gebruiker gedefinieerde kenmerken of de labels.
2.1 Voorbeeld:
Een document wordt geüpload met een plansleutel 2-ARC-AN-02-00-second floor plan.pdf De naamgevingsconventie wordt gebruikt om automatisch bepaalde informatie over het document uit te lezen.
Dit gebeurt automatisch op de achtergrond door de naamgevingsconventie te herkennen. 2 = Voorlopige planning ARC = Architectuur AN = Aanzicht 02 = 2e verdieping ...
Opmerking: Naast deze informatie kunt u nu ook de status van een document toevoegen, bijvoorbeeld. Ingediend ter goedkeuring, Goedgekeurd, Gearchiveerd, Afgewezen
Als we nu informatie willen toevoegen, bijvoorbeeld of dit document belangrijk is voor een bouwvergunningsaanvraag of DGNB-certificering, kunnen we dit toevoegen met behulp van de hierboven genoemde label- of door gebruiker gedefinieerde veldopties.