De nieuwe statusworkflow is een functie op aanvraag die voor lopende projecten kan worden ingeschakeld.
Nieuwe projecten die zijn gebaseerd op een sjabloonproject waarbij deze functie is ingeschakeld, hebben deze functie ingeschakeld.
De ISO 19650-reeks is een internationale norm voor goede praktijken die informatiemanagementprocessen binnen een bredere context van digitale transformatie in de bouw definieert.
Veel belanghebbenden in de bouwsector hebben ISO-19650 aangenomen als de norm voor het beheren van documentbezorging en goedkeuringsprocedures in projecten.
De volgende thema's worden in dit artikel beschreven:
Levenscyclus van een document - Statusworkflow configureren - Vertrouwd maar anders - Statusconfiguratietoegang - Goedkeuringswerkflow - Statusworkflow uitschakelen - Voordelen van/statusworkflow
1. Levenscyclus van een document
Volgens de ISO-norm kan een document vier verschillende toestanden hebben;
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
🏗️ In uitvoering (WiP) - 👥 Gedeeld - 📰 Gepubliceerd - 📦 Gearchiveerd - Documenttoestanden/ISO 19650 - Workflow in Catenda Hub
1.1 🏗️ In uitvoering (WiP)
Bestanden waaraan wordt gewerkt en die voortdurend worden overschreven in de lokale omgeving van de gebruiker.
Deze bestanden worden meestal alleen naar catenda geüpload zodat mensen de voortgang van de gebruiker kunnen zien.
1.2 👥 Gedeeld
Bestanden die gereed zijn om te worden gedeeld met andere projectleden voor coördinatie en eindcontroles van verschillende vakgebieden en/of specialisten.
Deze bestanden worden naar Catenda geüpload en naar respectieve partijen verzonden voor beoordeling en goedkeuring.
1.3 📰 Gepubliceerd
Bestanden die zijn gecoördineerd, voltooid en geaccepteerd als contractueel product.
Deze bestanden hebben een beoordelingsproces doorlopen en worden geacht 'klaar voor het volgende stadium (bouw, overdracht, hoeveelheidsmeting, vergunningverlening, enz.)' te zijn
1.4 📦 Gearchiveerd
De informatie is gebruikt en kan worden gearchiveerd om indien nodig later beschikbaar te blijven (controle, aanmaking van het bestand van uitgevoerde werken, enz.)
1.5 Documenttoestanden - ISO 19650
1.6 Workflow in Catenda Hub
2. Statusworkflow configureren
Activering en configuratie van de gedeelde statusworkflow zijn voorbehouden aan projectbeheerders.
Vereiste toegang Documentstatusconfiguratie-toegang in het toegangscontrolebereik van de projectinstellingenpagina.
Leden met deze toegang hebben alleen toegang tot het statusconfiguratiemenu in documentinstellingen.
Ze kunnen de andere menu's in documentinstellingen niet zien of wijzigen.
Navigeer onder documentinstellingen naar Statusworkflow en schakel gedeelde statussen in
Definieer de gedeelde en gepubliceerde statussen die in het project worden gebruikt.
Stel de standaard gedeelde status in voor nieuwe revisies.
Nieuwe revisies worden aanvankelijk als gedeelde revisies geüpload en kunnen later worden gepubliceerd.
De standaardstatus moet daarom een gedeelde revisiestatus zijn.
Deze status wordt geselecteerd in het uploaddialoogvenster voor elke documentupload en kan tijdens het uploadproces worden gewijzigd in een andere gedeelde status.
3. Vertrouwd maar anders
Nadat u de statusworkflow activeert, ziet u twee tabbladen boven de tabellen met documenten en modellen verschijnen.
De volgende thema's worden in dit gedeelte beschreven:
Werkruimte - Gepubliceerd - Nieuwe/revisies uploaden - Gedeelde revisies publiceren - Toegangscontrole - Grote en kleine revisienummers - De/openen - Revisie-informatie - Gedeelde en/in Catenda Site
3.1 Werkruimte
Alle uploads van nieuwe revisies vinden hier plaats.
De nieuwste gedeelde revisie wordt voor elk document en model weergegeven.
3.2 Gepubliceerd
Een gespiegelde versie van het werkruimtetabblad.
Dezelfde mapstructuur als in de werkruimte wordt weergegeven.
Alleen documenten en modellen met gepubliceerde revisies worden weergegeven.
Opmerking: Bekijk gedeelde revisies in het revisieoverzicht van de documentvoorvertoning, zelfs als u het document vanaf het gepubliceerde tabblad hebt geopend. Vereiste toegang: Gedeelde revisies
3.3 Nieuwe gedeelde revisies uploaden
Een revisiestatus is zichtbaar voor elk geüpload bestand in het uploaddialoogvenster.
Een revisiestatus wordt toegepast op elk bestand dat uit een gezipt bestand wordt geëxtraheerd.
3.4 Gedeelde revisies publiceren
Meerdere documenten in documentstructuur
Een publicatieactie is beschikbaar in het bestaande elementactiemenu van een of meer geselecteerde documenten met gedeelde revisies.
Enkele revisie in documentvoorvertoning of documentstructuur
Een publicatieactie is beschikbaar als pictogram en in het actiemenu van de revisie-informatie van een gedeelde revisie in het rechtermenu met informatie.
Meerdere modellen
Een publicatieactie is beschikbaar in de revisie-informatie van een document met een gedeelde revisie in het rechtermenu met informatie in de documentstructuur en in de documentvoorvertoning.
Vereiste toegang: Gedeelde revisies
3.5 Toegangscontrole
Nadat de statusworkflow is ingeschakeld, ziet u twee nieuwe kolommen verschijnen rechts van de toegangskolom in het dialoogvenster voor toegangscontrole van een map of document.
De tabel hieronder beschrijft hoe de selectievakjes het gebruikerservaring voor elk toegangsniveau beïnvloeden.
Schakel "kan publiceren" in voor een lid of team met schrijftoegang zodat zij gedeelde revisies kunnen publiceren en statussen van gepubliceerde revisies kunnen bewerken.
Schakel "gedeelde revisies bekijken" uit voor een lid of team met leestoegang zodat zij alleen officiële, gepubliceerde revisies zien.
Gedeelde gepubliceerde toegang | Lezen | Schrijven |
Kan "Gedeelde revisies bekijken" controleren | Kan controleren. | Altijd ingeschakeld |
Kan "Kan publiceren" controleren | Nooit ingeschakeld | Kan uitschakelen. |
Documenten weergeven | Documenten met alleen gedeelde revisies zijn alleen zichtbaar als "gedeelde revisies bekijken" is ingeschakeld | Beide documenten met gedeelde en documenten met gepubliceerde revisies zijn zichtbaar |
Gedeelde revisies in documentinformatie weergeven | Gedeelde revisies zijn alleen zichtbaar als "gedeelde revisies bekijken" is ingeschakeld | Zowel gedeelde als gepubliceerde revisies zijn zichtbaar |
Statussen van gedeelde revisies bewerken en weergeven | Zichtbaar als "gedeelde revisies bekijken" is ingeschakeld, maar niet bewerkt | x |
Statussen van gepubliceerde revisies bewerken en weergeven | Kan alleen gepubliceerde revisiestatus weergeven | Bewerken als "Kan publiceren" is ingeschakeld, anders alleen zichtbaar |
Documenten publiceren | - | Publiceren als "Kan publiceren" is ingeschakeld |
3.6 Grote en kleine revisienummers
Gedeelde revisies hebben een klein revisienummer (bijv. #0.1, #2.3, #4.1) Gepubliceerde revisies hebben een groot revisienummer (#1, #2, #3 enz.)
3.7 De documentvoorvertoning openen
In de documentstructuur ziet u de nieuwste revisie waartoe u toegang hebt.
Klik op de naam van een document om de documentvoorvertoning van de weergegeven revisie te openen.
Werkruimtetabblad
De nieuwste revisie op het werkruimtetabblad kan zijn: Gedeelde revisie - Vereiste toegang: Gedeelde revisies Gepubliceerde revisie - Vereiste toegang: Lezen
Gepubliceerd tabblad
De nieuwste revisie op het gepubliceerde tabblad kan zijn: Gepubliceerde revisie - Vereiste toegang: Lezen
Opmerking: Gedeelde revisies kunnen zichtbaar zijn in het revisieoverzicht van de documentvoorvertoning, zelfs als u het document vanaf het gepubliceerde tabblad hebt geopend. Vereiste toegang: Gedeelde revisies
3.8 Revisie-informatie
Selecteer een enkel document of open de documentvoorvertoning door op het document te klikken.
Informatie over de huidige revisie is zichtbaar in het rechtermenu met informatie.
- Publiceer de huidige revisie met de publicatieactie.
Vereiste toegang: Gedeelde revisies
- Wijzig een gedeelde revisiestatus in een andere gedeelde revisiestatus.
Vereiste toegang: Leestoegang en gedeelde revisies
- Wijzig een gepubliceerde revisiestatus in een andere gepubliceerde revisiestatus.
Vereiste toegang: Schrijftoegang en gepubliceerde revisies
Dialoogvenster revisie-informatie
Klik op het revisievak om een overzicht van alle revisies in het document in het dialoogvenster revisie-informatie te zien.
Een groene verbinding tussen een gepubliceerde en een gedeelde revisie geeft aan welke gedeelde revisie is gepubliceerd.
3.9 Gedeelde en gepubliceerde revisies in Catenda Site
Alleen gepubliceerde revisies zijn zichtbaar in Catenda Site.
4. Statusconfiguratietoegang
Bewerktoegang tot de documentstatusconfiguratie kan worden geconfigureerd op de projectinstellingenpagina:
Documentstatus kan vervolgens geconfigureerd worden vanuit de instellingen in de documentsectie:
Ten slotte kunnen deze documentstatussen worden toegewezen aan de status voor bestandsbeoordeling, toegankelijk vanuit de knop met drie punten rechtsboven in de sectie Goedkeuringen. Het is ook mogelijk om hier een onderwerpsjabloon te configureren.
5. Goedkeuringswerkflow
Een goedkeuringswerkflow wordt door een beheerder gemaakt.
Team indieners
Beoordelarenteam (minimaal één goedkeuringsstap is vereist)
Team eindbeoordelaar
Een lid van een indienersteam dient een goedkeuringsaanvraag met een reeks gedeelde revisies in op de goedkeuringspagina.
Leden van de indienersteams die aan de stap zijn toegewezen, beoordelen de documenten die in de goedkeuring zijn ingediend en geven een goedgekeurd of afgewezen validatie.
Nadat alle stappen zijn voltooid, beoordeelt een lid van het eindbeoordelarenteam de validaties die namens de verschillende teams in elke stap zijn ingediend en geeft hun uiteindelijke validatie van goedgekeurd, goedgekeurd met opmerking of afgewezen.
De eindgoedkeurder kan een definitieve, ingelijchte beslissing nemen of dit document moet worden gepubliceerd (goedgekeurd) of afgewezen (als gedeeld blijft)
5.1 Verouderde goedkeuringswerkflow
Een goedkeuringsaanvraag benoemt een Uitgever (persoon verantwoordelijk voor het nemen van de uiteindelijke beslissing over de publicatie) en een of meer Beoordelaars, verantwoordelijk voor het valideren (of niet) van de set documenten
Elke beoordelaar bepaalt of het gedeelde document wordt goedgekeurd, goedgekeurd met opmerking of afgewezen
Aan het einde van de beoordeling kiest de Uitgever het resultaat van de goedkeuring door de documenten te selecteren die moeten worden gepubliceerd.
Vanuit de goedkeuringsinstellingen kunnen onderwerpen met betrekking tot de documenten worden aangemaakt om het proces later bij te houden
Een gedetailleerde demonstratie van deze stappen wordt in de volgende zelfstudie getoond:
6. Statusworkflow uitschakelen
Als u de statusworkflowstroom wilt uitschakelen, kunt u dit doen door op de keuzerondje in documentinstellingen te klikken.
De gepubliceerde en gedeelde tabbladen in de documentsectie verdwijnen vervolgens.
Documenten die zijn geüpload terwijl de statusworkflow niet is ingeschakeld, worden als gepubliceerd geüpload en verschijnen op het gepubliceerde tabblad wanneer de statusworkflow wordt ingeschakeld.
7. Voordelen van het gebruik van de statusworkflow
Het gepubliceerde tabblad dient als aangewezen gebied voor contractuele documenten. Projectleden kunnen geverifieerde documenten gemakkelijk vinden.
Documenten worden gevalideerd voordat zij worden gepubliceerd
U kunt uw leveringsproces op basis van ISO 19650 veel gemakkelijker configureren
Coördinatie-/samenwerkingsdocumenten zijn gescheiden van contractuele documenten
Meerdere gedeelde revisies kunnen worden geselecteerd en gedownload, terwijl in de vorige versie concepten slechts één voor één konden worden gedownload
Beperken wat mensen kunnen zien in de mobiele app Catenda Site