Die Seite „Neuer Workflow“ lässt sich öffnen, indem Sie auf der Seite „Workflows“ auf die grüne Plus-Schaltfläche klicken oder auf der Seite „Genehmigungen“ im Aktionsmenü für neue Elemente auf die entsprechende Aktion klicken.

Neue Workflows können nur in Projekten erstellt werden, für die die Aktivierung des neuen Validierungs-Workflows beantragt wurde.

Der neue Validierungs-Workflow ist eine bedarfsgesteuerte Funktion, deren Aktivierung beim Start eines neuen Projekts beantragt werden kann.

Ein Projekt auf Basis eines Vorlagenprojekts kann nur erstellt werden, wenn der neue Validierungs-Workflow in diesem Vorlagenprojekt nicht aktiviert ist.

So kann der Titelbereich einer neuen Genehmigung aussehen:
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Dieser Artikel enthält Informationen zu den folgenden Themen.

Geben Sie den Namen des Workflows ein.

Dies ist der einzige Teil des Workflows, der nach dem Einreichen noch bearbeitet werden kann.
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Es muss ein Titel angegeben werden, um einen Workflow einreichen zu können.
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So könnte der Inhalt einer neuen Genehmigung aussehen:
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Teammitglieder haben eine begrenzte Anzahl von Arbeitstagen Zeit, um Dokumente in Prüfschritten zu prüfen, in denen ihr Team als Prüfteam festgelegt wurde.

So können die Zeiteinstellungen eines neuen Genehmigungs-Workflows aussehen:
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Die in den Zeiteinstellungen konfigurierte Zeit gibt den Beginn und das Ende des Arbeitstages für jeden dieser Arbeitstage an.

Passen Sie die Zeiteinstellungen an die Teammitglieder an, deren Teams in diesem Workflow als Prüfteams für die Prüfschritte festgelegt sind.

Die Teammitglieder können ihre Überprüfung innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens einreichen, der sich aus der Anzahl der Arbeitstage und der in diesem Feld konfigurierten Zeit ergibt.
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Beispiel für die Berücksichtigung der Zeiteinstellungen:

Einreichungen können anhand dieser Zeiten datiert werden.

Eine Einreichung um 2 Uhr morgens gehört zum Vortag, wenn die Zeiteinstellung auf 6 Uhr morgens festgelegt ist.
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Wählen Sie einen Wert zwischen 01 und 24 nach dem 24-Stunden-System, auch bekannt als „Militärzeit“.​
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Die Standardzeitzone ist die in Ihrem Betriebssystem konfigurierte Zeitzone.

So kann ein Listenelement für die ausgewählte Zeitzone aussehen.
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Der erste Teil des Listenelements für die ausgewählte Zeitzone kann Folgendes anzeigen:

Der zweite Teil des ausgewählten Zeitzonen-Listenelements zeigt den aktuellen GMT-Offset für das ausgewählte Zeitzonen-Listenelement an.
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Die aktuelle Zeitzone für das Element der Zeitzonenliste wird angezeigt.
Wenn sich der GMT-Offset für einen geografischen Standort ändert, beispielsweise auf Sommer- oder Winterzeit, ändert sich auch der für diese geografischen Standorte angezeigte GMT-Offset.
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Klicken Sie auf das ausgewählte Zeitzonen-Listenelement, um das Zeitzonen-Dropdown-Menü zu öffnen.

So kann das Zeitzonen-Dropdown-Menü aussehen:​
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Standardmäßig wird in der Zeitzonen-Dropdown-Liste für jedes 30-Minuten-Intervall des Zeitzonen-Offsets ein Listenelement angezeigt, das eine aktive Zeitzone enthält.
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Beschreibung der Zeitzonen-Listenelemente

Der erste Teil eines Zeitzonen-Listenelements kann Folgendes anzeigen:

Name des Zeitzonen-Listenelements

Der zweite Teil eines Zeitzonenlistenelements kann Folgendes anzeigen:

Typ des Zeitzonenlistenelements

Der letzte Teil eines Zeitzonenlistenelements kann Folgendes anzeigen:

Suche im Zeitzonen-Dropdown-Menü

Suchen Sie nach einem geografischen Ort, um alle Zeitzonenlistenelemente für diesen Ort zu finden.
Wenn eine Übereinstimmung vorliegt, wird der Ort aufgenommen. Er wird nicht immer wie unten dargestellt aufgelistet.
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Einige Zeitzonen können anhand ihres Kurznamens im ersten Teil des Listenelements gesucht werden.
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Wenn eine Zeitzone das ganze Jahr über gleich bleibt, kann im zweiten Teil des Listenelements danach gesucht werden.

Suchen Sie nach einer Zeitzone, um alle Zeitzonenelemente für diese Zeitzone zu finden.
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Suchen Sie nach einem Zeitzonentyp, um alle Zeitzonen-Listenelemente für diesen Zeitzonentyp zu finden:

Suchen Sie entweder nach dem Zeitzonen-Offset:​
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oder nach der Zeitzonenabkürzung:
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Da einige Zeitzonen einen GMT-Offset als Typ haben, ist es oft besser, nach dem vollständigen Zeitzonennamen statt nach der Zeitzonenabkürzung zu suchen.

Es werden nur derzeit aktive Zeitzonen angezeigt. Bei Zeitzonen, die je nach geografischem Standort variieren, wird daher nur die Zeitzone angezeigt, die derzeit für diesen Standort aktiv ist.
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Wählen Sie aus, welche Teammitglieder im endgültigen Genehmigungsteam in der Liste der Teams angezeigt werden, aus der sie bei der Auswahl eines Einreicherteams für eine Genehmigung mit diesem Workflow wählen können.

So könnte der Abschnitt „Einreicher“ eines neuen Genehmigungs-Workflows aussehen:
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Auswahl eines Teams, dem der Workflow-Ersteller angehört

Wenn der Workflow-Ersteller selbst diese Art von Workflows einreichen soll, ist es wichtig, dass ein Team, dem der Workflow-Ersteller angehört, als Einreicherteam hinzugefügt wird.
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Auswahl eines leeren Teams

Ein leeres Team kann ausgewählt werden, wenn die Mitglieder, die diesem Team angehören sollen, noch nicht Teil des Projekts sind.
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Auswahl eines Teams mit einem Mitglied

Da es nicht möglich ist, einzelne Mitglieder hinzuzufügen, kann ein Team mit nur einem Mitglied ausgewählt werden, wenn nur ein Mitglied auf diese Weise Dokumente genehmigen soll.

Nach der Erstellung des Workflows kann dieser nicht mehr bearbeitet werden; daher bietet ein Team – selbst mit nur einem Mitglied – die Flexibilität, Personen in das Team aufzunehmen oder aus diesem zu entfernen.

Es muss mindestens ein Einreicher ausgewählt werden, um den Workflow einzureichen.
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Erstellen Sie einen mehrstufigen Überprüfungsprozess

So könnte der Abschnitt „Prüfungsschritte“ eines neuen Genehmigungs-Workflows aussehen:​
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Keine Schritte

Es ist zwar möglich, einen Workflow ohne Schritte zu erstellen, indem alle Schritte gelöscht werden, jedoch lässt sich mit diesem Workflow keine Genehmigung erstellen, da mindestens ein Schritt vorhanden sein muss, um eine Genehmigung einzureichen.
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Maximale Anzahl von Schritten

Ein Workflow kann maximal 10 Schritte umfassen.
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Wählen Sie Prüferteams aus, die am Prüfungsschritt teilnehmen dürfen.

Die maximale Anzahl an Teams, die ein Workflow haben kann, beträgt 20.

Jedes Team muss seine Überprüfung einreichen, bevor der Workflow zum nächsten Schritt übergeht.

Wenn „Automatische Genehmigung“ aktiviert ist, wechselt der Workflow nach Ablauf der konfigurierten Anzahl von Arbeitstagen automatisch zum nächsten Schritt.
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Auswahl eines Teams, dem der Ersteller des Workflows angehört

Wenn der Ersteller des Workflows selbst einen Schritt prüfen soll, ist es wichtig, dass ein Team, dem der Ersteller angehört, als Prüfteam hinzugefügt wird.
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Auswahl eines leeren Teams

Ein leeres Team kann ausgewählt werden, wenn die Mitglieder, die diesem Team angehören sollen, noch nicht Teil des Projekts sind.
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Auswahl eines Teams mit einem Mitglied

Da es nicht möglich ist, einzelne Mitglieder hinzuzufügen, kann ein Team mit nur einem Mitglied ausgewählt werden, wenn nur dieses eine Mitglied auf diese Weise Dokumente genehmigen soll.

Nach der Erstellung des Workflows kann dieser nicht mehr bearbeitet werden; daher bietet ein Team – selbst mit nur einem Mitglied – die Flexibilität, Personen in das Team aufzunehmen oder aus diesem zu entfernen.
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Als Arbeitstage gelten Montag bis Freitag.

Feiertage sind in den Arbeitstagen für die Prüfung enthalten.

Erforderliche Mindestanzahl an Arbeitstagen: 1 Arbeitstag
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Beispiel:

Wenn es sich um den ersten Schritt handelt, beginnt der Prozess, sobald der Genehmigungsantrag eingereicht wurde.

Andernfalls beginnt der Schritt, sobald für jede der Überarbeitungen im vorherigen Schritt Validierungen eingereicht wurden oder diese automatisch weitergeleitet und validiert wurden.
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Die Bearbeitungszeit für einen Genehmigungsantrag ist auf 2 Tage festgelegt.
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Liegt das Startdatum für den Genehmigungsschritt auf einem Freitag, wird das Fälligkeitsdatum wie folgt festgelegt:

Aktivieren Sie die automatische Genehmigung, um Engpässe zu vermeiden – Dokumente erhalten automatisch eine genehmigte Bewertung im Namen von Teams, die bis zum Fälligkeitsdatum nicht geantwortet haben.

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Aktivieren Sie die Option „Überprüfung durch alle Teammitglieder erforderlich“, um zu gewährleisten, dass jedes einzelne Mitglied jedes Prüfteams in diesem Schritt seine eigene Validierungsbestätigung einreichen muss, bevor die Teamüberprüfung übermittelt werden kann.
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Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol oben rechts in einem Überprüfungsschritt, um diesen zu löschen.
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Wenn Überprüfungsschritte vorhanden sind, muss jeder Schritt mindestens einen Einreicher haben, damit der Workflow übermittelt werden kann.
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Die endgültige Genehmigung erfolgt manuell durch ein einzelnes Team.

So könnte der Teil der endgültigen Genehmigung in einem neuen Genehmigungs-Workflow aussehen:​
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Das Team für die endgültige Genehmigung, das auf der Grundlage der Überprüfungen der einzelnen Prüfteams die endgültige Genehmigung erteilt.
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Auswahl eines Teams, dem der Ersteller des Workflows angehört

Wenn der Ersteller des Workflows selbst die abschließende Validierung der Genehmigung vornimmt, ist es wichtig, dass das Publisher-Team ein Team ist, dem der Ersteller des Workflows angehört.
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Auswahl eines leeren Teams

Ein leeres Team kann ausgewählt werden, wenn die Mitglieder, die diesem Team angehören sollen, noch nicht Teil des Projekts sind.
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Auswahl eines Teams mit einem Mitglied

Da es nicht möglich ist, einzelne Mitglieder hinzuzufügen, kann ein Team mit nur einem Mitglied ausgewählt werden, wenn nur ein Mitglied auf diese Weise Dokumente genehmigen soll.

Nach der Erstellung des Workflows kann dieser nicht mehr bearbeitet werden; daher bietet ein Team selbst bei nur einem Mitglied die Flexibilität, Personen in das Team aufzunehmen oder aus diesem zu entfernen.
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Die Anzahl der Arbeitstage, die dem Team für die endgültige Genehmigung zur Verfügung steht.

Erforderliche Mindestanzahl an Arbeitstagen: 0 Arbeitstage

Im Feld „Themenvorlagen“ können Sie die Vorlage auswählen, die das System verwendet, um nach Abschluss des Genehmigungsablaufs ein Thema zu erstellen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden keine Themen erstellt!
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Die Auswahl einer Vorlage ist aus den vorhandenen Themenvorlagen möglich.
​Erfahren Sie mehr über Themenvorlagen
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Wenn keine Vorlage vorhanden ist, können Sie direkt in der Einstellungsansicht eine neue Vorlage erstellen.
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Genehmigt oder abgelehnt
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Wählen Sie den Endstatus für genehmigte und abgelehnte Dokumente aus.

Genehmigte Dokumente werden veröffentlicht,

abgelehnte Dokumente werden nicht veröffentlicht.
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Es muss ein Team für die endgültige Genehmigung ausgewählt worden sein, damit der Workflow eingereicht werden kann.

Es muss ein Endstatus für genehmigte Workflows ausgewählt werden, damit der Workflow übermittelt werden kann.

Für abgelehnte Workflows muss ein Endstatus ausgewählt werden, damit der Workflow übermittelt werden kann.

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Klicken Sie auf „Absenden“, um den Workflow einzureichen.
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Wenn im Workflow ein Pflichtfeld fehlt, erscheint oben auf der Seite eine Warnung, in der Sie aufgefordert werden, die fehlenden Felder auszufüllen.

So kann die Warnung aussehen:​
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Folgende Angaben sind erforderlich, um einen neuen Workflow einzureichen:

Nach dem Absenden kann nur noch der Titel des Workflows geändert werden.