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Il n'est possible de créer de nouveaux workflows que dans les projets pour lesquels l'activation du nouveau workflow de validation a été demandée.

Le nouveau workflow de validation est une fonctionnalité disponible sur demande dont l’activation peut être demandée lors du lancement d’un nouveau projet.

Il n’est possible de créer un projet à partir d’un modèle que si le nouveau workflow de validation n’est pas activé dans ce modèle.

Voici à quoi peut ressembler le titre d’une nouvelle validation :
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Cet article contient des informations sur les sujets suivants.

Saisissez le nom du workflow.

C'est la seule partie du workflow qui peut être modifiée après sa soumission.​
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Un titre doit être renseigné pour pouvoir soumettre un workflow.
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Voici à quoi peut ressembler le contenu d'une nouvelle demande d'approbation :
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Les membres de l'équipe disposeront d'un nombre limité de jours ouvrés pour examiner les documents lors des étapes de révision où leur équipe a été désignée comme équipe de révision.

Voici à quoi peuvent ressembler les paramètres de durée d'un nouveau workflow d'approbation :
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L'heure configurée dans les paramètres de durée correspond à l'heure de début et de fin de la journée de travail pour chacune de ces journées de travail.

Configurez les paramètres de durée en fonction des membres dont les équipes sont désignées comme équipes de révision pour les étapes de révision de ce workflow.

Les membres de l'équipe pourront soumettre leur révision dans le délai imparti, en fonction du nombre de jours ouvrables et de l'heure configurée dans ce champ.
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Exemple illustrant comment les paramètres horaires peuvent être pris en compte :

Les soumissions peuvent être datées en fonction de ces horaires.

Une soumission effectuée à 2 h du matin est considérée comme appartenant à la journée précédente si le paramètre de temps est défini sur 6 h du matin.
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Choisissez une valeur comprise entre 01 et 24 selon le système horaire de 24 heures, également appelé « heure militaire ».​
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Le fuseau horaire par défaut est celui configuré dans votre système d'exploitation.

Voici à quoi peut ressembler un élément de la liste des fuseaux horaires sélectionnés.
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La première partie de l'élément de la liste des fuseaux horaires sélectionnés peut afficher :

La deuxième partie de l'élément de la liste des fuseaux horaires sélectionné affiche le décalage GMT actuel correspondant à cet élément.
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Le fuseau horaire actuel de l'élément de la liste des fuseaux horaires est affiché.
Si le décalage GMT d'une localité géographique change, par exemple pour passer à l'heure d'été ou d'hiver, le décalage GMT affiché pour ces localités géographiques change également.
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Cliquez sur l'élément de la liste des fuseaux horaires sélectionné pour ouvrir le menu déroulant des fuseaux horaires.

Voici à quoi peut ressembler le menu déroulant des fuseaux horaires :​
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Par défaut, un élément de liste est visible pour chaque intervalle de décalage horaire de trente minutes correspondant à un fuseau horaire actif dans le menu déroulant des fuseaux horaires.
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Description des éléments de la liste des fuseaux horaires

La première partie d’un élément de la liste des fuseaux horaires peut afficher :

Nom de l'élément de la liste des fuseaux horaires

La deuxième partie d’un élément de liste de fuseaux horaires peut afficher :

Type d’élément de la liste des fuseaux horaires

La dernière partie d'un élément de la liste des fuseaux horaires peut afficher :

Recherche dans la liste déroulante des fuseaux horaires

Recherchez un lieu géographique pour trouver tous les éléments de la liste des fuseaux horaires correspondant à ce lieu.
S’il y a une correspondance, le lieu est inclus. Il n’apparaît pas toujours dans la liste, comme illustré ci-dessous.
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Certains fuseaux horaires peuvent être recherchés par leur nom abrégé dans la première partie de l'élément de la liste.
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Si un fuseau horaire reste le même tout au long de l’année, il peut être recherché à partir de la deuxième partie de l’élément de la liste.

Recherchez un fuseau horaire pour trouver tous les éléments de la liste correspondant à ce fuseau horaire.
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Recherchez un type de fuseau horaire pour trouver tous les éléments de la liste correspondant à ce type :

Recherchez soit le décalage horaire :​
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Soit l'abréviation du fuseau horaire :
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Étant donné que certains fuseaux horaires ont pour type un décalage par rapport au GMT, il est souvent préférable de rechercher le nom complet du fuseau horaire plutôt que son abréviation.

Seuls les fuseaux horaires actuellement actifs sont affichés ; ainsi, pour les fuseaux horaires qui varient en fonction des emplacements géographiques, seul le fuseau horaire actuellement actif pour cet emplacement géographique peut être trouvé.
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Sélectionnez les équipes que les membres de l’équipe d’approbation finale verront dans la liste des équipes parmi lesquelles ils peuvent choisir lorsqu’ils sélectionnent une équipe de soumission pour une approbation avec ce workflow.

Voici à quoi peut ressembler la partie « Soumissionnaires » d’un nouveau workflow d’approbation :
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Sélection d’une équipe dont fait partie le créateur du workflow

Si le créateur du workflow est celui qui soumet ce type de workflows, il est important qu’une équipe dont il fait partie soit ajoutée en tant qu’équipe de soumissionnaires.
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Sélection d’une équipe vide

Une équipe vide peut être sélectionnée si les membres qui feront partie de cette équipe ne font pas encore partie du projet.
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Sélection d’une équipe composée d’un seul membre

Comme il n’est pas possible d’ajouter des membres individuellement, si un seul membre doit utiliser ce mode de validation des documents, une équipe composée d’un seul membre peut être sélectionnée.

Une fois le workflow créé, il ne sera plus possible de le modifier ; ainsi, même avec un seul membre, une équipe offre la flexibilité nécessaire pour ajouter ou retirer des personnes de cette équipe.

Au moins un expéditeur doit être sélectionné pour soumettre le workflow.
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Créer un processus de révision en plusieurs étapes

Voici à quoi peuvent ressembler les étapes de révision d’un nouveau workflow d’approbation :​
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Aucune étape

Bien qu’il soit possible de créer un workflow sans étape en supprimant toutes les étapes, il ne sera pas possible de créer une demande d’approbation avec ce workflow, car il doit y avoir au moins une étape pour pouvoir soumettre une demande d’approbation.
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Nombre maximal d'étapes

Le nombre maximal d'étapes qu'un workflow peut comporter est de 10.
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Sélectionnez les équipes de relecteurs qui pourront participer à l'étape de relecture.

Un workflow peut comporter au maximum 20 équipes.

Chaque équipe doit soumettre son avis avant que le workflow ne passe à l'étape suivante.

Si l’option « Approbation automatique » est cochée, le workflow passera automatiquement à l’étape suivante après le nombre de jours ouvrés configuré.
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Sélection d’une équipe dont fait partie le créateur du workflow

Si le créateur du workflow est chargé de réviser une étape, il est important qu’une équipe dont il fait partie soit ajoutée en tant qu’équipe de révision.
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Sélection d’une équipe vide

Une équipe vide peut être sélectionnée si les membres qui feront partie de cette équipe ne font pas encore partie du projet.
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Sélection d’une équipe composée d’un seul membre

Comme il n’est pas possible d’ajouter des membres individuellement, si un seul membre doit utiliser ce mode de validation des documents, une équipe composée d’un seul membre peut être sélectionnée.

Une fois le workflow créé, il ne sera plus possible de le modifier ; ainsi, même avec un seul membre, une équipe offre la flexibilité nécessaire pour ajouter ou retirer des personnes de cette équipe.
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Les jours ouvrables sont définis comme allant du lundi au vendredi.

Les jours fériés sont inclus dans les jours ouvrables pour la révision.

Nombre minimum de jours ouvrés requis : 1 jour ouvré
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Exemple :

S'il s'agit de la première étape, le processus démarre dès que la demande d'approbation est soumise.

Sinon, elle débutera dès que les validations auront été soumises pour chacune des révisions de l'étape précédente ou dès que le système les aura automatiquement traitées et validées.
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Le délai d'examen pour une étape de demande d'approbation est fixé à 2 jours.
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Si la date de début de l’étape d’approbation tombe un vendredi, la date d’échéance sera fixée à :

Activez l’approbation automatique pour éviter les goulots d’étranglement : les documents seront automatiquement approuvés au nom des équipes qui n’ont pas répondu avant la date d’échéance.

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Activez l’option « Exiger la validation de tous les membres de l’équipe » pour obliger chaque membre de chaque équipe de validation de cette étape à soumettre sa propre indication de validation avant que la validation de l’équipe puisse être soumise.
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Cliquez sur l’icône de corbeille en haut à droite d’une étape de révision pour la supprimer.
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S’il y a des étapes de révision, chacune d’entre elles doit comporter au moins un contributeur pour que le workflow puisse être validé.
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L'approbation finale sera donnée manuellement par une seule équipe.

Voici à quoi peut ressembler la partie « approbation finale » d’un nouveau workflow d’approbation :​
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L'équipe chargée de l'approbation finale qui donnera son accord définitif sur la base des révisions effectuées par chacune des équipes de révision.
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Sélection d’une équipe dont fait partie le créateur du workflow

Si le créateur du workflow est celui qui effectuera la validation finale, il est important que l'équipe de publication soit une équipe dont il fait partie.
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Sélection d’une équipe vide

Une équipe vide peut être sélectionnée si les membres qui feront partie de cette équipe ne font pas encore partie du projet.
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Sélection d’une équipe composée d’un seul membre

Comme il n’est pas possible d’ajouter des membres individuellement, si un seul membre doit utiliser ce mode de validation des documents, une équipe composée d’un seul membre peut être sélectionnée.

Une fois le workflow créé, il ne sera plus possible de le modifier ; ainsi, même avec un seul membre, une équipe offre la flexibilité nécessaire pour ajouter ou retirer des personnes de cette équipe.
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Nombre de jours ouvrés dont dispose l’équipe d’approbation finale pour configurer l’approbation finale.

Nombre minimum de jours ouvrés requis : 0 jours ouvrés

Dans le champ « Modèles de sujet », vous pouvez choisir le modèle que le système utilisera pour créer un sujet une fois le flux d’approbation terminé. Si vous ne sélectionnez rien, aucun sujet ne sera créé !
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Vous pouvez choisir un modèle parmi les modèles de sujet existants.
​En savoir plus sur les modèles de sujet
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En l’absence de modèle, vous avez la possibilité d’en créer un directement dans la vue des paramètres.
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Approuvé ou rejeté
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Sélectionnez le statut final pour les documents approuvés et rejetés.

Les documents approuvés seront publiés,

Les documents rejetés ne seront pas publiés.
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Une équipe d'approbation finale doit avoir été sélectionnée pour pouvoir soumettre le workflow.

Un statut final doit être sélectionné pour les workflows approuvés afin de pouvoir soumettre le workflow.

Un statut final doit être sélectionné pour les workflows rejetés afin de pouvoir soumettre le workflow.

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Cliquez sur « Soumettre » pour valider le workflow.
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Si un champ obligatoire est manquant dans le workflow, un avertissement s'affichera en haut de la page pour vous demander de remplir les champs manquants.

Voici à quoi peut ressembler cet avertissement :​
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Les informations suivantes sont obligatoires pour soumettre un nouveau workflow :

Une fois la soumission effectuée, seul le titre du workflow pourra être modifié.