Si vous sélectionnez un document sur la page des documents ou dans une bibliothèque, une nouvelle fenêtre apparaît pour ce document. Vous verrez toujours la dernière révision lorsque vous ouvrirez un document.
La page du document peut ressembler à ceci :
Le bandeau du document s'étend en haut de la page du document
L'en-tête du document se trouve sous la bannière du document et au-dessus de l'aperçu du document.
Sous l'en-tête du document se trouve l'aperçu du document.
À gauche de l'en-tête et de l'aperçu du document se trouve la liste des documents
Cet article : À droite de l'en-tête et de l'aperçu du document se trouve le menu d'information de droite.
Lorsque vous ouvrez un document pour la première fois, il se peut que le menu de droite soit fermé.
Vous pouvez cliquer sur le bouton d'information en bas à droite de la bannière du document pour développer ce menu.
Vous y trouverez les menus suivants :
Onglets - Document - Révision - Accès - Révisions - Historique - Collections - Objets - Rubriques
Onglets Informations sur le fichier et Marques
En haut du menu, vous trouverez les onglets Informations sur le fichier et Marques.
Par défaut, lorsque vous ouvrez le menu de droite, l'onglet Infos fichier est actif.
Lorsque vous créez une annotation dans l'aperçu du document, ce menu bascule automatiquement vers l'onglet Marquage.
Cet article décrit l'onglet Infos fichier.
Si vous recherchez des informations sur l'onglet Marquage, cliquez ici
Informations sur le document
La section Informations sur le document peut ressembler à ceci :
Icône de document
Si un document a été analysé et qu'un virus a été détecté, l'icône du document devient l'icône du virus. Cela peut ressembler à ce qui suit :
Il n'est pas recommandé de télécharger un document révisé qui est infecté.
Vous ne pourrez pas visualiser le contenu d'une révision infectée par un virus.
Nom du document
Vous voyez ici le nom du document
Remarque : un document peut contenir plusieurs révisions et, même avec une seule révision, le nom du document peut être différent de celui de la révision, car il peut être modifié.
Le nom de la révision ne peut pas être modifié.
Si un document ne se trouve pas dans un dossier de convention de nommage, il sera possible de cliquer sur l'icône du crayon pour modifier le nom du document.
Accès requis : Accès en écriture au document.
Aperçu de la convention de nommage
Vous verrez ici une représentation visuelle de ce que la suggestion de dénomination attend des révisions téléchargées dans ce document.
Survolez un bloc pour voir sur quoi il est basé.
À partir de là, vous pouvez ouvrir le champ personnalisé pour chaque bloc et voir quelles sont les valeurs requises.
Étiquettes
Vous pouvez ici ajouter des étiquettes existantes ou nouvelles.
Vous pouvez également supprimer les étiquettes qui ont été appliquées au dossier ou au document.
Il peut être utile d'étiqueter les dossiers plutôt que chaque fichier afin de faciliter la recherche d'informations spécifiques lors de recherches ultérieures.
Si plusieurs documents et dossiers sont sélectionnés, vous pouvez leur appliquer des étiquettes en même temps.
Métadonnées
Si vos documents ont été téléchargés dans ce dossier après sa configuration, ces documents auront des métadonnées provenant soit de champs personnalisés, soit d'une convention de dénomination configurée pour un dossier parent.
S'il n'est pas possible de modifier les métadonnées héritées d'une convention de nommage, il est en revanche possible de modifier les champs hérités d'un champ personnalisé configuré.
Accès requis : Accès en écriture au document.
Informations sur la révision
Les informations de révision peuvent ressembler à ceci :
Actions de révision
Voici à quoi peuvent ressembler les actions de révision :
Comparer
Si vous avez plusieurs révisions de PDF dans un document, vous pourrez voir l'action de comparaison de PDF. Cliquez ici pour en savoir plus sur la comparaison de PDF.
Télécharger
Cliquez sur l'icône de téléchargement en haut à droite du menu de révision ou téléchargez dans le menu hamburger à côté de l'icône de téléchargement pour télécharger la révision actuelle.
Accès requis : Accès en lecture au document
Retirer une révision
Pour en savoir plus sur le retrait des révisions , cliquez ici
Accès requis : Accès complet au document
Numéro de révision
Le numéro de révision et le nombre de brouillons.
Icône de révision
Si un document a été analysé et qu'un virus a été détecté, son icône se transforme en icône de virus. Cela peut ressembler à ce qui suit :
Il n'est pas recommandé de télécharger un document dont la révision est infectée.
Il n'est pas recommandé de télécharger une révision de document infectée. Vous ne pourrez pas visualiser le contenu d'une révision contenant un virus.
Nom de la révision
Le nom de la révision est le nom que portait le fichier sur le système lorsqu'il a été téléchargé pour la première fois. Ce nom ne peut pas être modifié.
Publié par
La personne qui a publié la révision et la date à laquelle elle l'a publiée.
Nombre d'octets
La taille du document
Statut
Ici, vous pourrez voir et modifier le statut de la révision.
Accès requis : Accès en écriture au document
Métadonnées
Si vos documents ont été téléchargés dans ce dossier après sa configuration, ces documents auront des métadonnées provenant soit de champs personnalisés, soit d'une convention de dénomination configurée pour un dossier parent.
S'il n'est pas possible de modifier les métadonnées héritées d'une convention de dénomination, il est en revanche possible de modifier les champs hérités d'un champ personnalisé configuré.
Accès requis : Accès en écriture au document.
Contrôle d'accès
Pour plus d'informations sur le contrôle d'accès dans la section des documents, cliquez ici.
Approbations ouvertes
Cette section vous permet de voir s'il existe des approbations ouvertes pour l'un des projets du document. Une approbation ouverte peut ressembler à ceci.
Nom
Le nom de l'approbation
Numéro
Le numéro de l'approbation
Statut
Le statut de l'approbation
Editeur
L'éditeur de l'approbation
Date d'échéance
La date d'échéance de l'approbation
La couleur vous permettra de savoir si la date d'échéance est proche ou non.
Si elle est grise, elle n'est pas encore due, si la date d'échéance est dans moins de 2 semaines, elle sera orange et si l'approbation a dépassé sa date d'échéance, l'approbation sera rouge.
Créé par
Le créateur de l'approbation et la date à laquelle elle a été créée.
Révisions
Cette section présente les différentes révisions du document.
Le menu des révisions peut ressembler à ceci :
Le bouton de téléchargement situé à droite vous permet de télécharger chaque révision.
Si un virus est détecté, vous verrez une notification en rouge sous la révision.
Il n'est pas recommandé de télécharger une révision de document qui est infectée.
Vous ne pourrez pas visualiser le contenu d'une révision infectée par un virus.
Il n'est pas possible de supprimer une révision d'un document.
la bonne révision peut être téléchargée et retéléchargée afin de redevenir la dernière révision. Si vous ne voulez vraiment pas que cette révision soit présente, le document doit être supprimé et retéléchargé. Cette opération entraîne la perte de toutes les connexions que le fichier a pu avoir, ainsi que des informations relatives à l'auteur et à la date du téléchargement.
Historique
Ici, vous pouvez voir l'historique du document
Collections
Si votre document fait partie d'une collection, celle-ci sera listée ici.
Objets liés
Vous pouvez voir ici quels objets sont liés à votre document
Sujets
Vous pouvez voir ici dans quels sujets votre document a été lié.