Cliquez sur une approbation dans la page des approbations pour ouvrir la page d'approbation de l'approbation.
Voici à quoi peut ressembler la page des approbations :
Cet article contient des informations sur les sujets suivants :
Actions sur la page d'approbation
Voici à quoi peuvent ressembler les actions sur la page d'approbation :
Paramètres d'approbation
Cliquez ici pour en savoir plus sur les paramètres d'approbation.
Navigation dans les approbations
Bouton de retour aux approbations - Pour revenir à la page des approbations.
Barre de progression supérieure - Affiche les approbations vers lesquelles vous pouvez naviguer
Remarque : vous ne pouvez naviguer que vers le nombre d'approbations que vous avez chargées sur la page d'approbation. Vous pouvez charger 100 approbations à la fois en faisant défiler la liste des approbations vers le bas.
Sauf si vous faites défiler la page d'approbation jusqu'en bas ou s'il y a moins de 100 dossiers dans le tableau.
Ce nombre total n'est donc pas représentatif du nombre total d'approbations sur la page d'approbations.
Boutons précédent et suivant
Permet d'accéder à l'approbation précédente ou suivante dans la liste filtrée des approbations
Menu de droite de l'approbation
Le menu de droite d'une approbation contient l'historique de l'approbation
Voici à quoi peut ressembler le menu de droite d'une approbation :
En-tête d'approbation - Le sujet d'une approbation
Voici à quoi peut ressembler l'en-tête d'une approbation :
Titre
Le titre de l'approbation
Éditeur
L'utilisateur qui publiera l'approbation
Créé par
L'utilisateur qui a créé l'approbation
Date d'échéance / jalon
La date d'échéance et/ou le jalon de l'approbation
Réviseurs
Les réviseurs d'une approbation peuvent ressembler à ceci :
Il est possible d'assigner ici des réviseurs qui peuvent faire des commentaires, approuver ou refuser les documents dans l'approbation.
Nombre maximum de réviseurs : 20
Nombre minimum de réviseurs
Le nombre minimum de réviseurs requis pour publier l'approbation sans la publier de force.
Modifier les réviseurs
Une fois qu'une approbation a été effectuée, vous pouvez modifier la liste des réviseurs en cliquant sur le crayon à droite des réviseurs minimums.
Accès requis : Créateur ou administrateur de l'approbation
Corps de l'approbation - Le contenu d'une approbation
Voici à quoi peut ressembler le corps de l'approbation :
Si un document s'avère être infecté par un virus, il sera supprimé de l'approbation.
Description de l'approbation
La description de l'approbation suit les règles générales de formatage des messages.
Actions dans le tableau des projets d'approbation
Voici à quoi peuvent ressembler les actions dans le tableau des projets d'approbation :
Ajouter un projet
Les administrateurs et le créateur de l'approbation pourront ajouter des brouillons à cette approbation.
Vous ne pouvez ajouter un projet qu'à une seule approbation à la fois.
Si un document est infecté par un virus, vous ne pourrez pas l'ajouter à l'approbation
Révision
Ce bouton vous permet d'accéder à la révision du fichier d'approbation, où vous pouvez inspecter chaque projet et décider de le commenter, de l'approuver, de l'approuver avec commentaire, de le rejeter ou de ne rien faire.
Approuver tout - Cliquez sur le menu déroulant à côté de réviser pour approuver tous les projets d'un simple clic.
Tableau des projets à approuver
Brouillons - L'icône, le chemin d'accès à la structure du document et le nom de la révision du brouillon à approuver.
Taille du fichier - Taille du projet
Chargé par - L'utilisateur qui a chargé le projet
Statut - Le statut du projet
État de la révision du fichier
L'état de la révision du fichier peut être : En attente d'approbation, Approuvé avec commentaire, Approuvé ou Rejeté
Commentaire
S'il y a un commentaire dans l'approbation, vous verrez un aperçu du dernier commentaire à côté de l'état de révision du fichier.
Les commentaires d'approbation suivent les règles générales de formatage des messages.
Menu d'action
Ajouter une révision
Si aucun réviseur n'est défini, n'importe qui peut ajouter une révision
S'il y a des évaluateurs dans l'en-tête d'approbation, seuls les évaluateurs peuvent ajouter une évaluation
En ajoutant une révision, vous pouvez soit commenter, approuver, approuver avec commentaire ou rejeter chaque projet.
Retirer de la demande d'approbation - Ici, les créateurs ou administrateurs d'approbation peuvent retirer un projet de l'approbation.
Sujet
Le numéro du sujet qui a été généré à la suite de la validation de cette révision.
Cliquez sur le numéro du sujet pour ouvrir le sujet qui a été généré.
Tableau des révisions pour approbation - Flux de travail du nouveau statut
Dans les nouveaux projets qui sont créés, le flux de travail du nouveau statut est activé par défaut.
Lorsque le flux de travail du statut est activé, les nouvelles révisions sont téléchargées en tant que révisions partagées au lieu de pouvoir choisir s'il s'agit d'un brouillon ou d'une publication au moment du téléchargement.
Lorsque des révisions partagées sont ajoutées à une demande d'approbation, le tableau s'appelle révisions pour approbation au lieu de projets pour approbation.
Voici à quoi peut ressembler le tableau des révisions pour approbation :
Barre de progression inférieure
Indique le nombre de projets approuvés
Voici à quoi peut ressembler la barre de progression lorsque la publication est en cours :
Actions en bas de page
Les actions du bas sont visibles tant qu'il reste des révisions non publiées dans la demande d'approbation.
Rejeter
L'éditeur peut annuler l'approbation
Publier
Si suffisamment de réviseurs ont validé chacune des révisions comme approuvée, l'éditeur peut publier l'approbation.
Fermer comme publié
Si toutes les révisions de la demande d'approbation ont été publiées en dehors de la demande d'approbation en cours, la demande d'approbation peut être clôturée comme publiée.
Forcer la publication
Tant qu'un nombre suffisant de réviseurs n'a pas validé chacune des révisions comme étant approuvée, l'éditeur peut forcer la publication de l'approbation.
Si aucun éditeur n'est défini pour l'approbation, tout le monde peut forcer la publication.
Si un éditeur est défini pour l'approbation, seul l'éditeur peut forcer la publication.
Cliquez sur le menu de publication forcée pour ouvrir la boîte de dialogue de publication forcée.
Voici à quoi peut ressembler la boîte de dialogue de publication forcée :
Lors d'une publication forcée, les révisions approuvées et approuvées avec commentaire sont toujours publiées.
L'éditeur peut également choisir de publier les révisions en attente et les révisions rejetées en fonction des validations données par les réviseurs.
Création de rubriques à la suite d'une publication
Si des modèles de rubriques sont configurés dans les paramètres d'approbation, une rubrique peut être générée pour chaque révision validée.
En fonction des modèles de rubriques configurés dans les paramètres d'approbation, chacune de ces quatre options peut générer des rubriques d'une manière différente.
Par exemple, les rubriques générées pour les révisions approuvées, les révisions approuvées avec commentaire, les révisions en attente ou les révisions rejetées peuvent chacune aller dans leur propre tableau ou elles peuvent toutes aller dans le même tableau mais avoir un statut ou un type différent.
Limites de publication
N'importe quel nombre de projets de révision peut être publié, ce qui entraîne la création de n'importe quel nombre de rubriques à la suite de la publication de la demande d'approbation.
Par exemple, 1001 rubriques ont été créées et 1001 projets de révision ont été publiés à la suite de la publication forcée de cette demande d'approbation.
Publication forcée - flux de travail du nouveau statut
Dans les nouveaux projets qui sont créés, le flux de travail du nouveau statut est activé par défaut.
Voici à quoi peut ressembler le dialogue de publication forcée lorsque le flux de travail du nouveau statut est activé.
Lorsque le flux de travail du statut est activé, les nouvelles révisions sont téléchargées en tant que révisions partagées au lieu de pouvoir choisir si elles doivent être brouillon ou publiées lors du téléchargement.
Par exemple, 1021 sujets ont été créés et 1021 révisions partagées ont été publiées suite à la publication forcée de cette demande d'approbation.
Publication
Après la publication d'une demande d'approbation, le statut de la demande d'approbation passe à la publication.
Tableau des révisions publiées
Le tableau des révisions publiées affiche les révisions qui ont été publiées en dehors de la demande d'approbation en cours.
Voici à quoi peut ressembler le tableau des révisions publiées :
Lorsque des révisions sont publiées en dehors de la demande d'approbation en cours, la demande d'approbation peut être clôturée en tant que publiée.
Menu d'action
Retirer de la demande d'approbation - Ici, les créateurs ou administrateurs d'approbation peuvent retirer une révision de la demande d'approbation tant que toutes les révisions de la demande d'approbation n'ont pas encore été publiées.
Tableau des fichiers périmés
Lorsqu'une révision plus récente que la révision ajoutée est publiée dans le document, elle devient obsolète.
Voici à quoi peut ressembler le tableau des fichiers périmés :
Les révisions périmées peuvent être supprimées de la demande d'approbation ou la demande d'approbation peut être rejetée.
Menu d'action
Supprimer de la demande d'approbation - Ici, les créateurs ou administrateurs d'approbation peuvent supprimer une révision de la demande d'approbation tant que toutes les révisions de la demande d'approbation n'ont pas encore été publiées.