Cet article a été entièrement traduit automatiquement.

Catenda Hub propose des méthodes d'export flexibles adaptées à diverses besoins de projet, allant des téléchargements quotidiens à l'archivage automatisé en entreprise.

Selon les besoins spécifiques du projet, il est possible de synchroniser de grandes structures de dossiers à l'aide de Desktop Connector, de générer des listes de contrôle de livraison de Documents personnalisées et des archives PDF/A via la page Rapports, ou de documenter les autorisations d'accès au projet pour les pistes d'audit.

Pour les organisations nécessitant des sauvegardes cloud continues, Catenda Data Export fournit des transferts automatisés directement vers AWS S3 ou Azure Blob storage.

Les sujets suivants sont décrits dans cet article :

Les propriétaires de projets et les participants au projet ont souvent besoin de conserver des copies locales de la documentation du projet pendant et après le cycle de vie du projet.

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

Les données du projet peuvent être nécessaires à diverses étapes clés du projet :

Changements de phase

La transition entre la planification, la conception et la construction exige souvent l'extraction de captures instantanées de données, en particulier si les projets sont mis en attente ou cédés à de nouvelles parties.

Demandes gouvernementales

Les soumissions formelles aux autorités sont fréquemment requises au cours ou après la fin d'un projet.

Appels d'offres

Préparation de packages de soumission de Documents pour les appels d'offres.

L'export ne se limite pas à l'achèvement du projet.

Les Membres du projet qui ne sont pas propriétaires des données principales du projet ont souvent besoin de leurs propres copies pour assurer un accès continu à leur travail.

Les Membres du projet ne sont pas toujours informés à l'avance de la fin de l'accès au projet, et l'accès peut parfois être révoqué plus tôt que prévu.

Étant donné que l'accès peut être perdu sans avertissement, la configuration d'exports planifiés et récurrents, comme avec Catenda Data Export ou le Catenda Desktop Connector, est essentielle.

Ces outils récurrents garantissent que les Membres du projet conservent une sauvegarde locale ou cloud jusqu'à la dernière exécution planifiée avant de perdre l'accès.

Les réglementations et les normes de l'industrie mandatent fréquemment que les parties responsables conservent les dossiers du projet pendant de longues périodes, souvent s'étendant sur des années ou des décennies.

La documentation du système, les dossiers de produits et les fichiers de conformité peuvent avoir besoin d'être stockés sur les serveurs de l'entreprise ou dans les référentiels désignés.

Lorsqu'un projet actif se termine ou qu'une période de licence prend fin, Catenda garantit que les données du projet restent stockées en toute sécurité.

Même si l'accès au projet se termine, les données restent récupérables sur les serveurs Catenda pendant jusqu'à trois ans.

Une option d'archivage permet aux projets de rester accessibles en tant que référentiels figés et en lecture seule pour les Membres sélectionnés.

Ces outils d'export intégrés sont disponibles directement dans l'interface standard pour tous les participants au projet autorisés.

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

Étant donné que chaque modèle dans Catenda est lié à un Document dans la section Documents, les capacités d'export standard de Documents s'appliquent également aux modèles.

De plus, des options d'export dédiées sont disponibles spécifiquement pour les modèles :

Téléchargement de modèles sélectionnés

Sélectionnez un ou plusieurs modèles sur la page modèles et utilisez l'action de téléchargement pour extraire leurs dernières révisions.

Téléchargement de révision individuelle

Sélectionnez un modèle sur la page modèles et utilisez le bouton de téléchargement à côté de chaque révision dans le panneau d'information de droite.

Cela fournit un moyen efficace de télécharger des révisions spécifiques directement sans avoir besoin de charger la page complète contenu du modèle.

Alternativement, les révisions individuelles peuvent également être téléchargées directement à partir de la page de contenu d'un modèle.

Export de modèle avancé

Accédez à la page d'export de modèle pour empaqueter les révisions sélectionnées sur plusieurs modèles dans un seul fichier ZIP téléchargeable.

Cette méthode inclut des options avancées pour améliorer les fichiers modèle exportés en intégrant des balises, des propriétés définies par l'utilisateur ou des informations de Bibliothèque.

Les données des Sujets peuvent être extraites à l'aide de trois formats principaux via échange de Sujets, en fonction de la manière dont l'information sera affichée, analysée ou stockée :

BCF (Format de collaboration BIM)

Une norme ouverte conçue pour capturer et transférer des informations de Sujets qui respectent strictement la spécification BCF officielle, y compris les horodatages de création de Sujets individuels.

Ce format garantit une large interopérabilité multiplateforme, ce qui le rend idéal pour rouvrir, modifier ou échanger des données de Sujets de manière transparente avec d'autres logiciels compatibles BCF.

Pour les référentiels de Documents à long terme généraux où des aperçus directs de fichiers sont nécessaires, les formats PDF ou Excel sont généralement préférés.

Excel

Exporte les paramètres des Sujets dans un format de feuille de calcul pour le filtrage, le tri et la manipulation de données.

Ce format fournit des lignes et des colonnes structurées qui sont idéales pour sélectionner et copier des données, et les fichiers Excel peuvent être facilement prévisualisés dans la plupart des plates-formes d'archivage.

À des fins d'archivage, l'export PDF est généralement préféré à Excel car il inclut plus d'informations.

PDF

Génère un rapport résumé lisible et net au format PDF standard (v1.4) accessible sans logiciel spécialisé (voir export des sujets vers PDF).

Les exports PDF standard incluent un horodatage de téléchargement consolidé pour les rapports formels des autorités et l'archivage, fournissant plus d'informations qu'un export Excel.

Bien que l'export de base génère un fichier PDF standard (v1.4), que de nombreux systèmes d'archivage convertissent automatiquement en PDF/A lors du téléchargement pour un aperçu à long terme, l'export direct vers les formats natifs PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3 est également disponible via la page Rapports optionnelle.

Téléchargements par lot et dossier

Sélectionnez des dossiers individuels, des lots de Documents spécifiques ou tous les éléments visibles du tableau à la fois pour générer une archive ZIP téléchargeable.

Le téléchargement par lots gérables en sélectionnant des sous-dossiers spécifiques ou des groupes de fichiers ciblés est recommandé pour des transferts fluides lors de l'utilisation de grands ensembles de données.

Téléchargement de révision individuelle

Sélectionnez un Document sur la page Documents et cliquez sur le bouton de téléchargement à côté de chaque révision répertoriée dans le menu d'information de droite.

C'est un moyen plus facile de télécharger des révisions individuelles ou historiques car la page d'aperçu du Document n'a pas besoin d'être chargée, ce qui vous permet de sélectionner un autre Document dans le tableau et de télécharger ses révisions dans le menu de droite sans avoir besoin d'ouvrir une nouvelle page d'aperçu.

Collections publiques

Utilisez collections pour créer des Liens publics pour les sous-ensembles de Documents sélectionnés, permettant aux tiers externes de télécharger des fichiers sans nécessiter un compte Catenda.

Notez que seules les révisions publiées peuvent être ajoutées aux collections.

Fichiers supprimés

Recherchez « supprimé » dans la barre de recherche Documents pour localiser et exporter les Documents précédemment supprimés.

Gardez à l'esprit que ce Filtre est spécifique à la langue et correspondra au terme « supprimé » dans vos paramètres de langue actuels.

Le Catenda Desktop Connector permet la synchronisation en arrière-plan pour télécharger périodiquement les nouvelles révisions de Documents directement sur un lecteur local.

Contrairement aux exports web par lots, les Documents téléchargés arrivent directement sur votre système en tant que fichiers bruts, décompressés, sans nécessiter l'extraction manuelle d'archives.

Sauvegardes planifiées et instantanées

Les tâches peuvent être planifiées pour s'exécuter automatiquement à intervalles réguliers ou exécutées à la demande, garantissant que les Membres du projet conservent une copie locale à jour de Documents même si l'accès au projet est révoqué de manière inattendue.

Transferts API directs

Les transferts d'ensembles de données volumineux sont beaucoup plus rapides que les téléchargements via le navigateur Web en tirant parti des connexions API directes sans limitations ni surcharge du navigateur.

Options de hiérarchie

Télécharge les structures de dossiers sélectionnées avec leur hiérarchie complète intacte, ou extrait les fichiers sélectionnés individuellement directement sous forme de liste plate dans le dossier local désigné.

Listes de sujets

Documentez les autorisations d'accès au tableau en utilisant deux vues disponibles :

Accès aux Documents et modèles

Exportez l'aperçu d'accès pour enregistrer les autorisations pour les Membres et les Équipes.

Accès requis : Administrateur du projet.

Étant donné que chaque modèle est lié à un Document dans la section Documents, les autorisations d'accès pour les modèles sont régies par les autorisations de Document sous-jacentes et sont enregistrées à l'aide du même aperçu d'accès aux Documents ou des menus d'autorisation.

Accès aux révisions des Documents et modèles

Affichage des autorisations à partir du menu de droite d'une révision de Document et capture de captures d'écran si nécessaire.

Autorisations d'actions à l'échelle du projet

Documentez les autorisations à l'échelle du projet sur la page des paramètres du projet (telles que la création de Listes de sujets, l'invitation de nouveaux Membres, la configuration des Statuts de Document et la création ou la suppression de modèles) en utilisant deux vues disponibles :

Profils utilisateur et détails des Membres

Les informations concernant les Membres du projet et les Équipes sont disponibles pour extraction ou documentation, y compris :

Capturez les pages de notification via des captures d'écran de la page de notification du projet, en utilisant le filtre de limite pour maximiser les éléments visibles par page.

Configurez un compte administratif dédié avec les paramètres de notification spécifiques au projet activés pour les résumés e-mail afin de maintenir les journaux de notification interrogeables.

Activation de l'opt-in

La page rapports est une fonctionnalité optionnelle qui peut être demandée à être activée pour les projets en cours.

Bien qu'aucun paiement supplémentaire ne soit requis pour utiliser cet outil, le propriétaire du projet doit accepter de l'activer sur le projet, ce qui signifie qu'il n'est pas actif par défaut dans de nombreux projets.

Notez que les nouveaux projets créés à partir de projets Template où les rapports sont activés n'ont pas automatiquement cette fonctionnalité activée.

Gestion basée sur les Template

Lorsqu'elles sont activées, les administrateurs du projet peuvent utiliser la page des modèles de rapport pour configurer les modèles de rapport personnalisés et générer des exports formatés pour les Documents ou les Sujets sélectionnés.

Rapports de Document

Exportez les métadonnées du Document et les détails de révision pour tous les fichiers sélectionnés, y compris le nom du Document, le nom de la révision, le numéro de révision le plus récent, le Statut, les champs personnalisés, le créateur, le téléchargeur et les horodatages de création/téléchargement.

Rapports de Sujets

Exportez les en-têtes de Sujets globaux ainsi que les détails complets du corps du Sujet, y compris les descriptions, les commentaires et les images de commentaires incorporées.

Formats d'export disponibles

Les rapports créés à partir de n'importe quel Template peuvent être exportés vers plusieurs formats selon vos besoins de flux de travail :

Stockage centralisé

Les rapports générés sont répertoriés directement dans le tableau des rapports et intégrés automatiquement dans le tableau Documents principal pour une gestion facile.

Contrairement aux téléchargements standard pilotés par l'utilisateur, Catenda Data Export est une solution automatisée en libre-service conçue pour transférer de manière transparente les données du projet directement dans le stockage cloud d'une organisation.

Si votre organisation souhaite activer cette fonctionnalité, vous pouvez contacter le service des ventes à sales@catenda.com.

Une fois activée, elle fournit des sauvegardes automatisées directement entre les environnements cloud sans nécessiter de scripts personnalisés, contournant les contraintes de mémoire du navigateur, les limitations d'espace de stockage local et les interruptions réseau grâce à la vérification de somme de contrôle automatisée.

Les sujets suivants sont décrits dans cette section :

La configuration et la gestion de Catenda Data Export nécessitent un Administrateur de l'organisation.

Contrairement à un Propriétaire de l'organisation, dont les droits administratifs sont limités à une seule organisation, ou aux Membres de projet standard, un Administrateur de l'organisation dispose d'un accès élevé sur toutes les organisations appartenant à un compte couvrant.

Ce rôle unique accorde la visibilité interorganisationnelle requise et l'autorité pour configurer et gérer les exports cloud automatisés.

La configuration des exports de données automatisés implique quatre étapes principales :

Métadonnées et champs personnalisés

Les champs personnalisés associés aux Documents et aux Sujets sont exportés aux côtés des fichiers principaux en tant que fichiers JSON structurés, garantissant la rétention complète des attributs sans génération manuelle de rapports.

Vérification de l'intégrité

Chaque exécution d'export génère un fichier de somme de contrôle pour vérifier que les fichiers exportés correspondent aux données source dans Catenda Hub et ont été transférés complètement sans perte réseau.

Hiérarchie organisée

Les fichiers exportés sont automatiquement structurés dans des dossiers organisés par date, nom de projet et la hiérarchie exacte des dossiers maintenue dans Catenda Hub.