Souvent, les utilisateurs souhaitent conserver leurs données à la fin d'un projet afin de pouvoir y accéder ultérieurement.
Dans cet article, vous trouverez des informations sur l'exportation des informations suivantes :
Modèles - Sujets - Documents - Membres - Notifications - Approbations
Lorsqu'un contrat prend fin, nous attribuons une date d'expiration au projet.
Avant la date d'expiration, les données sont encore accessibles à tous les utilisateurs du projet.
Après la date d'expiration, aucun utilisateur ne peut accéder aux données du projet, mais elles se trouvent toujours sur nos serveurs. À ce stade, le projet est encore récupérable.
1. Exportation des modèles - 2 possibilités
Il existe un bouton d'exportation pour les modèles. Il vous permet de télécharger les dernières révisions de chaque modèle en un seul export. C'est la méthode la plus simple à utiliser si vous n'avez besoin que de la dernière révision des modèles.
Cliquez sur un modèle et cliquez sur le bouton de téléchargement pour chaque révision. C'est la façon la plus simple de télécharger toutes les révisions de tous les modèles.
Révisions précédentes
La meilleure façon d'exporter les révisions précédentes d'un modèle est de cliquer sur le nom du modèle et de cliquer sur le bouton de téléchargement pour chaque révision dans le panneau d'information de droite.
2. Exportation de sujets - 3 possibilités
BCF - Standard ouvert qui peut être utilisé par d'autres programmes. Cette option peut être difficile à utiliser pour ceux qui ne sont pas habitués à ce format de fichier. Ici, vous n'avez pas de preuve de la date de téléchargement, mais chaque fichier contient des informations sur la date à laquelle le thème a été créé. Avec ce format, vous avez la garantie d'obtenir le plus d'informations possible.
Excel
PDF - Cette option d'exportation peut être utile si vous souhaitez une option d'exportation facilement lisible et accessible.
Exportation de documents :
Les documents peuvent être téléchargés à l'aide du bouton "Télécharger les documents".
Desktop Connector
Vous pouvez utiliser le Catenda Desktop Connector pour accélérer ce processus.
Le Desktop Connector vous permet de télécharger périodiquement les derniers documents du projet sur votre système local. Il télécharge les documents plus rapidement et les télécharge un par un, ce qui réduit encore le risque d'échec du téléchargement.
Documents supprimés
Veillez à activer également le filtre "supprimé" afin de retrouver tous les documents supprimés et de les exporter si vous le souhaitez.
Il est recommandé de télécharger un plus petit nombre de documents à la fois, car le téléchargement de fichiers volumineux peut prendre plus de temps. Le fait de fractionner les téléchargements réduit les risques d'erreur au cours du processus de téléchargement.
Révisions précédentes
La meilleure façon d'exporter les révisions précédentes d'un document est de sélectionner le document et de cliquer sur le bouton de téléchargement pour chaque révision dans le panneau d'information de droite.
3. Exportation des informations relatives aux membres:
Cette opération est décrite dans l'article sur la page des membres.
4. Exportation des notifications - 2 possibilités
Faites une capture d'écran de la page de notification du projet.
Par défaut, vous ne voyez que 10 notifications par page. Avec des milliers de notifications, cela peut prendre beaucoup de temps. Une solution consiste à utiliser le filtre de limite pour obtenir plus de notifications par page, ce qui vous oblige à faire moins de captures d'écran et vous permet peut-être même d'obtenir toutes les notifications sur une seule page.
Comme il n'est pas possible d'effectuer une recherche dans le texte d'une capture d'écran, vous pouvez ajouter un utilisateur administrateur au projet pour lequel les résumés des courriels spécifiques au projet sont activés.
À la fin du projet, ces courriels peuvent alors être exportés et livrés avec le reste des données du projet.
5. Exportation des données liées aux flux d'approbation
Aujourd'hui, les données contenues dans les flux d'approbation ne sont pas directement exportables.
En revanche, ils existe deux alternatives pour récupérer des données liées aux flux d'approbation :
1. L'utilisation d'un gabarit de sujet pour un flux d'approbation : à la clôture d'un flux, un sujet sera automatiquement créé et contiendra toutes les données renseignées en amont dans le gabarit. Il vous sera ensuite possible d'exporter la liste des sujets selon la méthode indiquée plus haut.
2. L'export Excel d'un rapport listant tous les documents sélectionnés avec les statuts liés aux flux d'approbation. L'éditeur de rapport est une fonctionnalité bêta et doit être activé à la demande, et par projet.
