Dokumentbiblioteksinnstillinger kan bli funnet som en udnerside til dokumenter siden.

På denne siden vil du kunne konfigurere tilgang og funksojonalitet av mapper og dokumenter.

Tilgang påkrevd: Administrator eller tilgang til dokument status konfigurasjon i prosjektinnstillinger.

I dokumentinnstillinger vil du finne valg som lar deg konfigurere ditt dokumentbibliotek.

Her vil du kunne konfigurere følgende valg:

Denne knappen tar deg til tilgangsoversikten av dokumentdelen. her vil du kunne generere en oversikt av hvikle team eller medlemmer har tilgang til hvilke mapper i dokumentdelen.

I tilgangsstyringsmenyet vil du kunne stille inn tilgang til hovedmappen til dokumentdelen.

Denne tilgangen fungere det samme som tilgang for mapper i dokumenter og i dokumentdelen. Du kan tenke at dette som å konfigrere tilgang for mappen som inneholder alle mapper og dokumenter på øvre nivå i dokumentdelen.

​

Aktivering av status arbeidsflyt vil la deg koble på status og filer.

Dette er et av stegene i aktivering av dokumentgodkjenning.

Når du aktiverer denne arbeidsflyten vil nye dokumenter lastes opp som utkast som standard. Du vil da se tre statuser som er lagt til i dine dokumentinnstillinger.

Det er to type statuser.

Når et nytt dokument er lastet opp som et utkast kan en bruker velge mellem et av utkast statussene.

Når utkast valgboksne er avkoblet vil et dokument kunne lastes opp og publiseres. Brukeren kan da velge mellom et av de publiserte statussene.

Du kan legge til et status ved å klikke på legg til status.

En ny status kan ha en farge, et navn og kan endten være en publisert eller utkast status.

Du kan redigere statuser ved å klikke på blyant knappen til høyre for statussen.

Du kan endre fargen og navnet til statussen men ikke hva slags status det er.

Du kan arkivere statuser ved å klikke på søppelbøtte knappen til høyre for statussen.

Hvis det er dokumenter med denne statussen vil du fortsatt kunne se statussen men den vil nå ha en linje gjennom den siden statussen ikke lenger er i bruk.

Arkiverte statuser kan altid fås tilbake ved å klike på "Vis arkiverte statuser". Her vil du kunne se alle dine arkiverte statuser og kunne gjenopprette dem.

Hvis du ikke ønsker at utkast valgboksen er på når du laster opp en fil, men fortsatt ønsker å bruke publiserte statuser på dokumenter er det mulig å arkivere alle utkast statuser og fortsatt bruke de publiserte statusene.
​

Når en nylig publisert revisjon er laget endten ved opplasting eller ved publisering av utkast som et resultat av en godkjenning kan du velge hvilken status den skal ha som standard. Denne statusen kan fortsatt endres før hvert dokument er publisert.

Ved å sette opp en konfigurert mappe kan du forbedre måten dokumenter håndteres i arbeidsflyten til den mappen.

Alle mapper - Se alle mapper i prosjektet.

Konfigurerte mapper - Se hvilke mapper som er konfigurert i prosjektet

Mappe tabellen

I mappetabellen kan mapper konfigureres. Tabellen kan se ut som dette:

Her ser du alle mappene til prosjektet.

Klikk på pilen eller hvor som helst på denne kolonnen for å utvidde den så du ser undermappene.
Hvis du muser over ikonet eller navnet til en mappe vil du se et lenke ikon som du kan klikke på for å åpne mappen.

Dette kan hjelpe med å se resultatene til den konfigurerte mappen etter å ha konfigurert den.

Legg til konfigurasjon

Klikk på + knappen til høyre for mappen for å åpne mappekonfigurasjonsdialogen.

Hvis det er konfigurasjoner i undermapper vil du ikke kunne konfigurerere mappen.

Konfigurasjonsforhåndsvisning

Hvis konfigurasjonen er satt for en mappe vil du raskt kunne se hvilken konfigurasjon som er stilt inn ved å klikke på øye ikonet.

Konfigurasjonsforhåndsvisningen kan se ut som dette:

Rediger konfigurasjon

Hvis en konfigurasjon er satt opp for en mappe vil du kunne redigere den ved å klikke på blyant ikonet.

Konfigurasjonsarv

Hvis en konfigurasjon er satt på en hovedmappe vil alle undermapper arve dens konfigurasjon.

Her ser du hvilke navnekonvensjonskblokker som der konfigurert for en rad

Her ser du hvilke gne felt som er konfigurert for en rad.

Mappekonfigurasjonsdialogen kan se ut som dette:

Hvis du har opprettet navnekonvensjoner på navnekonvensjonssiden i prosjektinnstillinger vil du kunne velge hvilke mapper navnekonvensjonen skal gjelde for her.

Når du bruker en konvensjon vil alle nye dokumenter i mappen og dens undermapper måtte:

For å fjerne navnekonvensjonen trykk på X.

Med egne felt vil du kunne tildele egne felt til alle dokumenter i denne konfigurasjonen.

Egne felt kan endten stilles inn for hele dokumentet eller for hver revisjon.

Tilgang påkrevd for å endre feltet: Skrive tilgang

Egne dokumentfelt

Egne revisjonsfelt

Navn

Navnet til det egne feltet

Type

Typen til det egne feltet

Typen kan endten være tekst, nedtrekksliste, heltall eller deltall.

Er påkrevd

Hvis feltet er påkrevd må det alltid ha en verdi.

Standardverdi

Hvis en standardverdi er satt opp vil verdien settes for dette feltet for alle dokumenter som lastes opp etter at konfigurasjonen aktiveres.

Med QR kode stempling vil du kunne selektere om du ønsker å aktivere denne funksjonen for mappen her.