Det er ofte behov for å beholde prosjektdata etter at prosjekt er avrundet for å kunne ha tilgang til det senere. Andre ganger trengs dataen for å rapportere til myndigheter som etterspør informasjon.
Denne artikkelen inneholder informasjon om føgende temaer:
Modeller - Saker - Dokumenter - Medlemmer - Varsel
Eksportering av modeller - 2 måter
Det finnes en eksport knapp for modeller. Her kan dere laste ned de siste revisjonene til hver modell i en eksport. Dette er den letteste måten å bruke hvis dere bare trenger de siste revisjonene til modellene.
Gå inn på en modell og klikk på nedlast knappen for hver revisjon. Dette er den letteste måten å bruke hvis dere har lyst å laste ned alle revisjonene til alle modellene.
Eksportering av saker - 3 Måter
Saker kan eksporteres per saksliste
BCF
Åpen standard som kan brukes av andre program, men kan være vanskelige å bruke for de som ikke er vant med filformatet. Her har du også ingen stempel på nedlastingsdatoen. Med dette formatet får du garantert mest informasjon.
Excel
Excel eksporten anbevales ikke til arkivering siden den eksporterer minst informasjon.
PDF
Denne eksport muligheten kan brukes for å ha en lett lesbar versjon av sakene. Her for dere også med datering på dokumentet. Dette brukes av brukere for å rapportere til myndigheter. BCF har fortsatt mest informasjon og er best å ha hvis saker skal gjenåpnes i fremtiden.
Eksportering av dokumenter:
Dukumenter kan lastes med med nedlastingsknappen.
Slettede dokumenter
Hvis du ønser å eksportere slettede dokumenter kan du søke på "Slettede" for å finne igjen slettede dokumenter og eksportere disse.
Pass på at ordet slettede kan være anneledes om du har stilt in et annet språk.
Det er anbefalt å laste ned mindre antall dokumenter av gangen siden det kan ta lang tid for store filstørrelser.
Ved å bryte opp nedlastingene minsker du sjansen for at noe går galt i nedlastingsprosessen.
Desktop connector
En god ide kan være å bruke Catenda Desktop Connector for å fremskynde denne prosessen.
Desktop Connectoren lar deg periodisk laste ned de siste prosjektdokumentene til ditt lokale system. Den laster ned dokumenter raskere og laster de ned en for en som gjør risiko for at noe går feil i nedlastingsprosessen enda mer.
Det som kan være en utfordring er at dokumentene da vil ende opp på systemet som enkeltfiler og ikke i en zippet mappe. Dokumentene vil da ta opp større plass på systemet.
Tidligere revisjoner
Den beste måten å eksportere tidligere revisjoner til et dokument er ved å gå inn på dokumentet og trykke på nedlastingsknappen for hver revisjon i høyre informasjonspanel.
Eksport av medlemmer informasjon:
Dette er beskrevet på medlemmer siden artikkelen.
Eksport av varsel - 2 måter
Ta et skjermbilde av prosjektvarsel siden.
Som standard kan du bare se 10 varsel per side så med tusener av varsel kan dette ta lang tid. Som løsning kan du bruke begrensingsfilteret for å få mer varsel per side så du slipper å ta så mange skjermbilder og muligens kan få alle på en side!Siden det ikke er mulig å søke i teksten til et skjembilde kan det være en god idé å legge til en administrator bruker i et prosjekt som har prosjektspesifikke epost oppsummeringer koblet på.
Disse epostene so eksporteres og leveres sammen med resten av prosjektdataen.