De pagina voor een nieuwe workflow kan worden geopend door op de groene plusknop op de pagina 'Workflows' te klikken of door op de actie te klikken in het actiemenu 'Nieuw element' op de pagina 'Goedkeuringen'.

Het is alleen mogelijk om nieuwe workflows aan te maken in projecten waarvoor is aangevraagd dat de nieuwe validatieworkflow wordt ingeschakeld.

De nieuwe validatieworkflow is een functie die op verzoek kan worden ingeschakeld bij het starten van een nieuw project.

Een project op basis van een sjabloonproject kan alleen worden aangemaakt als de nieuwe validatieworkflow in dat sjabloonproject niet is ingeschakeld.

Zo kan het titelgedeelte van een nieuwe goedkeuring eruitzien:
​

​

Dit artikel bevat informatie over de volgende onderwerpen.

Voer de naam van de workflow in.

Dit is het enige deel van de workflow dat kan worden bewerkt nadat deze is ingediend.​
​

Er moet een titel worden opgegeven om een workflow te kunnen indienen.
​

Zo kan de inhoud van een nieuwe goedkeuring eruitzien:
​

​

Teamleden hebben een beperkt aantal werkdagen de tijd om documenten te beoordelen in beoordelingsstappen waarin hun team is aangewezen als beoordelingsteam.

Zo kunnen de tijdsinstellingen van een nieuwe goedkeuringsworkflow eruitzien:
​

De tijd die in de tijdsinstellingen is geconfigureerd, is het tijdstip waarop de werkdag begint en eindigt voor elk van deze werkdagen.

Stel de tijdsinstellingen zo in dat ze overeenkomen met de teamleden van wie de teams zijn aangewezen als beoordelingsteams voor beoordelingsstappen in deze workflow.

Teamleden kunnen hun beoordeling indienen binnen het opgegeven tijdsbestek, op basis van het aantal werkdagen en de tijd die in dit veld is geconfigureerd.
​

Voorbeeld van hoe de tijdsinstellingen in aanmerking kunnen worden genomen:

Inzendingen kunnen op basis van deze tijden worden gedateerd.

Een inzending om 02.00 uur behoort tot de vorige dag als de tijdsinstelling is ingesteld op 06.00 uur.
​

Kies een waarde tussen 01 en 24 op basis van het 24-uurskloksysteem, ook wel bekend als militaire tijd.​
​

De standaardtijdzone is de tijdzone die in uw besturingssysteem is geconfigureerd.

Zo kan een lijstelement voor de geselecteerde tijdzone eruitzien.
​

Het eerste deel van het lijstelement voor de geselecteerde tijdzone kan het volgende weergeven:

Het tweede deel van het geselecteerde tijdzone-lijstelement toont de huidige GMT-offset voor het geselecteerde tijdzone-lijstelement.
​

De huidige tijdzone voor het tijdzone-lijstelement wordt weergegeven.
Als de GMT-offset voor een geografische locatie verandert, bijvoorbeeld naar zomer- of wintertijd, verandert ook de GMT-offset die voor deze geografische locaties wordt weergegeven.
​
​

Klik op het geselecteerde tijdzone-lijstelement om de tijdzone-dropdown te openen.

Zo kan de tijdzone-dropdown eruitzien:​
​

Standaard is er een lijstelement zichtbaar voor elk interval van dertig minuten tijdzone-offset waarvoor een actieve tijdzone in de tijdzone-dropdown aanwezig is.
​

Beschrijving van tijdzone-lijstitems

Het eerste deel van een tijdzone-lijstelement kan het volgende weergeven:

Naam van het tijdzone-lijstelement

Het tweede deel van een tijdzone-lijstelement kan het volgende weergeven:

Type tijdzone-lijstelement

Het laatste deel van een tijdzone-lijstelement kan het volgende weergeven:

Zoeken in de tijdzone-dropdown

Zoek naar een geografische locatie om alle tijdzone-lijstelementen voor die locatie te vinden.
Als er een overeenkomst is, wordt de locatie opgenomen. Deze wordt niet altijd weergegeven zoals hieronder te zien is.
​

Sommige tijdzones kunnen worden opgezocht op hun korte naam in het eerste deel van het lijstelement.
​

Als een tijdzone het hele jaar door hetzelfde is, kan er op worden gezocht in het tweede deel van het lijstelement.

Zoek naar een tijdzone om alle tijdzone-lijstitems voor die tijdzone te vinden.
​

Zoek op tijdzonetype om alle tijdzonelijstelementen voor dat tijdzonetype te vinden:

Zoek naar de tijdzone-offset:​
​

of naar de tijdzoneafkorting:
​

Aangezien sommige tijdzones een GMT-offset als type hebben, is het vaak beter om op de volledige naam van de tijdzone te zoeken in plaats van op de afkorting.

Alleen tijdzones die momenteel actief zijn, worden weergegeven. Voor tijdzones die per geografische locatie verschillen, wordt dus alleen de tijdzone weergegeven die op dat moment actief is voor die specifieke locatie.
​
​

Selecteer welke teamleden in het definitieve goedkeuringsteam worden weergegeven in de lijst met teams waaruit ze kunnen kiezen bij het selecteren van een indienerteam voor een goedkeuring met deze workflow.

Zo kan het gedeelte met indieners van een nieuwe goedkeuringsworkflow eruitzien:
​

Een team selecteren waarvan de workflowmaker deel uitmaakt

Als de maker van de workflow degene is die dit soort workflows indient, is het belangrijk dat een team waarvan de maker deel uitmaakt, wordt toegevoegd als indienerteam.
​

Een leeg team selecteren

Er kan een leeg team worden geselecteerd als de leden die deel zullen uitmaken van dit team nog geen deel uitmaken van het project.
​

Een team met één lid selecteren

Aangezien het niet mogelijk is om individuele leden toe te voegen, kan een team met slechts één lid worden geselecteerd als slechts één lid op deze manier documenten gaat goedkeuren.

Nadat de workflow is aangemaakt, kan deze niet meer worden bewerkt; dus zelfs met één lid biedt een team de flexibiliteit om mensen in en uit dat team te verplaatsen.

Er moet ten minste één indiener worden geselecteerd om de workflow in te dienen.
​
​

Stel een beoordelingsproces met meerdere fasen samen

Zo kan het gedeelte met beoordelingsstappen van een nieuwe goedkeuringsworkflow eruitzien:​
​

Geen stappen

Hoewel het mogelijk is om een workflow zonder stappen te maken door alle stappen te verwijderen, is het niet mogelijk om een goedkeuring met deze workflow aan te maken, aangezien er ten minste één stap moet zijn om een goedkeuring te kunnen indienen.
​

Maximaal aantal stappen

Het maximale aantal stappen dat een workflow kan hebben is 10.
​

Selecteer beoordelersteams die aan de beoordelingsstap mogen deelnemen.

Het maximale aantal teams dat een workflow kan hebben is 20.

Elk team moet zijn beoordeling indienen voordat de workflow naar de volgende stap gaat.

Als 'automatisch goedkeuren' is aangevinkt, gaat de workflow automatisch naar de volgende stap na het geconfigureerde aantal werkdagen.
​

Een team selecteren waarvan de maker van de workflow deel uitmaakt

Als de maker van de workflow zelf een stap gaat beoordelen, is het belangrijk dat een team waarvan de maker deel uitmaakt, wordt toegevoegd als beoordelingsteam.
​

Een leeg team selecteren

Een leeg team kan worden geselecteerd als de leden die deel zullen uitmaken van dit team nog geen deel uitmaken van het project.
​

Een team met één lid selecteren

Aangezien het niet mogelijk is om individuele leden toe te voegen, kan een team met slechts één lid worden geselecteerd als slechts één lid op deze manier documenten gaat goedkeuren.

Nadat de workflow is aangemaakt, kan deze niet meer worden bewerkt; dus zelfs met één lid biedt een team de flexibiliteit om mensen in en uit dat team te verplaatsen.
​

Werkdagen worden gedefinieerd als maandag tot en met vrijdag.

Feestdagen worden meegeteld bij de werkdagen voor beoordeling.

Minimaal vereiste werkdagen: 1 werkdag
​

Voorbeeld:

Als dit de eerste stap is, begint het proces zodra het goedkeuringsverzoek is ingediend.

Anders begint het zodra de validaties voor elk van de revisies in de vorige stap zijn ingediend of zodra deze automatisch zijn doorgegaan en gevalideerd.
​

Het aantal werkdagen voor de beoordeling van een goedkeuringsaanvraag is vastgesteld op 2 dagen.
​

Als de startdatum voor de goedkeuringsstap op een vrijdag valt, wordt de uiterste datum vastgesteld op:

Schakel automatische goedkeuring in om knelpunten te voorkomen – documenten worden automatisch goedgekeurd namens teams die niet voor de uiterste datum hebben gereageerd.

​

Schakel 'Beoordeling door alle teamleden vereisen' in om te vereisen dat elk individueel lid van elk beoordelingsteam in deze stap zijn of haar eigen validatie-indicatie indient voordat de beoordeling van het team kan worden ingediend.
​

Klik op het prullenbakpictogram rechtsboven in een beoordelingsstap om deze te verwijderen.
​

Als er beoordelingsstappen zijn, moet elke stap ten minste één indiener hebben om de workflow te kunnen indienen.
​
​

De definitieve goedkeuring wordt handmatig gegeven door één team.

Zo kan het gedeelte voor definitieve goedkeuring van een nieuwe goedkeuringsworkflow eruitzien:​
​

​

Het team dat de definitieve goedkeuring verleent op basis van de beoordelingen van elk van de beoordelingsteams.
​

Een team selecteren waarvan de maker van de workflow deel uitmaakt

Als de maker van de workflow zelf de definitieve goedkeuring zal geven, is het belangrijk dat het publicatieteam een team is waarvan de maker van de workflow deel uitmaakt.
​

Een leeg team selecteren

Er kan een leeg team worden geselecteerd als de leden die deel zullen uitmaken van dit team nog geen deel uitmaken van het project.
​

Een team met één lid selecteren

Aangezien het niet mogelijk is om individuele leden toe te voegen, kan een team met slechts één lid worden geselecteerd als slechts één lid op deze manier documenten zal goedkeuren.

Nadat de workflow is aangemaakt, kan deze niet meer worden bewerkt; dus zelfs met één lid biedt een team de flexibiliteit om mensen in en uit dat team te verplaatsen.
​

Het aantal werkdagen dat het definitieve goedkeuringsteam nodig heeft om de definitieve goedkeuring te voltooien.

Minimaal vereiste werkdagen: 0 werkdagen

In het veld ‘Onderwerpsjablonen’ kun je het sjabloon kiezen dat het systeem gebruikt om een onderwerp aan te maken wanneer de goedkeuringsstroom is voltooid. Als je niets selecteert, worden er geen onderwerpen aangemaakt!
​

U kunt een sjabloon kiezen uit de bestaande onderwerpsjablonen.
​Lees meer over onderwerpsjablonen
​

Als er geen sjabloon is, kun je er rechtstreeks in het instellingenvenster een aanmaken.
​

​

Goedgekeurd of afgewezen
​

Selecteer de definitieve status voor goedgekeurde en afgewezen documenten.

Goedgekeurde documenten worden gepubliceerd,

Afgewezen documenten worden niet gepubliceerd.
​

Er moet een team voor definitieve goedkeuring zijn geselecteerd om de workflow te kunnen indienen.

Er moet een definitieve status voor goedgekeurde workflows worden geselecteerd om de workflow te kunnen indienen.

Er moet een definitieve status voor afgewezen workflows worden geselecteerd om de workflow te kunnen indienen.

​
​

Klik op 'Indienen' om de workflow in te dienen.​
​

Als er een verplicht veld ontbreekt in de workflow, verschijnt er bovenaan de pagina een waarschuwing waarin wordt gevraagd de ontbrekende velden in te vullen.

Zo kan de waarschuwing eruitzien:​
​

Het volgende is vereist om een nieuwe workflow in te dienen:

Na het indienen is het alleen nog mogelijk om de titel van de workflow te wijzigen.