Deze functie biedt de mogelijkheid om een documentgoedkeuringsworkflow te maken.
De afbeelding hieronder beschrijft de stappen die nodig zijn om het proces in je project te implementeren.
Activeer de statusworkflow in de instellingen van je documentbibliotheek
Bewerk de beschikbare statussen naar wens
Je kunt nu documenten uploaden als concepten
Als het project concepten bevat, kunt u deze selecteren en een nieuwe goedkeuring maken
Goedkeuring instellingen
Een belangrijke stap is het aanpassen van de goedkeuringsinstellingen op de projectinstellingenpagina.
Een goedkeuringsaanvraag benoemt een uitgever (de persoon die verantwoordelijk is voor de uiteindelijke beslissing over de publicatie) en een of meer beoordelaars, die verantwoordelijk zijn voor het valideren (of niet) van de set concepten
Elke beoordelaar beslist of het concept wordt goedgekeurd, goedgekeurd met commentaar of afgekeurd
Aan het einde van de beoordeling kiest de uitgever het resultaat van de goedkeuring door de documenten te kiezen die gepubliceerd moeten worden.
Vanuit de goedkeuringsinstellingen kunnen kwesties met betrekking tot de documenten worden aangemaakt om het proces later te kunnen volgen
Een gedetailleerde demonstratie van deze stappen wordt getoond in de volgende tutorial:
Alleen openbare documentstatussen gebruiken door concepten uit te schakelen
Toegang kan worden gegeven en beperkt tot het uploaden van concepten.
Ook voor gebruikers die geen gewone bestanden mogen uploaden!
Als je de goedkeuringsstroom helemaal wilt uitschakelen, kun je dit doen door alle conceptstatussen te archiveren in de instellingen van de documentbibliotheek.
De optie om te uploaden als klad in het uploadmenu voor documenten verdwijnt dan ook.
Het is mogelijk om gepubliceerde statussen te behouden, zelfs als er geen conceptstatussen in het project zijn.