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Wenn Sie eine Benennungskonvention in einem Ordner aktivieren, passen Projektteams häufig dynamische Blöcke an spezifische interne Tracking-Workflows an.

Unten finden Sie praktische Beispiele, wie verschiedene Teams benutzerdefinierte Felder und die Umschaltfläche Dokumentkennung nutzen, um einen organisierten Arbeitsbereich zu bewahren.

Die folgenden Themen werden in diesem Artikel beschrieben:

Die Einführung von Benennungskonventionen wird in der Regel entweder durch ein Mandat des Projekteigentümers oder durch den Wunsch von Projektmitgliedern angetrieben, einen besseren Überblick über ihre Dateien zu erhalten.

Eine strukturierte Benennungskonvention ermöglicht es Projektmitgliedern, effektiver nach spezifischen Komponenten von Dokumentnamen zu suchen.

Unabhängig davon, wer den Workflow initiiert, müssen Projektmitglieder einen Projektadministrator kontaktieren, um die Benennungskonvention zu konfigurieren und zu aktivieren, da administrativer Zugriff erforderlich ist, um diese Einstellungen zu ändern.

Der Umfang der Implementierung hängt normalerweise davon ab, wer sie anfordert:

Wenn eine Konvention vom Projekteigentümer verlangt wird, wird sie häufig projektweite implementiert.

In diesen Szenarien wird häufig ein separater, ausgewiesener Ordner eingerichtet, um Dokumente aufzunehmen, die nicht den strikten Konventionsanforderungen entsprechen.

Wenn eine Konvention von einer Person oder einer bestimmten Untergruppe angefordert wird, um einen lokalisierten Workflow zu verbessern, wird sie normalerweise nur in ihrem spezifischen Arbeitsordner aktiviert, während der Rest des Projektteams ohne Konvention arbeitet.

Die Versionsverfolgung wird verwendet, um nachfolgende Dateiaktualisierungen zu verfolgen.

Abhängig von den Projektanforderungen wählen Teams zwischen erweiterbaren Spuren mit variabler Länge, starren Bindestrich-gepolsterten Platzhaltern oder einfachen numerischen Indikatoren.

Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:

2.1.1 Das Team

Liam (BIM Manager) und Sophia (Bauingenieurin).

2.1.2 Der Workflow

Sophia lädt regelmäßig Strukturmodell-Dateien auf die Plattform hoch.

Liam verlangt, dass alle eingehenden Modelle explizit mit Standard-Versionsequenzen wie v1, v2 oder v3 gekennzeichnet werden.

2.1.3 Verhalten und Überlegungen

Obwohl diese Einrichtung zunächst einfach ist, können Versionsspuren während des Projektverlaufs in zwei- oder dreistellige Zahlen erweitert werden (z.

B. v10 oder v123).

Um dieses Wachstum zu ermöglichen, wird ein Textfeld mit entweder unbegrenzter (variabler) Länge oder größerer fester Länge eingerichtet.

Eine wichtige optische Überlegung bei diesem Ansatz ist, dass das Hinzufügen eines zweiten oder dritten Zeichens zur Sequenz alle nachfolgenden Benennungsblöcke optisch um Zeichenpositionen verschiebt, wenn sich der Block in der Mitte des Dateinamens befindet.

Um zu verhindern, dass diese verschobenen Versions-Tags bei jedem Upload vollständig separate Dokumentcontainer erstellen, muss die Dokumentkennung deaktiviert werden.

2.1.4 Die Konfiguration

2.1.5 Das Ergebnis

Wenn Sophia Dateien mit den Namen Structural_Model_v1.ifc und Structural_Model_v10.ifc hochlädt, erkennt die Plattform die sich ändernden Versionsketten.

Die Dateien stapeln sich ordnungsgemäß als aufeinanderfolgende Revisionen unter einem einzigen, statischen Dokumentcontainer mit dem Namen Structural_Model.

2.2.1 Das Team

Sarah (Leitende Architektin) und Tom (BIM-Koordinator).

2.2.2 Der Workflow

Sarah gibt Architekturzeichnungen aus, die einem Fortschritt folgen, bei dem die ursprüngliche Freigabe mit einem doppelten Bindestrich (--) beginnt, gefolgt von alphabetischer Verfolgung (-a, -b) während Änderungen auftreten.

Sie arbeitet mit Tom zusammen, der die Ordnerlayouts verwaltet.

2.2.3 Verhalten und Überlegungen

Im Gegensatz zur Standard-Versionsequenz behält diese Bindestrich-gepolsterte Einrichtung die Blocklänge genau gleich.

Wenn ein neuer Versionsbuchstabe eingeführt wird, wird ein Platzhalter-Bindestrich geopfert, um einheitliche Abstände beizubehalten.

Eine primäre Herausforderung bei dieser Strategie besteht darin, dass die Konvention zusammenbricht, sobald alle Platzhalter-Bindestriche innerhalb der vordefinierten Länge erschöpft sind.

Daher wird dieser Ansatz nur empfohlen, wenn ein klares Verständnis für die maximale Revisionsgrenze für die Dokumente besteht.

2.2.4 Die Konfiguration:

2.3.1 Das Team

David (Strukturzeichner) und Chloe (Leitende Bauingenieurin).

2.3.2 Der Workflow

David aktualisiert Strukturdetail-Zeichnungen häufig und markiert sie auf seinem lokalen Computer numerisch mit sequentiellen Indikatoren wie 01, 02 und 03.

Chloe überprüft diese Details und verlässt sich auf die Plattform, um sicherzustellen, dass David Zahlen eingibt und nicht versehentlich Textbuchstaben.

2.3.3 Verhalten und Überlegungen

Ein ganzzahlensorientierter Regelblock wird zur Ordnerstruktur hinzugefügt, um Einträge zu validieren.

Beachten Sie, dass das System zwar nur numerische Einträge akzeptiert, aber jede gültige ganze Zahl akzeptiert, anstatt eine strikte, schrittweise sequenzielle Zählung zu erzwingen.

2.3.4 Die Konfiguration

2.3.5 Das Ergebnis

Wenn David Steel_Detail_01.pdf hochlädt, bestätigt das Ganzzahlfeld, dass der Block numerische Daten enthält und erlaubt den Upload.

Wenn David einen Fehler macht und versucht, eine Datei mit Buchstaben in diesem Block hochzuladen, lehnt das System die Datei ab.

Chloe kann die Dateien überwachen, da die Plattform zwar jede gültige ganze Zahl akzeptiert und David nicht dazu zwingt, in einer starren chronologischen Reihenfolge zu zählen, aber einen sauberen numerischen Zeitstrahl im Dateiinformationsfeld garantiert.

3.1 Das Team

Elena (HLK-Ingenieurin) und Marcus (Projektmanager).

3.2 Der Workflow:

Elena nutzt ein lokales Benennungssystem, bei dem sie einbuchstabige Kurzhandel-Codes anhängt, um den Lebenszyklus-Status einer Zeichnung anzugeben: W für Work in Progress, D für Draft und P für Published.

Marcus, der Projektmanager, muss den genauen Status ihrer Konstruktionsblätter auf einen Blick kennen, bevorzugt aber vollständige, aussagekräftige Wörter statt Abkürzungen.

3.3 Verhalten und Überlegungen

Eine Dropdown-Konfiguration wird auf den Ordner angewendet, um die Lücke zwischen lokalen Kurzhandel-Codes und Metadaten-Anzeigettiteln der Plattform zu überbrücken.

3.4 Die Konfiguration:

3.5 Das Ergebnis

Wenn Elena HVAC_Layout_W.pdf hochlädt, gleicht das System den Code W ab und füllt die Metadaten-Anzeige automatisch mit Work in Progress aus.

Wenn Marcus das rechte Informationsmenü erweitert, um die Datei zu überprüfen, bleibt der Kern-Dokumentname sauber und statisch HVAC_Layout, während der Abschnitt Revisionsinformationen explizit "Work in Progress" anzeigt.

Die folgenden Themen werden in diesem Abschnitt beschrieben:

Oliver (Dokumentenkontrolleur) und Emma (Site-Managerin).

Oliver verarbeitet tägliche Standortberichte und muss genau verfolgen, wann jeder Bericht erstellt wurde.

Emma, die Site-Managerin, greift häufig auf die Dokumenttabelle zu und verlangt, dass die Dateien hochgradig organisiert sind.

Da native Datumblöcke nicht in Benennungskonventionen verwendet werden, verwenden Oliver und Emma numerische benutzerdefinierte Felder, um Datenketten einzugeben.

Sie erkunden zwei unterschiedliche Konfigurationsvariationen, je nachdem, wie sie sich das Verhalten der Dateien vorstellen.

In dieser Variation ändert sich das Datum bei jedem neuen Datei-Upload und stellt eine neue Revision des täglichen Protokolls dar.

Oliver verwendet zwei Ziffern für den Tag (01–31), zwei Ziffern für den Monat (01–12) und entweder ein zweistelliges Jahr (26, 27) oder ein vierstelliges Jahr (2026, 2027).

Da eine Benennungskonvention nur ein einziges primäres Trennzeichen über ihre Blöcke hinweg erlaubt, erfordert die Verwaltung eines isolierten Datumsformats die Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Konfigurationspfaden:

4.3.1 Drei separate Ganzzahlblöcke

4.3.2 Einzelner Textblock mit internen Trennzeichen

In dieser Variation möchte Emma, dass das Datum im Dokumentnamen sichtbar bleibt, damit für jeden Tag separate Dateien existieren.

Darüber hinaus verlangt Emma, dass die Dokumenttabelle die Dateien automatisch in perfekter chronologischer Reihenfolge sortiert.

Listen innerhalb der Plattform werden alphanumerisch gemäß Unicode-Werten sortiert.

Wenn ein Datum als Tag-Monat-Jahr geschrieben ist, sortiert die Liste zuerst nach der Tagnummer und gruppiert alle Dateien vom "01"-Tag verschiedener Monate zusammen.

Um dies zu verhindern, platziert Oliver zuerst das Jahr, dann den Monat und dann den Tag.

Bei der Verwaltung dieses Präfixes gibt es ein Gleichgewicht zwischen Zeichenraum-Ersparnis und sofortiger Lesbarkeit, was zu zwei Implementierungsoptionen führt:

4.4.1 Zweistelliges Jahrs-Präfix (YYMMDD)

Diese Option verkürzt die Sortierungszeichenkette in einen einzigen Block, um zusätzliche Trennzeichen zu eliminieren, und reduziert das Jahr auf zwei ganze Zahlen (z.

B. 26, 27, 28).

Dies spart Zeichenplatz und verringert das Risiko, dass lange Dokumentnamen am Ende der Zeile in der Benutzeroberfläche abgeschnitten oder gekürzt werden.

Diese Option opfert jedoch sofortige Lesbarkeit.

Eine Datenkette wie 260126 kann leicht missverstanden werden, da nicht sofort klar ist, welche Zahlen das Jahr und welche den Tag darstellen.

Ein Muster wird nur erkennbar, nachdem mehrere Dateien angezeigt wurden, und der Unterschied wird erst deutlich, wenn ein Tag- oder Jahreswert 31 überschreitet.

4.4.2 Vierstelliges Jahrs-Präfix (YYYYMMDD)

Diese Option nutzt ein vollständiges vierstelliges Jahr (z.

B. 2026, 2027, 2028) am Anfang des Namens.

Diese Konfiguration verbessert deutlich Klarheit und sofortige Lesbarkeit und macht die chronologische Reihenfolge für alle Teamitglieder offensichtlich.

Allerdings beansprucht es mehr Zeichenplatz am Anfang des Dateinamens und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen am Ende langer Dokumentnamen in der Schnittstelle abgeschnitten oder gekürzt werden.

4.4.3 Konfiguration

4.4.4 Ergebnis

Wenn Oliver Dateien wie 260115_Report.pdf und 260201_Report.pdf hochlädt, werden separate Dokumente erstellt, weil die Dokumentkennung aktiv ist.

Da das Jahr und der Monat zuerst kommen und durchgehende doppelstellige Polsterung verwenden, sortiert die Dokumenttabelle die Dateien automatisch in perfekter chronologischer Reihenfolge.